TỔNG QUÁT VỀ ĐIỀU KHOẢN QUY ĐỊNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO YÊU CẦU ISO 9001:2015

Các điều khoản 7.2 và 7.3 của ISO 9001: 2015 dành riêng cho quản lý đào tạo năng lực và nhận thức. Tầm quan trọng của năng lực và nhận thức là khá rõ ràng. Xét cho cùng, dù tài liệu và quy trình của doanh nghiệp tốt đến đâu nhưng nếu mọi người không nhận thức về sự tồn tại thì việc áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) của doanh nghiệp sẽ không hiệu quả. Vậy làm thế nào để thiết lập quản lý đào tạo hiệu quả, đó chính là mục đích mà bài viết ngày hôm nay mà SIS CERT muốn truyền tải.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT LẬP QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ISO 9001:2015?

1. Tại sao phải thiết lập quản lý đào tạo

Thứ nhất

Con người là một phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Nhân sự được đào tạo tốt, có năng lực giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Nguồn nhân lực là chìa khóa thành công của các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức phụ thuộc nhiều vào con người như ngành Xây dựng hay CNTT.

Thứ hai

Về năng lực, như ta đã biết, một tổ chức phải xác định các yêu cầu về năng lực đối với mỗi công việc, chức vụ. Năng lực sẽ được xác định dựa trên trình độ học vấn, đào tạo hoặc kinh nghiệm của họ. Để tìm được người có năng lực chúng ta sẽ trải qua bước tuyển dụng, sàng lọc ứng viên và khi đã tìm được đúng người thì những kỹ năng còn thiếu (nếu có) phải được xác định và bố trí đào tạo. Việc đào tạo cũng có thể được yêu cầu để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Thứ ba

Về nhận thức, giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của các quy trình và đánh giá cao chất lượng. Họ nhận thức được việc họ phải làm, biết tuân theo quy trình và phối hợp công việc để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu về chất lượng. Nhận thức có thể được nâng cao trong tổ chức bằng các phương pháp như đào tạo giới thiệu, các cuộc họp, hội thảo,…Điều đó giúp nhân viên cũng sẽ có động lực để đóng góp vào việc cải tiến QMS bằng cách đưa ra các đề xuất cải tiến.

2. Các nội dung chính cần phải có trong quản lý đào tạo

Nội dung chính của quản lý đào tạo đó chính là tài liệu quy trình đào tạo:

Quy trình đào tạo gồm các bước: Đề nghị đào tạo; Phê duyệt; Lập chương trình đào tạo; Chuẩn bị trước đào tạo; Thực hiện đào tạo; Kết thúc đào tạo; Đánh giá hiệu quả sau đào tạo và Lưu hồ sơ.

Để thực hiện quy trình này chúng ta cần một số biểu mẫu bao gồm:

• Kế hoạch đào tạo
• Chương trình đào tạo
• Danh sách cán bộ công nhân viên tham gia đào tạo
• Phiếu đánh giá hiệu quả sau đào tạo

Đồng thời, ở mỗi bước của quy trình phải phân công trách nhiệm thực hiện và bảo quản để mọi việc được hệ thống, năng suất và hiệu quả.

Chức vụ của từng bộ phận:

Ban Giám đốc:

Xem xét và phê duyệt kế hoạch đào tạo và chương trình đào tạo.

Hành chính nhân sự (HCNS):

Phòng HCNS lập kế hoạch đào tạo trình Ban Giám đốc duyệt vào đầu mỗi tháng, quý, năm hoặc khi có nhu cầu đào tạo đột xuất thì lập Chương trình đào tạo -> Ban Giám đốc duyệt

Đối với từng hình thức đào tạo Phòng HCNS sẽ có trách nhiệm sau:

Đào tạo bên ngoài:

• Lựa chọn Tổ chức đào tạo.
• Ký kết hợp đồng đào tạo (nếu có), hoặc đăng ký tham gia khóa đào tạo.
• Làm thủ tục tạm ứng để đóng học phí/ chi trả hợp đồng.
• Một số trường hợp đặc biệt sẽ có “Biên bản thỏa thuận đào tạo” và kế hoạch riêng.
• Liên hệ Đơn vị đào tạo để lấy tài liệu giảng dạy…

Đào tạo nội bộ:

• Phối hợp với Người đứng lớp đào tạo để soạn thảo tài liệu đào tạo.
• Lập chương trình đào tạo, danh sách Cán bộ công nhân viên (CBCNV) tham gia đào tạo trình GĐ phê duyệt (đính kèm tài liệu đào tạo).
• Thông báo “Chương trình đào tạo” đến giảng viên, phòng ban có nhân viên được đào tạo.
• Chuẩn bị tài liệu, phòng học, trang thiết bị phục vụ cho công tác đào tạo.

