HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO ISO 22000:2018

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO ISO 22000:2018

Lãnh đạo-Một phần khác của hệ thống có thể mới đối với tổ chức của bạn là đánh giá của ban quản lý. Đánh giá của ban quản lý là cuộc họp mà lãnh đạo cao nhất tập trung hoàn toàn vào hiệu suất của hệ thống quản lý. Đây thực sự là một viên ngọc trong hệ thống.

Mục lục

Tổng quan về việc thực hiện xem xét của lãnh đạo theo ISO 22000:2018?

ẢNH MINH HỌA

Trước hết, hãy hiểu thế nào là Lãnh đạo do ISO xác định. ‘Lãnh đạo là một người hoặc một nhóm người người chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức ở mức cao nhất. Quản lý hàng đầu có quyền giao quyền và cung cấp các nguồn lực trong tổ chức. Nếu phạm vi của hệ thống quản lý chỉ bao gồm một phần của tổ chức, sau đó đứng đầu quản lý đề cập đến những người chỉ đạo và kiểm soát phần đó của tổ chức. ‘

Xác định trách nhiệm của lãnh đạo theo Khoản 5

Điều này nói rằng lãnh đạo cao nhất sẽ thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết của đảm bảo:

• chính sách và mục tiêu được thiết lập cho hệ thống quản lý và tương thích với chiến lược hướng và bối cảnh của tổ chức. Vui lòng lưu ý bối cảnh của tổ chức, khoản 4, là một yêu cầu so với hiện tại phiên bản và lãnh đạo sẽ phải thể hiện sự hiểu biết về môi trường kinh doanh và tác động của nó đối với tổ chức;

• chính sách được truyền đạt, hiểu rõ và được áp dụng trong tổ chức;

• sự tích hợp của quản lý yêu cầu hệ thống vào quy trình kinh doanh của tổ chức và thúc đẩy cách tiếp cận theo quy trình;

• các nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý có sẵn;

• hệ thống quản lý đạt được kết quả dự định;

• họ chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống quản lý;

• họ truyền đạt tầm quan trọng của một hệ thống quản lý hiệu quả và phù hợp với hệ thống quản lý các yêu cầu;

• họ tham gia, định hướng và hỗ trợ mọi người để đóng góp vào hiệu quả của hệ thống quản lý;

• thúc đẩy cải tiến liên tục và sự đổi mới;

• họ hỗ trợ quản lý có liên quan khác vai trò để chứng minh khả năng lãnh đạo của họ như nó áp dụng cho các lĩnh vực trách nhiệm của họ.

Lãnh đạo và chính sách

Ban lãnh đạo cần thiết lập, xem xét và duy trì một chính sách, nhưng cũng cần đảm bảo mà nó được áp dụng trong tổ chức.

Vai trò và trách nhiệm

Lãnh đạo cần đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn liên quan vai trò được chỉ định, giao tiếp và được hiểu trong tổ chức.

Thay đổi tổ chức

Các nhà lãnh đạo cần đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống quản lý được duy trì khi các thay đổi được lên kế hoạch và thực hiện.

Một số nhiệm vụ trên tất nhiên sẽ được ủy quyền, nhưng đó là của quản lý trách nhiệm để đảm bảo chúng được lên kế hoạch, thực hiện và đạt được.

Các nhà lãnh đạo thiết lập sự thống nhất về mục đích và phương hướng của tổ chức. Họ nên tạo và duy trì môi trường nội bộ trong đó mọi người có thể tham gia đầy đủ vào việc đạt được các mục tiêu.

Áp dụng nguyên tắc lãnh đạo thường đảm bảo rằng:

• Mọi người sẽ hiểu và có động lực hướng tới mục tiêu và mục tiêu của tổ chức

• Các hoạt động được đánh giá, sắp xếp và thực hiện theo một cách thống nhất

• Thông tin sai lệch giữa các cấp của một tổ chức sẽ thu nhỏ

• Một tầm nhìn rõ ràng về tương lai của tổ chức được thiết lập

• Các mục tiêu và chỉ tiêu thách thức được thiết lập

• Các giá trị được chia sẻ, công bằng và các mô hình đạo đức được thiết lập tại tất cả các cấp của tổ chức

• Niềm tin được thiết lập và nỗi sợ hãi bị loại bỏ

• Mọi người được cung cấp các nguồn lực cần thiết, đào tạo và tự do hành động với trách nhiệm và trách nhiệm giải trình

• Mọi người đang truyền cảm hứng, khuyến khích và đóng góp của họ là được công nhận.

Nội dung

Lãnh đạo trong ISO 22000:2018?

