Phạm vi đăng ký và chứng nhận sẽ cần phản ánh chính xác và rõ ràng các hoạt động thuộc hệ thống quản lý của tổ chức bạn; bất kỳ loại trừ nào đối với các yêu cầu không áp dụng của tiêu chuẩn phải được lập thành văn bản và chứng minh trong sổ tay hướng dẫn. Không có hoạt động đơn lẻ liên quan đến kinh doanh nào nên tồn tại bên ngoài phạm vi. Bạn nên thảo luận về phạm vi đăng ký rất sớm khi liên hệ với công ty đăng ký, trước hoặc trong quá trình lựa chọn.
Mục lục
TẠI SAO PHẢI THIẾT LẬP PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN THỰC PHẨM
Bằng cách xác định phạm vi của hệ thống quản lý, tổ chức có thể tập trung tốt hơn cho các hoạt động của mình khi kiểm soát và cải tiến đúng cách các quy trình liên quan đến an toàn thực phẩm. Bất kỳ quy trình nào nằm ngoài phạm vi hệ thống quản lý FSMS sẽ không được đưa vào đánh giá và tất nhiên không được đưa vào các hoạt động của tổ chức. Điều này sẽ đảm bảo rằng tổ chức không đặt tài nguyên vào nơi không thuộc về chúng, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
CÁC YÊU CẦU ĐỂ XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN THỰC PHẨM CẦN PHẢI CÓ
Xác định phạm vi hệ thống quản lý của bạn là bước quan trọng khi phát triển bất kỳ hệ thống quản lý nào. Phạm vi phải mô tả ngắn gọn các hoạt động, các yêu cầu quy định, cơ sở vật chất và các địa điểm từ xa sẽ được đề cập và được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý.
Tổ chức cần phải các định:
• Làm rõ các ranh giới và suy nghĩ về những gì FSMS của bạn nên áp dụng.
• Sử dụng thông tin ranh giới này để xác định phạm vi của FSMS của bạn.
• Ghi lại phạm vi và ranh giới của FSMS của tổ chức bạn.
• Chỉ định các sản phẩm phải là một phần của FSMS của bạn.
• Chỉ định các dịch vụ phải là một phần của FSMS của bạn.
• Chỉ định các hoạt động phải là một phần của FSMS của bạn.
• Chỉ định các quy trình phải là một phần của FSMS của bạn.
• Chỉ định các địa điểm sản xuất phải là một phần của FSMS của bạn.
• Duy trì thông tin dạng văn bản xác định phạm vi của FSMS của bạn.
• Kiểm soát thông tin dạng văn bản xác định phạm vi của FSMS của bạn.
SƠ LƯỢC NỘI DUNG THIẾT LẬP PHẠM VI HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN THỰC PHẨM
Xác định ranh giới và khả năng áp dụng của FSMS
Tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng HTQL ATTP để thiết lập phạm vi. Phạm vi phải xác định cụ thể: các sản phẩm và dịch vụ, quá trình và địa điểm sản xuất được đưa vào HTQL ATTP.
Phạm vi này phải bao gồm: các hoạt động, các quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ mà có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm của sản phẩm cuối cùng.
· Ranh giới: có nghĩa là đường phân giới hạn giữa hai bên, ranh giới áp dụng của FSMS là xác định đường phân giới hạn giữa những khu vực, quá trình, sản phẩm, phòng ban áp dụng FSMS và không áp dụng FSMS. Ranh giới có 3 loại, một ranh giới về địa lý (địa điểm áp dụng), hai là ranh giới về tổ chức (phòng ban, nhà xưởng nào áp dụng) và ba là ranh giới về sản phẩm và quá trình (quá trình nào, sản phẩm nào được áp dụng) mà FSMS áp dụng, đặc biệt khi tổ chức này là một phần của một tổ chức lớn hơn thì ranh giới nào phải rỏ ràng. Một tổ chức có quyền tự quyết định và linh hoạt để xác định ranh giới của tổ chức. Tổ chức có thể chọn áp dụng tiêu chuẩn này trong toàn bộ tổ chức, hoặc chỉ (một) (những) bộ phận cụ thể của tổ chức, miễn là lãnh đạo cao nhất cho rằng (những) bộ phận (đó) có quyền hạn để thiết lập một hệ thống quản lý man toàn thực phẩm.
· Khả năng là có khả năng phải áp dụng để đạt được mục đích của HTQLATTP. Sau khi xác định được ranh giới các quá trình, khu vực và các đơn vị tổ chức phải áp dụng FSMS, tiếp theo chúng ta tiến hành xác định các phòng ban nào, các quá trình nào, các sản phẩm nào có khả năng phải áp dụng để đảm bảo đạt được mục đích FSMS.
