Tổng quan về KAIZEN – Cải tiến năng suất chất lượng

KAIZEN, Ý NGHĨA VÀ LỢI ÍCH

Thuật ngữ Kaizen xuất phát từ tiếng Nhật, kết hợp từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục.” Trong tiếng Anh, Kaizen được dịch là “ongoing improvement.”

Kaizen không chỉ đề cập đến việc cải tiến liên tục trong môi trường sản xuất mà còn mở rộng đến đời sống cá nhân và xã hội. Khi được áp dụng trong nơi làm việc, Kaizen đồng nghĩa với việc tất cả mọi người, từ ban lãnh đạo đến nhân viên, đều tham gia vào quá trình cải tiến.

Tại Nhật Bản, Kaizen đã tồn tại hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên triển khai phương pháp này. Ngày nay, Kaizen không chỉ áp dụng trong ngành sản xuất mà còn trong nhiều lĩnh vực khác như dịch vụ, bán lẻ và giáo dục.

Một trong những ưu điểm lớn của Kaizen là chi phí thực hiện thấp hơn so với các phương pháp đổi mới khác. Phương pháp này tập trung vào việc nâng cao chất lượng công việc, thúc đẩy sự tham gia của cả nhà quản lý và nhân viên, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giảm chi phí hoạt động.

LỢI ÍCH CỦA KAIZEN:

1. Tích luỹ cải tiến nhỏ thành kết quả lớn: Kaizen tập trung vào việc thực hiện những cải tiến nhỏ, tích luỹ chúng để tạo ra những thay đổi đáng kể và bền vững.
2. Giảm lãnh phí và tăng năng suất: Kaizen giúp giảm thiểu lãng phí trong quy trình làm việc, đồng thời tăng cường năng suất của tổ chức.
3. Tạo động lực và tinh thần làm việc: Kaizen khuyến khích cá nhân đưa ra ý tưởng cải tiến, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.
4. Xây dựng nền văn hóa công ty: Phương pháp này không chỉ tạo ra sự thay đổi trong công việc mà còn hình thành một nền văn hóa tự giác và hướng tới sự hoàn thiện liên tục.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN NƠI LÀM VIỆC:

1. Lựa chọn chủ đề: Xác định một vấn đề cụ thể cần cải thiện.
2. Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu: Thu thập dữ liệu và đặt ra mục tiêu cụ thể.
3. Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ thống kê để phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
4. Xác định biện pháp thực hiện: Dựa trên phân tích dữ liệu, đưa ra các biện pháp cải tiến.
5. Thực hiện biện pháp: Triển khai và thực hiện các biện pháp đã xác định.
6. Xác nhận kết quả: Đánh giá và xác nhận hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện.
7. Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn: Điều chỉnh tiêu chuẩn và quy trình để ngăn chặn tái diễn của vấn đề.
8. Xem xét và đề xuất dự án tiếp theo: Đánh giá quá trình và đề xuất các dự án cải tiến tiếp theo.

YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH SỰ THÀNH CÔNG CỦA KAIZEN:

1. Cam kết của lãnh đạo: Sự cam kết từ lãnh đạo cao nhất là yếu tố quyết định thành công của Kaizen.
2. Vai trò của quản lý và lãnh đạo nhóm: Các nhóm lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và thúc đẩy Kaizen.
3. Nỗ lực tham gia của mọi người: Sự tích cực và sự tham gia đầy đủ từ tất cả nhân viên quan trọng để đạt được thành công.

CÁC CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THỰC HÀNH KAIZEN

Các chương trình đào tạo thực hành Kaizen nhằm hướng dẫn và trang bị nhân viên với kiến thức và kỹ năng cần thiết để triển khai và thực hiện phương pháp Kaizen trong môi trường làm việc. Dưới đây là một số chương trình đào tạo thực hành Kaizen phổ biến:

1. 5S (Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain): Chương trình này tập trung vào việc tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, tổ chức và hiệu quả. Nhân viên sẽ học cách sắp xếp, loại bỏ lãng phí, và duy trì sự sạch sẽ để tăng năng suất và chất lượng công việc.
2. KSS (Kaizen Suggestion System): Hệ thống khuyến nghị Kaizen tập trung vào việc khích lệ và quản lý các đề xuất cải tiến từ nhân viên. Chương trình này thường liên quan đến việc tạo ra các kích thích tài chính và kinh tế để động viên nhân viên đóng góp ý kiến và giải pháp cải tiến.
3. QCC (Quality Control Circle): Chương trình này tập trung vào việc hình thành và quản lý các nhóm nhỏ tình nguyện trong tổ chức để thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng. Nhóm sẽ thực hiện công việc kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc và đề xuất các cải tiến.
4. JIT (Just-In-Time): Chương trình này tập trung vào việc giảm tồn kho và thời gian chờ đợi trong quy trình sản xuất. Nó có thể áp dụng các phương pháp sản xuất lean để giảm lãng phí và tối ưu hóa quá trình sản xuất.
5. 7 công cụ thống kê: Bao gồm các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu, như biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, và các công cụ khác để hỗ trợ quá trình phân tích và cải tiến.