Theo tiêu chuẩn ISO 22000:2018 , lãnh đạo cao nhất phải thực hiện vai trò lãnh đạo và cam kết phù hợp với FSMS. Các tiêu chuẩn tiếp tục xác định “lãnh đạo cao nhất” là bất kỳ nhóm hoặc người nào chịu trách nhiệm kiểm soát hoặc chỉ đạo của tổ chức, cao nhất trên hệ thống phân cấp quyền lực của tổ chức.

Thực hiện khả năng lãnh đạo và cam kết:

Trước đây, lãnh đạo cao nhất sẽ dễ dàng bỏ qua các cuộc đánh giá mà không có lý do – không còn nữa. Trong khoảng thời gian này, kiểm toán viên sẽ yêu cầu sự hiện diện của lãnh đạo cao nhất để thảo luận về các vấn đề liên quan đến lãnh đạo . Tuy nhiên, phiên bản 1SO 22000 cũ đã nêu ra một số ví dụ về cách thức lãnh đạo có thể được thực hiện bên trong hệ thống quản lý FSMS.

– Xây dựng chính sách an toàn thực phẩm

– Có đủ các nguồn lực cần thiết với số lượng đủ

– Nuôi dưỡng văn hóa cải tiến vĩnh viễn

– Chuyển tiếp thông tin đến các bên liên quan một cách hiệu quả

– Chủ trì tất cả các cuộc họp xem xét của quản lý

Bên cạnh đó, phiên bản 2018 nêu rõ rằng ban lãnh đạo cao nhất sẽ:

– Đảm bảo rằng các mục tiêu an toàn thực phẩm và các kế hoạch chiến lược của tổ chức là tương thích và được tích hợp trong các cơ cấu của tổ chức

– Ở nước ngoài, tích hợp tất cả các yêu cầu và thông số kỹ thuật của FSMS vào các quy trình kinh doanh của tổ chức.

Thiết lập các chính sách an toàn thực phẩm

Các hướng dẫn liên quan đến việc thiết lập các chính sách an toàn thực phẩm vẫn giống như phiên bản trước . Chính sách an toàn thực phẩm chứa đựng định hướng và ý định của ban lãnh đạo cao nhất của công ty. Nó cũng được phê duyệt bởi cùng một cấp quản lý cao nhất và được sử dụng để thúc đẩy tất cả các biện pháp kiểm soát được thực hiện và các hành động được thực hiện để cải thiện nó.

Các tiêu chuẩn ISO 22000 đặc biệt đòi hỏi các chính sách an toàn thực phẩm nhất định – mà dự kiến sẽ là thích hợp cho tất cả các mục đích và bối cảnh xây dựng bởi tổ chức – phải được cam kết sau đây:

– Cung cấp khuôn khổ để xem xét và bán các mục tiêu của FSMS

– Đáp ứng tất cả các quy định và yêu cầu về an toàn thực phẩm hiện hành , có thể bao gồm các yêu cầu về luật định và quy định

– Giải quyết giao tiếp bên ngoài và bên trong

– Đảm bảo tiếp tục cải tiến hệ thống FSMS

– Đảm bảo các năng lực liên quan đến an toàn thực phẩm

Sau khi chính sách FSMS đã được phê duyệt, chính sách này sẽ được chuyển tiếp đến mọi bên quan tâm bao gồm khách hàng, nhà cung cấp bên ngoài và nhà khai thác theo yêu cầu. Ngoài ra, chính sách thực phẩm đã đặt ra phải được lãnh đạo cao nhất xem xét định kỳ để chắc chắn rằng chính sách đó có phù hợp với bối cảnh của tổ chức hay không. Các cam kết của công tác quản lý đầu nên được hiển thị để thể hiện cam kết của tổ chức. 

Cam kết có thể được chứng minh thông qua:

– Đánh giá nhân viên hàng năm

– Trang web / trang mạng nội bộ

– Bảng thông báo

– Hợp đồng với nhà cung cấp

– Đánh giá nhà cung cấp

– Gói cảm ứng

– Gói tuyển dụng

Tại sao phải thực hiện xem xét của lãnh đạo?

