ISO 9001 – Hướng dẫn trình bày tài liệu

HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY TÀI LIỆU

Mã số : HD.ISO.02
Lần ban hành: 01
Ngày hiệu lực:
Trang: 3/4

1. MỤC ĐÍCH

Nhằm mục đích chuẩn hóa và thống nhất cách trình bày tài liệu, mã hóa tài liệu và hình thức văn bản của Công ty, nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả trong giao dịch nội bộ cũng như bên ngoài.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Các tài liệu, văn bản thuộc Hệ thống Quản lý chất lượng của Công ty.

3. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

BM : Biểu mẫu
CBCNV : Cán bộ – công nhân viên

4. TÀI LIỆU THAM KHẢO

Quy trình kiểm soát tài liệu

5. TRÁCH NHIỆM

Ban ISO chịu trách nhiệm phân phối, phổ biến, triển khai nội dung của hướng dẫn này đến các phòng ban trong Công ty.

6. NỘI DUNG HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY TÀI LIỆU

MÃ HÓA TÀI LIỆU

Mã hóa tài liệu chung:

AA.BB.xx

Trong đó:

AA : Mã hóa tên tài liệu

BB : Mã hóa tên phòng ban

xx : số thứ tự của tài liệu trong một phòng ban, bắt đầu từ 01

Ví dụ: Quy trình kiểm soáttài liệu là tài liệu số 01 thuộc Ban ISO được mã hóa như sau: QT.ISO.01

Mã hóa biểu mẫu:

BMtt/ AA.BB.xx

tt: là số thứ tự của biểu mẫu trong một tài liệu

Ví dụ: Phiếu yêu cầu tài liệu là biểu mẫu số 01 của quy trình kiểm soát tài liệu được mã hóa như sau: BM01/QT.ISO.01

Đối với biểu mẫu không thuộc tài liệu nào thì mã hóa:

BMtt/BB

tt: số thứ tự của biểu mẫu trong một phòng ban

AA: mã hóa tên của phòng ban ban hành biểu mẫu

Quy định mã hóa tên tài liệu (AA):

Tên tài liệu	Mã hóa	Tên tài liệu	Mã hóa
Quy trình	QT	Sổ tay	ST
Hướng dẫn	HD	Chính sách	CS
Quy định	QĐ	Nô tả công việc	MTCV

Quy định mã hóa tên phòng ban (BB):

Tên phòng ban	Mã hóa tên phòng ban	Tên phòng ban	Mã hóa tên phòng ban
Ban ISO	ISO	Quản lý chất lượng	QC
P. Kinh doanh	KD	P. Hành chính Nhân sự	HR
Sản xuất	SX	Thu mua,vật tư	VT
Dự án –kỹ thuật	DA	Kho	KHO

LẦN BAN HÀNH

Tất cả các loại tài liệu khi được ban hành lần đầu tiên (chưa có sự thay đổi hay bổ sung) thì số lần ban hành là 01, số lần ban hành này sẽ được thể hiện ở tất cả các trang của tài liệu.

Đối với việc chỉnh sửa các lỗi nhỏ như lỗi chính tả, lỗi đánh máy, lỗi photo… Sửa bằng tay và ký tên ngay chỗ sửa.

Khi tài liệu có sự sửa đổi thì sẽ được ban hành lại, số lần ban hành sẽ tăng lên.

Ngày hiệu lực: chính là ngày có hiệu lực áp dụng của tài liệu.

THẨM QUYỀN PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU

	Chức vụ	Thẩm quyền ký duyệt
Soạn thảo	Người được phân công hoặc Trưởng Bộ phận
Xem xét	Ban ISO hoặc Người được Giám đốc ủy quyền
Phê duyệt	Ban Giám đốc	Tài liệu thuộc cấp 1 như: Sổ tay, chính sách, mục tiêu: Giám đốc ký duyệt Tài liệu thuộc cấp 2: các Quy trình, nội quy: Giám đốc hoặc Giám đốc sản xuất phê duyệt Tài liệu cấp 3 & 4 như: hướng dẫn công việc, mô tả công việc, biểu mẫu,.. Giám đốc sản xuất phê duyệt