Chương trình đào tạo Kaizen thực hành thường kết hợp lý thuyết với các bài tập thực tế và các ví dụ từ các tổ chức đã thành công trong việc triển khai Kaizen. Điều này giúp nhân viên áp dụng kiến thức đã học vào môi trường làm việc của họ và thực hiện những thay đổi cải tiến liên tục.

VÍ DỤ THỰC TẾ VỀ HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN KAIZEN

NHẬT KÝ CẢI TIẾN SẢN XUẤT

1. Tổng quan doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Mã số doanh nghiệp: 0310771XXX

Ngày bắt đầu thành lập: 13/04/2011

Người đại diện pháp luật: Trần Q.V

Chi cục thuế quản lý: Chi cục Thuế TP Thủ Đức

Địa chỉ trụ sở chính: 152 Đ. Số 2, Vạn Phúc, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

Căn cứ thực hiện:

• Căn cứ Quyết định số 09/QĐ-IDCS ngày 0 tháng 01 năm 2022 của Giám đốc về việc giao chủ nhiệm đề tài “Tổ chức tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật để cải tiến sản xuất tại các doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực Công nghiệp hỗ trợ và sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh khu vực phía Nam”, thuộc Chương trình phát triển công nghiệp hỗ trợ năm 2022 do Trung tâm Kỹ thuật hỗ trợ phát triển công nghiệp khu vực phía Nam chủ trì thực hiện;

STT	Thành viên đề án	Ghi chú
1		Chuyên gia tư vấn
2		Chuyên gia tư vấn
3		Chủ nhiệm đề án
4		Nhóm cải tiến
5		Nhóm cải tiến
6		Nhóm cải tiến

• Nhân lực cải tiến thuộc doanh nghiệp

STT	Thành viên đề án	Ghi chú
1	Trần QV	Trưởng nhóm TF
2	Nguyễn TD	Bộ phận Sản xuất
3	Nguyễn HS	Bộ phận Chất lượng
4	Dương VD	Bộ phận Chất lượng
5	Nguyễn TH	Bộ phận Kho
6	Trương NL	Trưởng nhóm sản xuất
7	Nguyễn MT	Thành viên
8	Nguyễn  MH	Thành viên

• Kế hoạch tư vấn cải tiến tại doanh nghiệp

Tuần	Nội dung thực hiện	Ghi chú
1	Gặp mặt lãnh đạo doanh nghiệp, tìm hiểu vấn đề, khảo sát thực tế thực trạng các vấn đề, đánh giá mức độ vấn đề, đưa ra các phương án xử lý
2	Tiếp tục khảo sát thực tế hiện trường
3	Thống nhất lãnh đạo doanh nghiệp các đề tài sẽ triển khai Tổ chức buổi khởi động cải tiến tại doanh nghiệp
4	Đề tài quản lý và xuất nhập kho, xác định đề tài cải tiến trong sản xuất
5	Thảo luận layout kho thành phầm Chụp ảnh và đưa ra các vần đê cần cải tiến của kho Hướng dẫn  quản lý sắp xếp hàng trong kho Đào tạo nhận diện lãng phí, Cải tiến, 7 công cụ thống kê, 5S3D Hướng dẫn thống kê các lỗi trong sản xuất, phân tích nguyên nhân và đưa ra hành động cải tiến
6	Chốt phương án cải tiến kho Sơ đồ kho Nhận dạng sắp xếp lại kho Chuyển khu vực chứa Sản phẩm từ kho NVL sang gần khu vực đóng gói
7	Hoàn thành đề tài cải tiến Hoàn thành việc sắp xếp lại kho, trực quan lại kho và thực hiện áp dụng thẻ kho, Sơ đồ kho
8	Xác định các nội dung cải tiến sản xuất, xác định các nội dung cần cải tiến tại bộ phận lắp ráp Cải tiến tăng năng suất lắp ráp sản phẩm Pixy. Hiện tại lắp ráp 3.5h/sản phẩm
9	Hướng dẫn phân tích và đo thời gian công đoạn lắp ráp sản phẩm pixy, xác định các lãng phí và đưa ra các giải pháp cải tiến nđể giảm Leadtime Hướng dẫn trang bị bể nhúng chì để cải tiến se chì bằng mối hàn Hướng dẫn thiết kế bản vẽ và chế tạo khuôn để che các chân board mạch khi phun sơn chấm ẩm Hướng dẫn chế tạo Foam để thay thế công đoạn quấn sản phẩm bằng màng PE Thử nghiệm và thay thế  keo cố định dây điện trong thời gian sửa chữa
10	Hoàn thành các đề tài: Cải tiến tăng năng suất lắp ráp sản phẩm Pixy. Hiện tại lắp ráp 3.5h/sản phẩm
11	Rà soát tất cả các đề tài Hoàn thành đề tài cải tiến giảm tỷ lệ lỗi các công đoạn Làm báo cáo tổng kết
12	Hoàn thiện báo cáo Tổ chức báo cáo kết quả cải tiến tại doanh nghiệp và hướng dẫn doanh nghiệp tự cải tiến

