HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 9001:2015
MUA HÀNG
Mua hàng trong tiêu chuẩn mới ISO 9001: 2015 , có nhiều yêu cầu khắt khe hơn đối với việc quản lý các nhà cung cấp. Tổ chức phải đảm bảo các quá trình bên ngoài cung cấp sản phẩm, và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu.
Mục lục
Tổng quan về việc quản lý hoạt động theo ISO 9001:2015
ẢNH MINH HỌA
Tổ chức phải xác định việc kiểm soát được áp dụng cho các quy trình, sản phẩm và dịch vụ được bên ngoài cung cấp khi:
Các sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài được dự kiến đưa vào cho việc cấu thành các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức
Các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp trực tiếp cho (các) khách hàng bởi các nhà cung cấp bên ngoài thay mặt cho tổ chức
Một quá trình, hay một phần của một quá trình, được cung cấp bởi một nhà cung cấp bên ngoài như là kết quả của một quyết định của tổ chức.
Tổ chức phải xác định và áp dụng các chuẩn mực đánh giá, lựa chọn, giám sát kết quả hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp bên ngoài, dựa trên khả năng cung cấp các quá trình hoặc sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu.
Tổ chức phải lưu giữ lại thông tin được lập văn bản của các hoạt động này và mọi hành động cần thiết phát sinh từ các đánh giá.
Tổ chức phải bảo đảm rằng các chương trình được cung cấp bên ngoài vẫn nằm trong tầm kiểm tra của hệ thống quản lý chất lượng của mình. Khi xác định loại và kiểm tra mức độ được áp dụng đối với công việc cung cấp bên ngoài các quá trình, sản phẩm và dịch vụ, tổ chức phải xem hiệu ứng tiềm năng của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoài cấp cho khả năng của tổ chức trong việc trả lời khách hàng và luật hiện hành một cách quán nhất.
Nội dung
Tại sao phải quản lý hoạt động mua hàng?
Mạng lưới chuỗi cung ứng đang mở rộng và phát triển với tốc độ chưa từng có. Đồng thời, các công ty phải đối mặt với áp lực to lớn để nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc tuân thủ của nhà cung cấp.
Chất lượng nhà cung cấp kém dẫn đến thiệt hại về danh tiếng, chưa kể đến chi phí lớn cho doanh nghiệp của bạn. Sự chậm trễ của nhà cung cấp có thể đẩy lùi thời hạn sản phẩm của bạn và gây ra chi phí đáng kể trên cơ sở mỗi ngày.
Các nội dung cần phải có trong quản lý hoạt động mua hàng?
Việc quản lý hoạt động mua hàng cần phải xem xét
Loại hình và mức độ kiểm soát
Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài không ảnh hưởng xấu đến khả năng của tổ chức trong việc chuyển giao một cách ổn định sản phẩm và dịch vụ phù hợp đến khác hàng phục vụ phù hợp cho khách hàng của tổ chức.
Tổ chức phải:
Đảm bảo rằng các qúa trình được cung cấp từ bên ngoài nằm trong phạm vi kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng
Xác định các kiểm soát dự định áp dụng đối với nhà cung cấp bên ngoài và các kết quả đầu ra
Tiến hành xem xét:
Các tác động tiềm ẩn của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài đến khả năng của tổ chức đáp ứng ổn định các yêu cầu khách hàng và các yêu cầu luật định và chế định được áp dụng
Hiệu lực của các biện pháp kiểm soát áp dụng đối với các nhà cung cấp bên ngoài
Xác định việc kiểm tra xác nhận, hoặc các hoạt động khác, cần thiết để đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ bên ngoài cung cấp đáp ứng các yêu cầu.
Thông tin cho đơn vị cung cấp bên ngoài
Tổ chức phải đảm bảo sự đầy đủ của các yêu cầu trước khi truyền đạt đến nhà cung cấp bên ngoài.
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về:
Các quá trình, sản phẩm và dịch vụ sẽ được cung cấp
Sự phê duyệt:
Các sản phẩm và dịch vụ
Phương pháp, quy trình và thiết bị
Chuyển giao các sản phẩm và dịch vụ
Năng lực, bao gồm bất kỳ yêu cầu về trình độ của nhân lực
Các hoạt động tương tác của nhà cung cấp bên ngoài với tổ chức
Việc kiểm soát và theo dõi kết quả hoạt động của các nhà cung cấp bên ngoài sẽ được tổ chức áp dụng Các hoạt động kiểm tra xác nhận hoặc xác nhận giá trị sử dụng mà tổ chức, hoặc khách hàng của tổ chức, dự định sẽ thực hiện tại các cơ sở của nhà cung cấp bên ngoài
Làm thế nào để có một quy trình mua hàng phù hợp theo ISO 9001:2015?
Để có quy trình hoàn hảo phù hợp theo ISO 9001:2015 thì tổ chức cần thực hiện nhưng bước sau đây:
Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm đã mua
Một yêu cầu quan trọng từ quá trình Thiết kế & Phát triển trong ISO 9001 là đảm bảo rằng các đầu ra của thiết kế cung cấp thông tin thích hợp cho quá trình mua hàng. Đây là điểm khởi đầu quan trọng cho quá trình mua hàng, bởi vì nếu điều này không đúng thì sản phẩm được mua sẽ không đáp ứng được nhu cầu của thiết kế. Ngay cả khi bạn đã loại trừ thiết kế khỏi Hệ thống quản lý chất lượng của mình, bạn vẫn cần đảm bảo rằng thông tin được cung cấp để mua hàng là chính xác và chính xác thông qua việc xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm
Chọn nhà cung cấp & xác định điều khoản
Quyền kiểm soát được đặt cho nhà cung cấp
Sẽ dựa trên ảnh hưởng của sản phẩm đã mua
Đối với quá trình sản xuất và sản phẩm cuối cùng.
Ví dụ:
Nếu bạn mua một con vít bị hỏng đầu
Nhưng bạn sẽ thấy điều này dễ dàng khi lắp ráp
Và có thể hoán đổi nó để lấy một con vít tốt
Thì việc kiểm soát đối với nhà cung cấp và sản phẩm này không cần phải chặt chẽ.
Các nhà cung cấp cần được lựa chọn:
Dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của họ
Vì vậy một phần của quy trình
Là đảm bảo nhà cung cấp có thể cung cấp chất lượng và số lượng các bộ phận.
Các tiêu chí đầy đủ cần phải được thiết lập và lưu giữ hồ sơ
Cuối cùng, các điều khoản bán hàng, chẳng hạn như:
Giá cả
Và ngày giao hàng, cần được thỏa thuận với nhà cung cấp.
Đặt hàng với đầy đủ thông tin mua hàng
Thông tin quan trọng nhất khi bạn đặt hàng với nhà cung cấp gọi là “đơn đặt hàng”.