  • Lãnh đạo, khả năng thúc đẩy các nhóm người hướng tới một mục tiêu chung
  • Là một kỹ năng quan trọng trong thế giới kinh doanh ngày nay.
  • Nếu không có sự lãnh đạo mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp tốt sẽ thất bại.
  • Nhiều nhà lãnh đạo được kính trọng nhất trên thế giới có một số tính cách những đặc điểm chung.
  •  Một số đặc điểm dễ nhận biết nhất là khả năng bắt đầu thay đổi
  • Và truyền cảm hứng cho một tầm nhìn chung, cũng như biết cách “khuyến khích trái tim”
  • Và mô hình hóa các kỹ năng, các hành vi cần thiết để đạt được các mục tiêu đã nêu. 
  • Tốt các nhà lãnh đạo cũng phải đủ tự tin vào bản thân
  • Để có thể những người khác để đóng góp và thành công.
  • Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý
    • Quản lý chủ yếu là về các quy trình. 
    • Lãnh đạo chủ yếu là về cư xử.
    • Việc quản lý chủ yếu dựa vào các khả năng hữu hình có thể đo lường
    • Như như lập kế hoạch hiệu quả; việc sử dụng các hệ thống tổ chức
    • Và việc sử dụng các phương thức truyền thông thích hợp.
    • Thay vào đó, lãnh đạo chủ yếu dựa vào ít hữu hình hơn
    • Và ít hơn những thứ có thể đo lường được như sự tin tưởng
    • Cảm hứng, thái độ, ra quyết định
    • Và tính cách cá nhân. 
    • Đây là tất cả những điều cần thiết để thúc đẩy một tổ chức
    • Để đạt được các mục tiêu của hệ thống quản lý của mình

Các nội dung chính cần phải có trong thực hiện xem xét của lãnh đạo?

Đầu vào của xem xét lãnh đạo

Xem xét tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét trước đây

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: a) tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét trước đây (9.3.2.a)

Xem xét những thay đổi trong các vấn đề bên ngoài và nội bộ

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: những thay đổi trong các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm những thay đổi trong tổ chức và bối cảnh của nó (xem 4.1): (9.3.2.b).

Xem xét kết quả thực hiện cập nhật hệ thống

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 1) kết quả thực hiện cập nhật hệ thống (xem 4.4 và 10.3): (9.3.2.c.1).

Xem xét kết quả kết quả giám sát và đo lường

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 2) kết quả giám sát và đo lường; (9.3.2.c.2).

Xem xét các phân tích các kết quả của các hoạt động thẩm tra

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 3) phân tích các kết quả của các hoạt động thẩm tra liên quan đến các PRP và kế hoạch kiểm soát mối nguy (xem 8.8.2); (9.3.2.c.3).

Xem xét sự không phù hợp và hành động khắc phục

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 4) sự không phù hợp và hành động khắc phục; (9.3.2.c.4).

Xem xét kết quả đánh giá

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 5) kết quả đánh giá (nội bộ và bên ngoài); (9.3.2.c.5).

Xem xét kết quả kiểm tra khách hành, cơ quan quản lý nhà nước

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 6) kiểm tra (ví dụ: theo chế định, khách hàng); (9.3.2.c.6).

Xem xét kết quả thực hiện của các nhà cung cấp bên ngoài

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 7) kết quả thực hiện của các nhà cung cấp bên ngoài; (9.3.2.c.7).

Xem xét các rủi ro, cơ hội và hiệu lực của các hành động đã thực hiện

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 8) xem xét các rủi ro, cơ hội và hiệu lực của các hành động đã thực hiện (xem 6.1) (9.3.2.c.8).

Xem xét mức độ đáp ứng các mục tiêu

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 9) mức độ đáp ứng các mục tiêu của HTQL ATTP. (9.3.2.c.9).

Xem xét mức độ đầy đủ của các nguồn lực

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: d) mức độ đầy đủ của các nguồn lực;. (9.3.2.d).

Xem xét mọi tình huống khẩn cấp, sự cố hoặc thu hồi/triệu hồi

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: e) mọi tình huống khẩn cấp, sự cố (xem 8.4.2) hoặc thu hồi/triệu hồi (xem 8.9.5) đã xảy ra; (9.3.2.e).

Xem xét thông tin từ quá trình trao đổi thông tin với bên ngoài và nội bộ

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: f) thông tin liên quan thu được qua trao đổi với bên ngoài (xem 7.4.2) và trao đổi nội bộ (xem 7,4.3), bao gồm các yêu cầu và khiếu nại từ các bên quan tâm; (9.3.2.f).

Xem xét cơ hội để cải tiến liên tục

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: g) cơ hội để cải tiến liên tục; (9.3.2.g).

Dữ liệu được trình bày phải liên hệ đến các mục tiêu

Dữ liệu phải được trình bày sao cho lãnh đạo cao nhất có thể liên hệ thông tin đến các mục tiêu đã nêu của HTQL ATTP. (9.3.2).

Đầu ra xem xét của lãnh đạo

Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm các quyết định và hành động liên quan đến cơ hội cải tiến liên tục

Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: a) các quyết định và hành động liên quan đến cơ hội cải tiến liên tục;. (9.3.3.a).

Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm mọi nhu cầu để cập nhật và thay đổi HTQL ATTP

Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm b) mọi nhu cầu để cập nhật và thay đổi HTQL ATTP, bao gồm cả nhu cầu về nguồn lực và xem xét lại chính sách và mục tiêu của HTQL ATTP về an toàn thực phẩm (9.3.3.b).

Phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo

Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo. (9.3.3).

Làm thế nào để soạn thảo bảng thực hiện xem xét của lãnh đạo phù hợp với tiêu chuẩn ISO 22000:2018?

Các hồ sơ từ các đánh giá quản lý cần phải có:

  • Ngày xem xét
  • Những người đóng góp ý kiến vào việc xem
  • Các tiêu chí mà hệ thống quản lý đang được đánh giá hiệu quả
  • Các tiêu chuẩn mà hệ thống quản lý sẽ được đánh giá để phù hợp liên tục
  • Bằng chứng được gửi, kiểm tra kết quả thực hiện hiện tại của ban quản lý hệ thống
  • Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa
  • Kết luận
  • Hành động và quyết định
  • Trách nhiệm và thời gian cho các hành động

Trách nhiệm soạn thảo và phê duyệt thực hiện xem xét của lãnh đạo?

  • Phần này của tiêu chuẩn yêu cầu công ty xác định trách nhiệm
  • Quyền hạn và vai trò rõ ràng trong toàn bộ tổ chức. 
  • Lãnh đạo cao nhất phải được yêu cầu
  • Để đảm bảo rằng tất cả các quyền hạn
  • Và trách nhiệm đã được giao cho các bên liên quan và hiểu rõ. 
  • ISO 22000 cũng quy định các yêu cầu đối với trưởng nhóm an toàn thực phẩm
  • Được chỉ định giám sát việc thiết lập, thực hiện, duy trì
  • Và cập nhật hệ thống theo yêu cầu. 
  • Nó làm cho cuộc sống của kiểm toán viên bên ngoài
  • Dễ dàng hơn trong việc biết người hoặc cơ quan có thẩm quyền để liên hệ . 
  • Thực hiện soạn thảo như trưởng ban ISO, thư kí ISO, trưởng phòng hành chính,….
  • Và cuối cũng phê duyệt là ban lãnh đạo công ty.

Thực hiện xem xét của lãnh đạo được phổ biến áp dụng như thế nào?

  • Xem xét lãnh đạo nên được tiến hành định kỳ
    • Có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý
    • Nửa năm hoặc hàng năm.
  • Một số hoạt động xem xét lãnh đạo
    • Có thể được thực hiện theo các mức độ khác nhau trong tổ chức
    • Cung cấp kết quả có sẵn cho xem xét.
  • Tiêu chuẩn không yêu cầu các đầu vào
    • Phải được giải quyết cùng một lúc
    • Nhưng thay vào đó có thể được giải quyết theo trình tự từ quá trình.
  • Tổ chức có thể tiến hành xem xét
    • Như một hoạt động độc lập hoặc kết hợp
    • Với hoạt động liên quan (ví dụ các cuộc họp, báo cáo).
  • Thời điểm xem xét
    • Có thể được lên lịch trùng với hoạt động kinh doanh
    • Để tăng thêm giá trị và để tránh nhiều cuộc họp không cần thiết.
  • Để cung cấp bằng chứng về cam kết của mình để tiến hành xem xét lãnh đạo
    • Lãnh đạo sẽ cần phải chứng minh rằng việc xem xét đã lên kế hoạch
    • Chuẩn bị đầu vào tài liệu dưới dạng kết quả công việc
    • Số liệu và giải thích, đã đưa ra quyết định cần làm gì với kết quả
    • Và hành động được đưa ra để cải tiến hiệu quả.

Mẫu thực hiện xem xét của lãnh đạo tham khảo?

Biên bản xem xét lãnh đạo mẫu tham khảo

MẪU VÍ DỤ

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thực hiện xem xét của lãnh đạo?

  • Một công ty có thể đạt được những cải tiến to lớn với các đánh giá quản lý hiệu quả.
  • Nền tảng của việc xem xét quản lý là các mục tiêu
  • Và mục tiêu chất lượng được thiết lập khi hệ thống quản lý được thiết kế và xây dựng. 
  • Đây là tiêu chuẩn quan trọng mà hiệu suất của hệ thống sẽ được đo lường.
  • Việc xem xét của lãnh đạo cũng sẽ là nơi các mục tiêu
  • Và mục tiêu này sẽ được đánh giá
  • Và cập nhật để giữ cho chúng phù hợp và thúc đẩy cải tiến liên tục.
  • Đánh giá của ban quản lý là một công cụ vô cùng quý giá. 
  • Phần này của hệ thống chất lượng có thể dẫn đến nhiều lợi ích
  • Và cải tiến hơn bất kỳ phần nào khác. 
  • Khi thực hiện hiệu quả và có cam kết. Nó thực sự thúc đẩy cải tiến liên tục.