THỰC TẾ TRIỂN KHAI

Ngày tháng triển khai	Kết quả	Thành phần tham gia
3/10	Gặp mặt lãnh đạo doanh nghiệp	Chủ nhiệm đề án tham gia, Chuyên gia tư vấn
7/10	Khảo sát thực tế doanh nghiệp Xác định các đề tài chủ yếu cần triển khai	Chuyên gia tư vấn, thành viên đề án
10/10	Tiếp tục khảo sát thực tế hiện trường	Chuyên gia tư vấn, thành viên đề án
14/10	Thống nhất các vấn đề mà doanh nghiệp đang tồn tại Lập kế hoạch cải tiến Thành lập nhóm cải tiến (TF) của doanh nghiệp	Chuyên gia tư vấn, thành viên đề án
17/10	Thống nhất lãnh đạo doanh nghiệp các đề tài sẽ triển khai	Chuyên gia tư vấn, thành viên đề án
21/10	Tổ chức lễ khởi động cải tiến (kick off) tại doanh nghiệp;	Chuyên gia tư vấn, thành viên đề án
24/10	Khảo sát hiện trạng Phân tích layout hiện trạng kho Đào tạo 5s	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF
28/10	Triển khai trực quan cảnh báo va chạm khi mài Thống kê hàng tồn kho lâu năm	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
1/11	Thảo luận layout kho thành phầm Chụp ảnh và đưa ra các vần đê cần cải tiến của kho Hướng dẫn  quản lý sắp xếp hàng trong kho	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
4/11	Đào tạo nhận diện lãng phí, Cải tiến, 7 công cụ thống kê, 5S3D Hướng dẫn thống kê các lỗi trong sản xuất, phân tích nguyên nhân và đưa ra hành động cải tiến	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
7/11	Chốt phương án cải tiến kho Sơ đồ kho Nhận dạng sắp xếp lại kho Chuyển khu vực chứa Sản phẩm từ kho NVL sang gần khu vực đóng gói	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
10/11	Chốt phương án cải tiến kho Sơ đồ kho Nhận dạng sắp xếp lại kho Chuyển khu vực chứa Sản phẩm từ kho NVL sang gần khu vực đóng gói	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
14/11	Hoàn thành đề tài cải tiến Hoàn thành việc sắp xếp lại kho, trực quan lại kho và thực hiện áp dụng thẻ kho, Sơ đồ kho	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
18/11	Hoàn thành đề tài cải tiến Hoàn thành việc sắp xếp lại kho, trực quan lại kho và thực hiện áp dụng thẻ kho, Sơ đồ kho	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
22/11	Xác định các nội dung cải tiến sản xuất, xác định các nội dung cần cải tiến tại bộ phận lắp ráp: Cải tiến việc : Cải tiến tăng năng suất lắp ráp sản phẩm Pixy. Hiện tại lắp ráp 3.5h/sản phẩmCông đoạn chuẩn bị se chì mối hàn tốn nhiều thời gianCông đoạn phun keo chống ẩm phải dán keo các chân board mạch.6 board x 2 phút: trung bình 15 phút/sản phẩmBán thành phẩm khi gởi đi gia công phải quấn màng PE : mất nhiều thời gianDán keo cố định dây điện chờ thời gian 8h	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
25/11	Xác định các nội dung cải tiến sản xuất, xác định các nội dung cần cải tiến tại bộ phận lắp ráp: Cải tiến việc : Cải tiến tăng năng suất lắp ráp sản phẩm Pixy. Hiện tại lắp ráp 3.5h/sản phẩmCông đoạn chuẩn bị se chì mối hàn tốn nhiều thời gianCông đoạn phun keo chống ẩm phải dán keo các chân board mạch.6 board x 2 phút: trung bình 15 phút/sản phẩmBán thành phẩm khi gởi đi gia công phải quấn màng PE : mất nhiều thời gian Dán keo cố định dây điện chờ thời gian 8h	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
