TỔNG QUÁT VỀ ĐIỀU KHOẢN QUY ĐỊNH CẢI TIẾN THEO YÊU CẦU ISO 9001:2015

Cải tiến, cải tiến liên tục và thực hiện các hành động khắc phục là những yếu tố thay đổi cuộc chơi thực sự đối với doanh nghiệp của bạn. Bản chất của con người là cảm thấy nhẹ nhõm khi không tìm thấy điểm nào không phù hợp, nhưng không có cải tiến nào cần giải quyết nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ không được cải thiện. Bạn nên tiếp tục tìm kiếm vấn đề và cải tiến nó để tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp và giúp lợi nhuận doanh nghiệp tăng cao. Vậy làm thế nào để thiết lập cải tiến theo ISO 9001:2015 để giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất và tăng hiệu quả trong công việc. Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay nhé.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT LẬP CẢI TIẾN THEO ISO 9001:2015?

1. Tại sao phải thiết lập cải tiến

Thứ nhất, xây dựng niềm tin ngày càng tăng với khách hàng và tránh tổn thất lớn cho doanh nghiệp: Việc xem xét và đo lường liên tục tạo thành các điểm kiểm tra chất lượng tự nhiên trong suốt quá trình sản xuất. Bằng cách giám sát thiết bị, sản lượng và sự hài lòng của khách hàng, nhà máy có thể xác định khi nào chất lượng bắt đầu giảm và thực hiện hành động để đưa chất lượng trở lại phạm vi chấp nhận được. Khi sự cố xảy ra, nhà sản xuất đã có sẵn phương án sửa chữa nhanh chóng.

Thứ hai, giúp khách hàng quyết định đầu tư:

Bởi nhiều khách hàng coi chứng nhận ISO 9001 như một sự đảm bảo về chất lượng và tính nhất quán. Nhờ điều khoản cải tiến trong QMS mà khi khách hàng hợp tác với doanh nghiệp được chứng nhận ISO 9001, có thể cung cấp:

• Kế hoạch cho tương lai: Thông qua cải tiến liên tục, khách hàng sẽ tin số tiền mình đầu tư sẽ ngày càng có giá trị trong tương lai.
• Trách nhiệm giải trình:  Các nhà sản xuất chứng nhận ISO 9001 sẽ khắc phục các sự cố khi chúng phát sinh. Trong khi tuyến phòng thủ đầu tiên là ngăn chặn lỗi, tuyến thứ hai là khắc phục sự cố một cách nhanh chóng. Họ thừa nhận trách nhiệm của mình và khôi phục càng nhiều thời gian và nguồn lực đã mất bằng cách hành động nhanh chóng.

2. Các nội dung chính cần phải có trong cải tiến

Nội dung chính của cải tiến đó chính là các quy trình khắc phục hành động.

Quy trình khắc phục hành động gồm các bước: Xác định sự không phù hợp và lập phiếu; Mô tả sự không phù hợp; Thực hiện sự khắc phục (nếu cần); Phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục; Xem xét; Thực hiện biện pháp không phù hợp; Kiểm tra; Giám sát hiệu quả; Báo cáo kết quả và Lưu hồ sơ.

Để thực hiện quy trình này chúng ta cần một số giấy tờ bao gồm:

•          Phiếu yêu cầu hành động khắc phục

•          Bảng theo dõi hành động khắc phục

Đồng thời, ở mỗi bước của quy trình phải phân công trách nhiệm thực hiện và bảo quản để mọi việc được hệ thống, năng suất và hiệu quả:

Ban Giám đốc

Xem xét và phê duyệt báo cáo phân tích nguyên nhân và biện pháp khắc phục khi phát hiện thông tin về sự không phù hợp.

Ban ISO

• Kiểm tra trước nội dung thông tin sự không phù hợp, nội dung phân tích nguyên nhân và biện pháp khắc phục, sau đó trình Ban GĐ xét duyệt
• Căn cứ vào thời hạn hoàn thành, Ban ISO phối hợp với người được phân công để hỗ trợ về chuyên môn, tiến hành kiểm tra kết quả hành động khắc phục
• Sau khi thực hiện hành động khắc phục, Ban ISO sẽ giám sát tính hiệu quả của hành động khắc phục để đảm bảo sự không phù hợp không tái diễn.

Tất cả Cán bộ công nhân viên/Đánh giá viên nội bộ

Sau khi phát hiện sự không phù hợp (KPH), người phát hiện tiến hành lập “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục”

Bộ phận phát sinh sự không phù hợp

• Đối với một số trường hợp cần thực hiện ngay sự khắc phục để ngăn ngừa và hạn chế hậu quả xảy ra.
• Trưởng bộ phận phát sinh sự KPH phân công nhân sự chịu trách nhiệm phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự KPH và đề xuất biện pháp khắc phục có tính khả thi.

