Mục lục
SƠ LƯỢC VỀ BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN CHẤT LƯỢNG NGÀNH Ô TÔ
Đọc qua tiêu chuẩn IATF 16949 , rõ ràng là không có yêu cầu bổ sung nào để xác định bối cảnh của tổ chức ngoài những yêu cầu được liệt kê trong ISO 9001:2015. Vì vậy, một tổ chức chỉ cần đảm bảo rằng tổ chức đó đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 để đảm bảo tuân thủ IATF 16949.
Là một trong những yêu cầu mới trong phiên bản mới nhất của ISO 9001 và IATF 16949, bối cảnh của tổ chức thường là một trong những khía cạnh khó thực hiện hơn. Yêu cầu nêu rõ rằng tổ chức phải tính đến tất cả các vấn đề, cả nội bộ và bên ngoài, có thể có tác động đến Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và đến các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Về cơ bản, toàn bộ khái niệm của điều khoản 4 và cách nó được áp dụng, đã thay đổi và các yêu cầu liên quan đến bối cảnh của tổ chức khá âm u — vậy chính xác thì một tổ chức phải làm gì nếu muốn tuân thủ?
Phần này bao gồm các bên quan tâm bên trong và bên ngoài đối với Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) và các vấn đề mà tổ chức cần tính đến khi thiết kế Hệ thống Quản lý Chất lượng, bao gồm cả việc xác định phạm vi và các quá trình cần thiết.
Tổ chức xác định bối cảnh của mình về QMS, bao gồm các bên quan tâm, nhu cầu và mong đợi của họ. Nó cũng xác định các yêu cầu để xác định phạm vi của QMS, cũng như các yêu cầu chung về QMS.
TẠI SAO PHẢI THỰC HIỆN PHÂN TÍCH BỐI CẢNH CỦA HỆ THỐNG THEO IATF 16949
Tiêu chuẩn 16949 theo ISO 9001 mong muốn tất cả các tổ chức hiểu được bối cảnh của Hệ thống quản lý chất lượng của họ. Bối cảnh bao gồm việc xác định ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đến tổ chức và cách chúng tác động đến QMS; văn hóa của công ty, mục tiêu và mục tiêu, độ phức tạp của sản phẩm, luồng quy trình và thông tin. Bối cảnh QMS của bạn cũng yêu cầu phản ánh quy mô của tổ chức, thị trường của tổ chức và cách họ xác định khách hàng và các bên quan tâm khác. Nó cũng sử dụng bối cảnh như một cách để phát hiện rủi ro và cơ hội cũng như cách nó ảnh hưởng đến QMS.
IATF 16949 điều khoản 4, Bối cảnh của tổ chức, yêu cầu tổ chức phải tự đánh giá và bối cảnh mà tổ chức hoạt động. Về bản chất, điều này có nghĩa là bạn phải xác định những yếu tố nào — cả bên trong công ty và bên ngoài — có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn và những yếu tố này có thể ảnh hưởng như thế nào đến những thứ như:
· Văn hóa công ty
· Mục tiêu chiến lược và mục tiêu kinh doanh
· Chất lượng và độ phức tạp của sản phẩm
· Luồng giao tiếp và thông tin
· Quy mô, thị phần và cơ sở khách hàng của tổ chức
· Chính Hệ thống quản lý chất lượng
· Rủi ro và cơ hội cho công ty
CÁC YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CHÍNH TRONG THIẾT LẬP BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC THEO TIÊU CHUẨN IATF 16949
Có một số yêu cầu chính đối với 04 Bối cảnh:
· Xác định, giám sát và xem xét các vấn đề bên ngoài và bên trong
· Xác định, giám sát và xem xét các bên quan tâm có liên quan
· Thiết lập phạm vi hệ thống quản lý chất lượng
· Xác định các quy trình cần thiết cho QMS cũng như các đầu vào yêu cầu của chúng, đầu ra dự kiến, trình tự và sự tương tác, nhu cầu nguồn lực, trách nhiệm, rủi ro và cơ hội
HIỂU ĐƯỢC BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC
Như đã nêu trong ISO 9001, các tổ chức phải đánh giá cả những ảnh hưởng bên trong và bên ngoài trong việc xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Những người có ảnh hưởng được định nghĩa là khách hàng truyền thống, các yếu tố đại kết và cạnh tranh, luật pháp, sự phát triển kỹ thuật và thậm chí cả những thay đổi chính trị / văn hóa / xã hội có thể ảnh hưởng đến sứ mệnh của một tổ chức.