28/11	Hướng dẫn phân tích và đo thời gian công đoạn lắp ráp sản phẩm pixy, xác định các lãng phí và đưa ra các giải pháp cải tiến nđể giảm Leadtime Hướng dẫn trang bị bể nhúng chì để cải tiến se chì bằng mối hàn Hướng dẫn thiết kế bản vẽ và chế tạo khuôn để che các chân board mạch khi phun sơn chấm ẩm Hướng dẫn chế tạo Foam để thay thế công đoạn quấn sản phẩm bằng màng PE Thử nghiệm và thay thế  keo cố định dây điện trong thời gian sửa chữa	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
1/12	Hướng dẫn phân tích và đo thời gian công đoạn lắp ráp sản phẩm pixy, xác định các lãng phí và đưa ra các giải pháp cải tiến nđể giảm Leadtime Hướng dẫn trang bị bể nhúng chì để cải tiến se chì bằng mối hàn Hướng dẫn thiết kế bản vẽ và chế tạo khuôn để che các chân board mạch khi phun sơn chấm ẩm Hướng dẫn chế tạo Foam để thay thế công đoạn quấn sản phẩm bằng màng PE Thử nghiệm và thay thế  keo cố định dây điện trong thời gian sửa chữa	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
5/12	Hoàn thành các đề tài: Cải tiến việc : Cải tiến tăng năng suất lắp ráp sản phẩm Pixy. Hiện tại lắp ráp 3.5h/sản phẩmCông đoạn chuẩn bị se chì mối hàn tốn nhiều thời gianCông đoạn phun keo chống ẩm phải dán keo các chân board mạch.6 board x 2 phút: trung bình 15 phút/sản phẩmBán thành phẩm khi gởi đi gia công phải quấn màng PE : mất nhiều thời gianDán keo cố định dây điện chờ thời gian 8h	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
6/12	Hoàn thành các đề tài: Cải tiến việc : Cải tiến tăng năng suất lắp ráp sản phẩm Pixy. Hiện tại lắp ráp 3.5h/sản phẩmCông đoạn chuẩn bị se chì mối hàn tốn nhiều thời gianCông đoạn phun keo chống ẩm phải dán keo các chân board mạch.6 board x 2 phút: trung bình 15 phút/sản phẩmBán thành phẩm khi gởi đi gia công phải quấn màng PE : mất nhiều thời gianDán keo cố định dây điện chờ thời gian 8hXem xét kết quả cải tiến	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
12/12	Rà soát toàn bộ các đề tài cải tiến Hoàn thành đề tài cải tiến giảm tỷ lệ lỗi	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF và bộ phận liên quan
15/12	Làm báo cáo tổng kết	Chuyên gia tư vấn, nhóm TF
19/12	Làm báo cáo tổng kết	Chuyên gia tư vấn, thành viên đề án, bộ phận liên quan
23/12	Tổ chức tổng kết chương trình cải tiến tại doanh nghiệp	Chuyên gia tư vấn, thành viên đề án, bộ phận liên quan

KẾT QUẢ SAU KAIZEN

• Tồn tại và kiến nghị
• Đề án thành công đúng tiến độ
• Thành viên đề án và tư vấn viên tham gia đầy đủ, đúng kế hoạch đề ra;
• Thời gian triển khai ngắn, chưa triển khai cải tiến ở tất cả các bộ phận của công ty, cần thời gian dài.
• Doanh nghiệp cần duy trì sau cải tiến
• Chưa thực hiện chế tạo gá để cải tiến giảm thời gian công đoạn lắp ráp. Nhóm cần chế tạo, thử nghiệm và đánh giá gá để cải tiến công đoạn lắp ráp.
• Mặt bằng hạn chế nên việc bố trí công đoạn sản xuất chưa hợp lý. Cần cải tiến tiếp tục trong tương lai