ISO 9001 – Mẫu quy trình kiểm soát tài liệu

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số : QT.ISO.01 Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: Trang:  3/4

1. MỤC ĐÍCH

Nhằm thống nhất cách thức trong việc kiểm soát tài liệu hệ thống quản lý chất lượng của Công ty để đảm bảo rằng:

• Kiểm soát được giá trị hiệu lực sử dụng,
• Những tài liệu thích hợp luôn sẵn có ở những nơi tiến hành công việc,
• Kiểm soát được quá trình thay đổi của chúng,
• Nhận biết và ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

• Quy trình này được áp dụng cho hệ thống tài liệu của Công ty.

3. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

3.1. Tài liệu nội bộ

Là tài liệu do nhân viên Công ty biên soạn, có ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống quản lý và được lưu hành sử dụng trong công ty, bao gồm:

• Các văn bản công bố về các chính sách, mục tiêu; Sổ tay quản lý; Quy trình; Quy chế; Nội quy, quy định; Hướng dẫn vận hành, thao tác nghiệp vụ; Nội quy.
• Tài liệu nội bộ bao gồm bằng văn bản và bằng file mềm trên mạng nội bộ do Ban ISO cập nhật, kiểm soát.

3.2.Tài liệu bên ngoài (TLBN)

Là những tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài liên quan trực tiếp đến các hoạt động của Công ty như các quy định của nhà nước, các sổ tay hướng dẫn vận hành máy, tiêu chuẩn ngành; tiêu chuẩn của khách hàng; tiêu chuẩn ISO, …

3.3. Lần ban hành, ngày ban hành, ngày hiệu lực

• Lần ban hành: Là lần ban hành tài liệu đầu tiên hoặc khi đã trải qua nhiều lần sửa đổi làm thay đổi toàn bộ nội dung tài liệu so với ban đầu.
• Ngày hiệu lực: chính là ngày có hiệu lực áp dụng của tài liệu.

3.4    Từ viết tắt

• ISO                     : Ban ISO
• TLBN                  : Tài liệu bên ngoài
• ĐDLĐ                 : Đại diện lãnh đạo
• CBCNV               : Cán bộ – công nhân viên

4. TÀI LIỆU THAM KHẢO

• Hướng dẫn trình bày tài liệu

5. TRÁCH NHIỆM

• Trưởng các Phòng/Ban chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai tài liệu đến tất cả nhân viên trong phòng.