TÌM HIỂU NHU CẦU VÀ MONG ĐỢI CỦA BÊN LIÊN QUAN
Các tổ chức phải giải quyết các mong muốn và yêu cầu của tất cả các bên có lợi ích trong tổ chức và điều đó có thể ảnh hưởng đến sứ mệnh của tổ chức và hơn nữa những người sẽ ảnh hưởng đến QMS của tổ chức. Bất kỳ ai muốn có chứng nhận IATF 16949 đều phải tuân thủ ISO 9001 để có một hệ thống liên tục để xác định các bên quan tâm này và các yêu cầu của họ.
XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Kết quả của việc nhượng quyền thương mại trên phạm vi rộng ở trên, tiêu chuẩn cũng yêu cầu phạm vi của QMS có khả năng được mở rộng để bao gồm cách thức giải quyết nhu cầu của các nhóm có liên quan đã nêu ở trên trong QMS khi nó cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình.
Phạm vi của QMS phải được lập thành văn bản và tập trung vào các dịch vụ và sản phẩm được cung cấp của tổ chức.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ QUÁ TRÌNH CỦA NÓ
QMS yêu cầu tổ chức phải hiểu và kiểm soát thứ tự của từng giai đoạn của các quá trình QMS và cách mỗi quá trình ảnh hưởng đến quá trình khác bao gồm:
· Các biện pháp được sử dụng để đánh giá hiệu quả
· Các phép đo đó sẽ được thực hiện như thế nào
· Tiêu chí nào sẽ được sử dụng để chỉ ra sự thành công
· Cách phân tích quy trình để có thể liên tục tối ưu hóa quy trình nhằm đạt được mục tiêu tốt hơn
Cần có một quy trình để xác định những khả năng, sự hỗ trợ và đầu tư nào sẽ cần thiết và những phương tiện này sẽ được cung cấp bao gồm:
· Ai sẽ được chỉ định để thực hiện từng giai đoạn và những người này sẽ được trao quyền như thế nào
· Quyết định điều gì có thể gây bất lợi cho việc thực hiện quy trình và lợi ích nào có thể đến từ việc thực hiện quy trình phù hợp
· Tài liệu hóa và cập nhật quy trình, nếu cần, và cung cấp cho tất cả những người có liên quan
LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT LẬP BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC THEO TIÊU CHUẨN IATF 16949
BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU?
Tiêu chuẩn IATF 16949 không thực sự chỉ định bất kỳ phương pháp cụ thể nào để xác định bối cảnh của tổ chức, nhưng có một số bước cơ bản cần tuân theo và các mốc quan trọng cần đạt được trong suốt quá trình.
Vì vậy, bạn phải bắt đầu từ đâu? Điều đó phụ thuộc vào việc bạn bắt đầu từ đâu. Bạn đã triển khai QMS dựa trên ISO 9001 chưa? Nếu vậy, bạn sẽ phải làm rất ít việc khác, bởi vì IATF 16949 tuân theo chính xác ISO 9001 và không thêm bất kỳ yêu cầu nào vào hỗn hợp.
Tuy nhiên, nếu bạn đang bắt đầu từ ISO / TS 16949 và chuyển sang tiêu chuẩn mới, bạn có thể còn nhiều việc phải làm. Bạn sẽ cần xem qua tài liệu bạn đã có và xem những gì hữu ích, những phần nào trong bối cảnh tổ chức của bạn đã được xác định, v.v. Hầu hết thông tin này sẽ có sẵn trong Sổ tay Chất lượng của bạn, vì vậy bạn có thể chỉ cần cập nhật vật liệu và tránh bắt đầu từ đầu.
Bây giờ, nếu bạn đang bắt đầu từ đầu và thực hiện tiêu chuẩn này lần đầu tiên, điều đầu tiên bạn cần làm là đọc tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 và làm quen với các yêu cầu của nó. Bạn có thể sẽ cần phải tự mua tiêu chuẩn, vì IATF 16949 không thể bao gồm văn bản ISO do luật bản quyền.
XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ BÊN TRONG VÀ BÊN NGOÀI
Bối cảnh nội bộ là môi trường mà tổ chức hoạt động. Môi trường này không chỉ mang tính vật chất mà còn bao gồm các nghĩa vụ của tổ chức đối với khách hàng, văn hóa công ty, thái độ của tổ chức đối với vai trò lãnh đạo và các yêu cầu của các bên quan tâm khác. Khi xác định bối cảnh nội bộ, bạn phải lưu ý đến văn hóa, giá trị và đạo đức tổng thể trong công ty, cộng với cấu trúc tổ chức và sự phức tạp của quy trình.
