Tháng 9 năm 2015 đã công bố tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, với một số thay đổi cơ bản trong cách các công ty dự kiến sẽ hoạt động để tuân thủ. Một trong những thay đổi cơ bản và có tiềm năng nhất có ý nghĩa thay đổi từ quá trình hành động phòng ngừa hiện tại được thay thế bằng “tư duy rủi ro“. Trong hầu hết các tổ chức tôi đã từng làm việc hoặc có, các hành động phòng ngừa có xu hướng là ” bài tập điền vào ô trống ” theo đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu của ISO 9001, trái ngược với một động lực thực sự cho sự thay đổi và liên tục cải tiến. Các hoạt động phòng ngừa có xu hướng được thực hiện ở mức thấp hơn trong các tổ chức trong quá khứ, có lẽ bởi một thành viên nhóm chất lượng và thường không nắm bắt được các vấn đề thực sự ảnh hưởng đến các tổ chức ở cấp cao nhất và cho phép cải tiến liên tục xảy ra. Vì vậy, sự thay đổi này có ý nghĩa gì đối với tổ chức của bạn?
Tư duy rủi ro: sự khác biệt thực sự từ hành động phòng ngừa
Khác với Phương pháp Phân tích Rủi ro, tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 yêu cầu chúng ta phải áp dụng một “cách tiếp cận dựa trên rủi ro đối với quản lý chất lượng”. Do đó, do đội ngũ quản lý hàng đầu của bạn nên tham gia vào quá trình xác định, ghi nhận, loại bỏ và giảm thiểu rủi ro, thì bạn có thể thấy rằng ngay từ đầu, sử dụng quá trình tư duy rủi ro cần vượt qua hành động phòng ngừa về mặt hiệu quả. Đảm bảo rằng nhóm quản lý của bạn có một diễn đàn để xác định rủi ro tại các cuộc họp quản lý thường xuyên có thể là một bước quan trọng hướng tới việc này. Điều quan trọng không kém là đảm bảo rằng tất cả nhân viên ở cấp thấp hơn có một kênh để họ có thể nuôi ý kiến của họ và đưa lên để nhóm quản lý xem xét. Khi hai quá trình này được áp dụng, bạn sẽ có một quá trình “tư duy rủi ro” được lãnh đạo bởi đội ngũ quản lý hàng đầu, nắm giữ tất cả kiến thức chiến lược quan trọng về các mối đe dọa đối với doanh nghiệp và được hỗ trợ bởi thông tin từ mọi cấp – một số trong đó có thể trước đó vẫn chưa được biết đến với họ. Do đó, thay vì một quy trình hành động phòng ngừa một chiều, thường được tiến hành ở mức thấp hơn và vẫn ở đó, bạn hiện đang có quá trình tư duy rủi ro được chủ trì bởi nhóm có tất cả các thông tin có sẵn cho họ từ đỉnh cao của công ty, lọc tất cả các con đường xuống. Với các quyết định từ quá trình này và các hành động tiếp theo, không khó để thấy rằng các hành động và mục tiêu đã được ghi nhận sẽ có hiệu quả hơn trên cơ sở toàn công ty so với quá trình hành động phòng ngừa. Vì vậy, tổ chức của bạn phải làm gì để bắt kịp với sự thay đổi này?
Tư duy rủi ro: Khi nào chúng ta bắt đầu?
Sẽ có một giai đoạn chuyển tiếp lên đến ba năm để thực hiện tiêu chuẩn mới, nhưng một số thay đổi mang lại lợi ích cho việc bạn bắt đầu sớm hơn thì tốt hơn. Khuyến khích đội ngũ quản lý hàng đầu của bạn nắm bắt những thay đổi trong yêu cầu lãnh đạo và ghép nối nó với một quá trình tư duy dựa rủi ro mới có ý nghĩa hoàn hảo. Bạn càng sớm tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai và khuyến khích sự hiệp lực giữa hai phía, thì tổ chức của bạn sẽ sớm phù hợp hơn khi đối diện với những mối đe dọa và rủi ro mà bạn sẽ phải điều hướng trong những tháng tới. Và, như chúng ta đều biết, ở đâu có những rủi ro, hầu như luôn có những cơ hội, vì vậy việc xác định những yếu tố này là một yếu tố thuận lợi để áp dụng cách tiếp cận chung này càng sớm càng tốt. Loại bỏ và giảm nhẹ rủi ro hầu như luôn đảm bảo sự tăng trưởng của công ty, mà tôi tin chắc là sẽ tốt cho tổ chức của bạn. ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn vượt xa các tiêu chuẩn chất lượng của công ty, và kết quả của nó đảm bảo rằng tổ chức của bạn có thể được bảo vệ và cải tiến, và các cơ hội mới được xác định, như đã nêu ở trên. Do những thay đổi này rất có lợi, tổ chức của bạn có thể thực hiện chúng ngay không?
Theo tác giả John Nolan