· Xác định có nghĩa là đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác sau khi nghiên cứu, tìm tòi, tính toán kỹ lưỡng.
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác về phạm vi của FSMS sau khi tìm hiểu, nghiên cứu và tính toán kỹ lưỡng các ranh giới và khả năng áp dụng của các hoạt động, các quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ mà có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm của sản phẩm cuối cùng.
Xác định phạm vi của FSMS
Trước khi xác định phạm vi FSMS, bạn phải nhìn lại những vấn đề nội bộ và bên ngoài đang tồn tại, những cơ hội và những thách thức gì chúng ta đang gặp phải để xác định được chính xác phạm vi FSMS của chúng ta.
Trong bối cảnh rổ chức có thể chỉ ra những nhược điểm về cơ sở hạ tầng, về nguồn nhân lực hoặc tài chính, đôi khi có thể là vị trí địa lý.
Khi xác định phạm vi FSMS bạn phải xác định rằng với những yêu cầu của các bên liên quan đó thì mình cần làm gì để đáp ứng, từ việc cần làm gì thì chúng ta xác định những hoạt động và quá trình nào liên quan việc cần làm đó. Chính việc xác định những quá trình và hoạt động liên quan đến việc cần làm là xác định ranh giới của FSMS.
Một trong những mục đích của FSMS là đáp ứng yêu cầu các bên liên quan, chính vì vậy phạm vi của chúng phải bao phủ toàn bộ các hoạt động liên quan đến các yêu cầu của các bên liên quan.
DUY TRÌ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ PHẠM VI FSMS
Phạm vi phải sẵn có và được duy trì dưới dạng thông tin được lập thành văn bản.
Từ sẵn có nói lên khi cần thông tin về phạm vi phải có, ví dụ sẵn có cho cơ quan chứng nhận, cho cơ quan quản lý an toàn thực phẩm công, bên liên quan, cổ đông và các bên bên ngoài, đồng thời cho phép bạn liên tục xem xét và cải thiện phạm vi FSMS…
Duy trì nói lên đây là một tài liệu chứ không phải hồ sơ, tài liệu thì luôn được xem xét và cập nhật kịp thời. Vì sau chúng không phải là hồ sơ nghĩa là bằng chứng chúng ta đã thực hiện xác định phạm vi của FSMS mà phải là tài liệu? Lý do đơn giản là phạm vi FSMS phụ thuộc vào Bối cảnh tổ chức và các bên liên quan, mà các Bối cảnh tổ chức và các bên liên quan luôn thay đổi nên đòi hỏi phạm vi của FSMS phải được xem xét và cập nhật lại để phù hợp các yêu cầu này.
TRÁCH NHIỆM SOẠN THẢO PHÊ DUYỆT PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG AN TOÀN THỰC PHẨM
Trách nhiệm soạn thảo tài liệu, quy trình thiếp lập phạm vi hệ thống FSMS sẽ do thư ký ISO soạn, trưởng ban ISO sẽ kiểm tra. Lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.
PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN THỰC PHẨM ĐƯỢC ÁP DỤNG NHƯ THẾ NÀO
Phạm vi hệ thống quản lý phải được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản theo Điều 4.3, thường nằm trong danh mục tài liệu ISO 22000. Tuyên bố phạm vi thường được hiển thị trên chứng chỉ, đối với hầu hết các tổ chức đăng ký tên miền, 15 từ trở xuống.
MẪU PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG AN TOÀN THỰC PHẨM THAM KHẢO
TÓM LƯỢC KHẲNG ĐỊNH YÊU CẦU XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN THỰC PHẨM
Phạm vi đăng ký và chứng nhận sẽ cần phản ánh chính xác và rõ ràng các hoạt động thuộc hệ thống quản lý của tổ chức bạn; bất kỳ loại trừ nào đối với các yêu cầu không áp dụng của tiêu chuẩn phải được lập thành văn bản và chứng minh trong sổ tay hướng dẫn. Không có hoạt động đơn lẻ liên quan đến kinh doanh nào nên tồn tại bên ngoài phạm vi. Bạn nên thảo luận về phạm vi đăng ký rất sớm khi liên hệ với công ty đăng ký, trước hoặc trong quá trình lựa chọn.
Từ việc xem xét bản chất hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bạn, phạm vi của hệ thống quản lý phải được thể hiện rõ ràng theo mức độ của các quá trình và kiểm soát mà tổ chức của bạn đã thiết lập
ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT
Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0918 991 146
Liên hệ nhân viên kinh doanh:
Mr. Nhất Duy: 0932 321 236
Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518
Ms. Thu Thúy: 0774 416 158
Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com
Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm. Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh). Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…