3. Làm thế nào để soạn thảo bảng cải tiến phù hợp theo ISO 9001:2015

Tổ chức phải xác định và lựa chọn các cơ hội cải tiến và thực hiện mọi hoạt động cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Bao gồm các công việc cải tiến sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng các yêu cầu, cũng như giải quyết các yêu cầu và mong đợi trong tương lai; sửa chữa, ngăn chặn hoặc giảm bớt các tác động không mong muốn; nâng cao hiệu suất và hiệu lực của chất lượng quản lý hệ thống. Ví dụ về tiến trình có thể bao gồm sửa chữa, hành động khắc phục, cải tiến liên tục, thay đổi phạm vi, thay đổi mới và tổ chức lại.

Điều khoản 10.1 Xác định và lựa chọn các cải tiến

Doanh nghiệp phải xác định và lựa chọn các cải tiến, sau đó thực hiện hành động để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Những cải tiến này có thể đến từ:

•          Cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp

•          Sửa chữa sai lầm

•          Cải thiện hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp

Sau đó, doanh nghiệp cần một số hệ thống ưu tiên để tìm ra cải tiến nào cần thực hiện trước.

Khoản 10.2 Quản lý sự không phù hợp

Tiêu chuẩn có một số bước hữu ích mà doanh nghiệp nên áp dụng để giải quyết sự không phù hợp:

• Thực hiện hành động để kiểm soát sự không phù hợp, sửa chữa nó và sau đó giải quyết hậu quả;
• Đánh giá nhu cầu hành động để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp;
• Thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào;
• Xem xét tính hiệu quả của bất kỳ hành động khắc phục nào;
• Cập nhật sổ đăng ký rủi ro;
• Cuối cùng thực hiện các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, nếu được yêu cầu.

Tiêu chuẩn yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ thông tin tài liệu (hoặc hồ sơ) làm bằng chứng cho thấy sự không phù hợp và các hành động tiếp theo đã được thực hiện; và kết quả của bất kỳ hành động khắc phục nào cũng được thực hiện.

Điều khoản 10.3 Cải tiến liên tục

Cuối cùng, điều khoản 10.3 có yêu cầu cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

Công ty có trách nhiệm chứng minh sự cải tiến hơn là đánh giá viên phải tìm kiếm nó. Theo đó, việc yêu cầu ban giám đốc xác định bất kỳ sáng kiến ​​cải tiến nào đã được thực hiện kể từ chuyến thăm trước và cả những kế hoạch cho tương lai là một thực tiễn đánh giá hữu ích.

Các quy trình luôn có thể được thực hiện hiệu quả hơn, ngay cả khi họ đang sản xuất các sản phẩm phù hợp. Mục đích của một chương trình cải tiến liên tục là tăng khả năng làm hài lòng khách hàng bằng cách xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Nó đòi hỏi tổ chức phải lập kế hoạch các hệ thống cải tiến và tính đến nhiều hoạt động khác có thể được sử dụng trong quá trình cải tiến.

Doanh nghiệp sẽ được yêu cầu đảm bảo rằng doanh nghiệp liên tục cải thiện mức độ mà các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và để đo lường hiệu quả của các quy trình. Vì vậy, nguyên tắc cải tiến liên tục ngụ ý rằng doanh nghiệp nên áp dụng thái độ luôn luôn có thể cải tiến và doanh nghiệp nên phát triển các kỹ năng cũng như công cụ cần thiết để thúc đẩy cải tiến.

4. Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt cải tiến

Trách nhiệm soạn thảo tài liệu, quy trình cải tiến sẽ do thư ký ISO soạn, trưởng ban ISO sẽ kiểm tra và lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.

5. Mẫu cải tiến tham khảo

Quy trình hành động khắc phục tham khảo

TÓM LƯỢC VÀ KHẲNG ĐỊNH YÊU CẦU CỦA VIỆC THIẾT LẬP CẢI TIẾN

Dưới đây là một số bài học hữu ích để giúp doanh nghiệp đạt được điều khoản 10, cải tiến:

• Tạo văn hóa báo cáo cải tiến.
• Ghi lại chúng trong một bảng tính.
• Ưu tiên chúng dựa trên các yêu cầu của khách hàng. Rõ ràng các vấn đề của khách hàng được xử lý đầu tiên.
• Đối phó với các vấn đề bằng hành động khắc phục thích hợp.

Như đã nói ở phần đầu bài viết, cải tiến là hành động giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển nếu không cải tiến, thì hệ thống quản lý sẽ giậm chân tại chỗ, làm doanh nghiệp ngày càng sa sút và dễ dàng đánh bay khỏi cuộc đua trên thương trường tàn khốc.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN SIS CERT ĐỂ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHỨNG NHẬN ISO 9001?

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918 991 146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. Nhất Duy: 0932 321 236

Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518

Ms. Thu Thúy: 0774 416 158

Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com

• Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,
• Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh)
• Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
• Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO 9001 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý
• Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về ISO 9001
• Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
• Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…