6. NỘI DUNG

Trách nhiệm	Bước	Chi tiết	Biểu mẫu
Các phòng ban	B1: Xác định yêu cầu	Khi có các yêu cầu về soạn thảo, sửa đổi, cung cấp hoặc hủy bỏ tài liệu, phòng/ban có nhu cầu gởi Phiếu yêu cầu tài liệu đến Ban ISO (có thể đính kèm theo tài liệu liên quan) để xem xét trước khi trình GĐ duyệt. Một số trường hợp, việc thực hiện soạn thảo, sửa đổi tài liệu theo chỉ đạo của GĐ	Phiếu yêu cầu tài liệu
Người có thẩm quyền	Xem xét yêu cầu	xem xét yêu cầu: Nếu không phù hợp: trao đổi để bổ sung thông tin hoặc kết thúc. Nếu phù hợp: ký xác nhận, thông báo cho đơn vị liên quan để tiến hành soạn thảo/sửa đổi/cung cấp.	Phiếu yêu cầu tài liệu
Ban ISO Người được phân công soạn thảo Trưởng phòng ban liên quan	Soạn thảo/ Sửa đổi	Ban ISO phân công người chịu trách nhiệm soạn thảo, sửa đổi tài liệu. Trường hợp tài liệu có liên quan đến nhiều phòng ban thì GĐ sẽ chỉ định một phòng ban chịu trách nhiệm soạn thảo, nhưng các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin. Người được phân công tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các đơn vị có liên quan để soạn thảo, sửa đổi tài liệu. Sau khi soạn thảo, Trưởng phòng ban ký vào cột “Soạn thảo” ở trang bìa của tài liệu, trường hợp có nhiều phòng ban liên quan thì gửi Trưởng các phòng ban liên quan xem xét, ký xác nhận trước khi chuyển cho Ban ISO	Tài liệu được soạn thảo/ sửa đổi
Ban ISO	Xem xét	Ban ISO xem xét tính hệ thống, nếu: Chưa phù hợp: yêu cầu sửa đổi, bổ sung lại. Phù hợp: ký tên vào cột “Xem xét” ở trang bìa của tài liệu, sau đó chuyển đến GĐ phê duyệt	Tài liệu được soạn thảo/ sửa đổi
Giám đốc	Phê duyệt	GĐ xem xét phê duyệt, nếu: Chưa phù hợp: trả lại, yêu cầu sửa đổi, bổ sung lại. Phù hợp: ký tên vào cột “Phê duyệt” ở trang bìa của tài liệu, sau đó trả lại Ban ISO.	Tài liệu được soạn thảo/ sửa đổi
Ban ISO	Phân phối – cập nhật	Người trực tiếp soạn thảo có nhiệm vụ gửi file mềm cho Ban ISO. Ban ISO cập nhật tài liệu mới lên mạng nội bộ của Công ty, rồi thông báo bằng mail/văn bản cho các phòng ban để biết thực hiện. Hạn chế việc photo bản giấy để gửi cho các đơn vị, chỉ photo khi nào thấy thực sự cần thiết, và bản photo phải được Ban ISO đóng dấu “KIỂM SOÁT” màu xanh lên trang bìa thì bản photo đó mới có hiệu lực áp dụng. Cập nhật tài liệu mới soạn thảo/sửa đổi vào Danh mục tài liệu nội bộ.	Danh mục tài liệu nội bộ
Các phòng ban	Nhận tài liệu	Các phòng ban khi nhận thông báo ban hành tài liệu phải có nhiệm vụ đọc kỹ thông báo và nội dung tài liệu mới ban hành. Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả CBCNV trong phòng ban mình áp dụng đúng tài liệu được ban hành. Trong trường hợp nhận bản photo thì kiểm tra số lượng tài liệu được phân phối và ký nhận vào Phiếu phân phối tài liệu. Đối với tài liệu ban hành lại thì gửi bản cũ về cho Ban ISO để hủy bỏ tất cả, Ban ISO chỉ giữ lại 01 bản gốc tài liệu cũ. Các tài liệu nhận bằng bản photo thì các phòng ban phải cập nhật riêng vào file đựng tài liệu riêng.	Phiếu phân phối tài liệu
Các phòng ban	Kiểm soát tài liệu	Ban ISO đảm bảo các tài liệu được cập nhật trên mạng nội bộ là tài liệu mới nhất được phê duyệt. Các phòng ban có trách nhiệm đọc và áp dụng đúng các tài liệu hiện hành trên mạng nội bộ. Không được tự ý in ra, trường hợp muốn in ra thì phải báo cho Ban ISO để đóng dấu “KIỂM SOÁT” lên bản in để đảm bảo bản in được kiểm soát chặt chẽ. Đối với tài liệu bên ngoài: các phòng ban có trách nhiệm lập “Danh mục tài liệu bên ngoài” rồi gửi về cho Ban ISO để kiểm soát.	Danh mục tài liệu nội bộ/ bên ngoài
Các phòng ban	Sử dụng tài liệu	Khi tài liệu mới được ban hành thì Ban ISO sẽ hướng dẫn, phố biến cho các phòng ban áp dụng, tùy vào một số tài liệu sẽ do Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn cho CBCNV trong phòng. Trong quá trình áp dụng, CBCNV không được tự ý điều chỉnh, bổ sung thêm vào tài liệu để sử dụng, nếu có góp ý để chỉnh sửa, bổ sung tài liệu thì gửi Phiếu yêu cầu tài liệu về cho Ban ISO để tiến hành chỉnh sửa.	Phiếu yêu cầu tài liệu

7. BIỂU MẪU SỬ DỤNG

1. Phiếu yêu cầu tài liệu BM01/QT.ISO.01
2. Danh mục tài liệu nội bộ BM02/QT.ISO.01
3. Danh mục tài liệu bên ngoài BM03/QT.ISO.01
4. Phiếu phân phối – thu hồi tài liệu BM04/QT.ISO.01