Trưởng phòng ban:

Theo dõi và báo cáo hiệu quả công việc của nhân viên sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Sau đó, tiến hành đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

Cán bộ công nhân viên tham gia học:

Tham gia học và nộp chứng chỉ cho bên bộ phận HCNS lưu hồ sơ.

3. Làm thế nào để soạn thảo bảng quản lý đào tạo phù hợp theo ISO 9001:2015

Chỉ đào tạo thôi là không đủ để chứng minh năng lực; điều này phải được chứng minh thông qua các thử nghiệm, quan sát, kết quả,…Đánh giá viên cần tìm bằng chứng khách quan để xác định rằng các yêu cầu về năng lực đã được đáp ứng.

Nếu nhân viên trong doanh nghiệp bị phát hiện là không đủ năng lực, doanh nghiệp buộc phải hành động để nâng cao năng lực lên mức cần thiết. Ví dụ về hành động có thể bao gồm đào tạo khắc phục hậu quả, tuyển dụng hoặc sử dụng người bên ngoài để đạt được năng lực cần thiết.

Do đó, để thiết lập và duy trì một chương trình quản lý đào tạo dựa trên năng lực, phải thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên năng lực

Kế hoạch đào tạo

Lãnh đạo cao nhất nên cung cấp hướng dẫn về chiến lược và mục tiêu của công ty hàng năm cho tất cả các nhà quản lý, để họ xem xét và lập kế hoạch nhu cầu đào tạo cho phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch kinh doanh của công ty. Lên ngân sách đào tạo hằng năm.

Các kế hoạch đào tạo phải được xem xét thường xuyên để đảm bảo rằng chúng được cập nhật và đáp ứng nhu cầu hiện tại.

Việc đào tạo phải được lên lịch và ưu tiên theo nhu cầu của khu vực làm việc trừ khi bắt buộc phải đào tạo trước khi bắt đầu làm việc.

Phân tích nhu cầu đào tạo

Ngoài những nhân viên hiện có, phải bao gồm những nhân viên mới, những nhân viên tạm thời khi xác định nhu cầu đào tạo. Tổ chức phải chứng minh rằng nhu cầu đào tạo cho những nhân viên này đã được xác định.

Tổ chức nên vận hành một chương trình đào tạo toàn diện. Tất cả nhân viên phải được đào tạo như được xác định bằng đánh giá nhu cầu đào tạo ban đầu. Các yêu cầu đào tạo đối với nhân viên phải được đánh giá dựa trên các chính sách và mục tiêu của tổ chức rộng hơn.

Khi phát hiện khiếm khuyết kỹ năng hoặc khi năng lực hết hạn, phải đào tạo, đào tạo lại và / hoặc giám sát thích hợp trước khi bắt đầu hoặc tiếp tục công việc để nhân viên có thể thực hiện các nhiệm vụ được chỉ định của họ một cách thành thạo và không có rủi ro về sức khỏe và an toàn. Khoảng trống trong đào tạo, kiến thức hoặc năng lực phải được xác định và lấp đầy.

Các nhu cầu đào tạo cũng được xác định trong quá trình đánh giá trong đó bất kỳ nhu cầu nào được xác định đều bắt nguồn từ đánh giá hàng năm và đánh giá phát triển cá nhân do đó doanh nghiệp cần có biểu mẫu đánh giá năng lực.

Bước 2: Chuẩn bị các tài liệu đào tạo

Mục đích của chuẩn bị các tài liệu đào tạo là hỗ trợ Bộ phận HCNS và Ban Giám đốc đảm bảo rằng việc đào tạo được nhắm mục tiêu, quản lý, hiệu quả và toàn diện. Một tài liệu phù hợp cần được tạo ra cho mỗi nơi làm việc. Sau khi phát triển danh sách những nhân viên cần được đào tạo, Đại diện Ban Giám đốc hoặc Giám đốc Nhân sự cần thiết lập chương trình đào tạo thích hợp cho từng nhân viên.

Trong trường hợp nhân viên không có kỹ năng trong nhiệm vụ được yêu cầu, hoặc năng lực bắt buộc và theo luật định đã hết hạn được xác định, nên đào tạo hoặc đào tạo lại thích hợp trước khi bắt đầu công việc. Việc đào tạo và đào tạo lại nhân viên được Quản lý và Giám sát trực tiếp của họ ghi lại, theo dõi và cập nhật.

Một sổ đăng ký chứa thông tin về trình độ giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm cụ thể phải được thiết lập cho mỗi nhân viên có công việc liên quan đến bất kỳ tác động đáng kể nào và nguy cơ an toàn. Sau đó nên liệt kê chương trình đào tạo theo kế hoạch cho từng cá nhân.