Khi xác định bối cảnh bên ngoài của tổ chức, bạn nên tính đến các vấn đề pháp lý, công nghệ, chính trị, đạo đức và xã hội, cũng như các mối quan tâm về môi trường và các yếu tố xã hội. Một số thành phần của ngữ cảnh bên ngoài thường bao gồm:
· Tiến bộ công nghệ
· Bối cảnh cạnh tranh
· Thay đổi đối với các quy định pháp luật và các quy định khác
· Biến động của nền kinh tế địa phương và thị phần
· Ảnh hưởng của các sự cố và tình huống đối với danh tiếng của công ty
Ý KIẾN CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN
Các bên quan tâm này có thể bao gồm khách hàng hoặc khách hàng, nhà cung cấp, người dùng cuối, đối tác và cơ quan quản lý, cũng như nhân viên và những người khác trong tổ chức, chủ sở hữu và cổ đông và cộng đồng nói chung. Tóm lại, các bên quan tâm là bất kỳ ai tác động đến tổ chức của bạn hoặc có thể bị tác động bởi tổ chức của bạn. Để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và hiệu quả, điều quan trọng là phải xác định nhu cầu và kỳ vọng của các bên này — và đáp ứng chúng nhiều nhất có thể. Đổi lại, họ sẽ cung cấp phản hồi quan trọng có thể giúp cải tiến liên tục các nỗ lực quản lý chất lượng của bạn.
LƯU THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Sau khi thu thập tất cả dữ liệu này, đã đến lúc quyết định xem bạn có muốn ghi lại nó hay không — và nếu có, thì ở mức độ nào. Tiêu chuẩn không bắt buộc bạn phải ghi lại bối cảnh tổ chức của mình, nhưng bạn phải theo dõi nó một cách thường xuyên.
Tất nhiên, bạn sẽ muốn ghi lại các thành phần nhất định trong bối cảnh nội bộ của mình, thông qua lập bản đồ quy trình, sơ đồ tổ chức, v.v., nhưng việc bạn có chọn ghi lại những phần còn lại hay không phải dựa trên quy mô và mức độ phức tạp của công ty bạn.
Vậy, tất cả những thông tin này sẽ đi đâu? Cách tiếp cận dễ nhất và thiết thực nhất là thêm hoặc cập nhật thông tin này trong Sổ tay Chất lượng của bạn. Đó là tổng quan chung, rộng rãi về QMS của bạn và vì nó đã chứa nhiều thông tin được yêu cầu trước đó, bạn sẽ chỉ cần chèn thông tin liên quan đến bối cảnh bên trong và bên ngoài và các bên quan tâm. Bên cạnh việc dễ dàng cập nhật Sổ tay chất lượng, những người trong công ty của bạn đã quen thuộc với nó, vì vậy họ sẽ không phải tìm hiểu nhiều thông tin mới hoặc tìm ra cấu trúc tài liệu mới. Tuy nhiên, nếu bạn muốn bắt đầu lại từ đầu, bạn luôn có thể tạo một tài liệu hoàn toàn mới chỉ đề cập đến thông tin mới này.
TRÁCH NHIỆM SOẠN THẢO PHÊ DUYỆT THIẾT LẬP BỐI CẢNH TỔ CHỨC THEO TIÊU CHUẨN IATF 16949
Trách nhiệm soạn thảo bối cảnh tổ chức sẽ do thư ký ISO soạn, trưởng ban ISO sẽ kiểm tra. Lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.
THIẾT LẬP BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC ĐƯỢC ÁP DỤNG NHƯ THẾ NÀO?
Thiết lập bối cảnh của tổ chức được viết trong điều khoản 4 – Xác định bối cảnh của bộ tài liệu IATF 16949. Điều khoản này cũng đưa ra các yêu cầu về việc thiết lập mục tiêu theo tiêu chuẩn IATF 16949 và kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.
KHẲNG ĐỊNH VÀ TÓM LƯỢC YÊU CẦU CỦA THIẾT LẬP BỐI CẢNH THEO TIÊU CHUẨN IATF 16949
Sau khi hoàn thành tất cả công việc đó, bạn phải đảm bảo thường xuyên theo dõi và xem xét bối cảnh bên trong và bên ngoài của công ty mình, với sự trợ giúp của lãnh đạo cao nhất. Với sự hiểu biết mới này về bối cảnh tổ chức, các phân tích như PEST (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ) và SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Đe doạ) có thể giúp tổ chức của bạn thực sự tận dụng được yêu cầu mới này.
Lộn xộn để ghi lại một yêu cầu mới như bối cảnh của tổ chức, và sau đó từ bỏ nó, có vẻ là một cách dễ dàng, nhưng đừng lãng phí tất cả nỗ lực đó. Mọi thứ bạn học được khi xác định bối cảnh có thể được sử dụng hiệu quả khi bạn tìm cách cải tiến liên tục quy trình của mình và việc học hỏi ý kiến của các bên quan tâm về công ty của bạn sẽ chỉ giúp bạn trong suốt chặng đường.
ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT
Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0918 991 146
Liên hệ nhân viên kinh doanh:
Mr. Nhất Duy: 0932 321 236
Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518
Ms. Thu Thúy: 0774 416 158
Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com
Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm. Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh). Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…
