Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mới sẽ không bao gồm các yêu cầu đối với một đại diện lãnh đạo, và tốt hơn là bạn nên loại bỏ vị trí này? Các đại diện lãnh đạo đã là một phần của các yêu cầu ISO 9001 kể từ khi phiên bản 2000 ra đời, và kể từ đó vị trí này đã đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Thật khó tin rằng những người sáng tạo ra tiêu chuẩn ISO 9001 đã quyết định rằng vai trò này là một sự lãng phí thời gian; thay vào đó, tôi nghi ngờ rằng họ đã quyết định rằng vai trò này rất thối ruột đến mức nó không cần phải có các yêu cầu trong tiêu chuẩn nữa.
Vì vậy, vẫn còn câu hỏi: công việc của đại diện lãnh đạo có trong QMS là gì? Vì mục tiêu của việc triển khai hệ thống Quản lý Chất lượng là để cải tiến, và tất cả các công ty muốn loại bỏ chất thải ra khỏi quá trình của họ, đây là một câu hỏi hợp lệ để yêu cầu. Tôi cho rằng các hoạt động sau đây của đại diện lãnh đạo là rất có giá trị và đáng giá, ngay cả khi tiêu chuẩn cập nhật không yêu cầu họ.
1. Duy trì Quá trình và Báo cáo kết quả
Các chủ quá trình là các chuyên gia về cách thức hoạt động của các quá trình, nhưng đôi khi họ có thể mù quáng đối với các vấn đề gây ra do sự tương tác giữa các quá trình kém. Có thể là các thành viên của một bộ phận đánh giá có thể xem xét các tương tác của quá trình và đưa ra các gợi ý, nhưng thường có lợi nếu có một người có trách nhiệm đưa ra quyết định.
Ngoài ra, mặc dù có thể có một số chủ sở hữu quá trình chịu trách nhiệm báo cáo dữ liệu, thường thì hiệu quả để có một người chịu trách nhiệm cho bản báo cáo này để dữ liệu phù hợp. Ví dụ chủ sở hữu quá trình mua hàng của bạn có thể báo cáo về quá trình của họ đang hoạt động như thế nào và chủ sở hữu quá trình tiếp nhận và thanh toán của bạn có thể báo cáo về quá trình của họ đang hoạt động như thế nào, nhưng hai báo cáo quá trình này có thể không phù hợp do sử dụng các dữ liệu khác nhau. Nếu bộ phận thu mua báo cáo về mức độ cung cấp của nhà cung cấp (giao hàng đúng thời gian), nhưng quá trình nhận hàng hóa đến bị cản trở bởi các giấy tờ giao hàng không chính xác, điều này có thể không rõ ràng nếu không có người xem lại dữ liệu để báo cáo.
Bằng cách thống nhất và dễ so sánh, dữ liệu trở nên có giá trị hơn khi đưa ra các quyết định và hành động cải tiến. Khi một người đang phân tích dữ liệu một cách nhất quán, các hành động cải tiến có thể được nhìn thấy rõ hơn.
2. Liên lạc với bên ngoài
Mặc dù đây chỉ là một lưu ý trong các yêu cầu của ISO 9001, nó có thể là một trong những vai trò quan trọng nhất của đại diện lãnh đạo. Các tổ chức chứng nhận, khách hàng và các cơ quan quản lý sẽ vẫn muốn một người có liên quan liên hệ đến hệ thống quản lý chất lượng, và cho đến nay người này là đại diện lãnh đạo.
Vai trò quan trọng này có thể giúp cho tất cả các bên bên ngoài thoải mái. Khi ai đó muốn khiếu nại, họ sẽ hài lòng hơn nhiều nếu có một người dễ liên lạc, chứ không phải là họ được gửi đi từ người này sang người khác để cố gắng giải quyết vấn đề của họ. Một đại diện lãnh đạo có thể không có nghĩa là một vấn đề được giải quyết nhanh chóng đáp ứng được khách hàng, và một khách hàng tức giận cảm thấy nhu cầu của họ không được hiểu.
3. Người phù hợp sẽ làm cho vai trò hữu ích và hiệu quả
Nếu bạn có người phù hợp với vai trò đại diện lãnh đạo chất lượng, bạn sẽ thấy những lợi ích. Người này sẽ giúp xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng của bạn để cải tiến và hướng dẫn công ty của bạn về hiệu quả trong quá trình. Các yêu cầu của ISO 9001 không phải là thêm chi phí không cần thiết vào hệ thống quản lý chất lượng, nhưng không phải là tiêu chuẩn muốn loại bỏ một điều tốt. Nếu bạn có một đại diện lãnh đạo tốt, bạn nên giữ nguyên. Những cải tiến bạn nhận được sẽ làm cho nó đáng giá.