Các buổi đào tạo, tối thiểu phải:

• Làm cho nhân viên nhận thức được các khía cạnh và mối nguy cũng như các tác động và rủi ro liên quan đến công việc của họ;
• Bao gồm đào tạo theo yêu cầu quy định hiện hành và yêu cầu hệ thống quản lý;
• Bao gồm đào tạo cần thiết để có được / giữ lại các giấy phép hoặc đăng ký cần thiết;
• Nhấn mạnh trách nhiệm giảm thiểu các tác động và rủi ro đáng kể liên quan đến công việc của họ;
• Xác định hậu quả tiềm ẩn của việc rời khỏi các quy trình vận hành cụ thể;
• Giải quyết những lợi ích của việc cải thiện hiệu suất cá nhân.

Mặc dù một số nhân sự có thể có cùng một công việc, nhưng loại hoặc cấp độ đào tạo có thể khác nhau tùy theo trình độ học vấn, đào tạo và kinh nghiệm trong quá khứ của mỗi người. Các lựa chọn đào tạo có thể đơn giản như đào tạo tại chỗ, được quản lý bởi các thành viên cấp cao hoặc có kinh nghiệm hơn; đào tạo chính thức, bao gồm hướng dẫn trên lớp; đào tạo do các chuyên gia tư vấn bên ngoài cung cấp.

Đối với một số tình huống, các khóa đào tạo có sẵn trên thị trường có thể là một giải pháp thay thế khác. Các hoạt động đào tạo bổ sung hoặc tùy chỉnh cụ thể cho nhu cầu cá nhân, mô tả công việc, quy định và mục tiêu có thể cần thiết tùy thuộc vào trình độ kỹ năng hiện có của mỗi nhân viên.

Bước 3: Tiến hành và đánh giá khóa đào tạo

Đánh giá thẩm định hàng năm

Các nhu cầu đào tạo cũng được xác định thông qua quá trình Đánh giá Đánh giá Hàng năm. Người quản lý Nguồn nhân lực phải chịu trách nhiệm tìm nguồn đào tạo phù hợp cấp đã được phê duyệt, sắp xếp và điều hành trước khóa học. Việc đào tạo được cung cấp theo kế hoạch, trong khi hiệu quả đào tạo được thảo luận và xem xét trong quá trình thẩm định.

Đánh giá đánh giá xác định nhu cầu đào tạo bổ sung hoặc các hành động khác để nâng cao mức năng lực của nhân sự. Việc đánh giá thẩm định hàng năm nên được thực hiện bởi Người quản lý hoặc Giám sát và nhân viên:

• Các nhu cầu đào tạo thêm có thể được xác định và ghi vào kế hoạch đào tạo của nhân viên;
• Kế hoạch đào tạo được Quản lý tuyến cập nhật thường xuyên để phản ánh tình hình đào tạo;
• Mỗi nhân viên được khuyến khích yêu cầu đào tạo thêm để hỗ trợ sự phát triển cá nhân của họ.

Các tài liệu thẩm định đã hoàn thành phải được chuyển cho Giám đốc Nhân sự để xem xét và bất kỳ nhu cầu đào tạo mới nào đã được xác định, đều được bổ sung vào kế hoạch đào tạo. Cần lưu ý rằng đánh giá hiệu suất được coi là thông tin bí mật giữa nhân viên, người giám sát và Bộ phận Nhân sự.

4. Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt quản lý đào tạo

Trách nhiệm soạn thảo tài liệu, quy trình quản lý đào tạo sẽ do thư ký ISO soạn, trưởng ban ISO sẽ kiểm tra và lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.

5. Mẫu quản lý đào tạo tham khảo

Mẫu quy trình đào tạo:

TÓM LƯỢC VÀ KHẲNG ĐỊNH YÊU CẦU CỦA VIỆC THIẾT LẬP QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

Tổ chức phải xác định năng lực cần thiết của những người đang thực hiện công việc dưới sự kiểm tra của mình. Luôn luôn phải đảm bảo rằng những người này có đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo hoặc hợp tác kinh nghiệm và nếu có thể, thực hiện các hoạt động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu quả của các hoạt động động thực hiện. Đồng thời, những người làm việc dưới sự kiểm tra của tổ chức phải nhận thức được chất lượng chính sách; các liên kết chất lượng mục tiêu; đóng góp của họ vào hiệu quả của QMS, bao gồm lợi ích của việc đóng cải thiện hiệu suất chất lượng và kết quả công việc không phù hợp với các hệ thống yêu cầu.

Do đó, việc thiết lập quản lý đào tạo về năng lực và nhận thức của mọi nhân viên là rất quan trọng theo điều khoản 7.1 và 7.3 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN SIS CERT ĐỂ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHỨNG NHẬN ISO 9001?

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918 991 146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. Nhất Duy: 0932 321 236

Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518

Ms. Thu Thúy: 0774 416 158

Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com

• Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,
• Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh)
• Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
• Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO 9001 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý
• Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về ISO 9001
• Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
• Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…