HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 9001:2015

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 9001:2015

Mua hàng trong tiêu chuẩn mới ISO 9001: 2015 , có nhiều yêu cầu khắt khe hơn đối với việc quản lý các nhà cung cấp. Tổ chức phải đảm bảo các quá trình bên ngoài cung cấp sản phẩm, và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu.

Tổng quan về việc quản lý hoạt động theo ISO 9001:2015

ẢNH MINH HỌA
  • Tổ chức phải xác định việc kiểm soát được áp dụng cho các quy trình, sản phẩm và dịch vụ được bên ngoài cung cấp khi:
    • Các sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài được dự kiến đưa vào cho việc cấu thành các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức
    • Các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp trực tiếp cho (các) khách hàng bởi các nhà cung cấp bên ngoài thay mặt cho tổ chức
    • Một quá trình, hay một phần của một quá trình, được cung cấp bởi một nhà cung cấp bên ngoài như là kết quả của một quyết định của tổ chức.
  • Tổ chức phải xác định và áp dụng các chuẩn mực đánh giá, lựa chọn, giám sát kết quả hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp bên ngoài, dựa trên khả năng cung cấp các quá trình hoặc sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu.
  • Tổ chức phải lưu giữ lại thông tin được lập văn bản của các hoạt động này và mọi hành động cần thiết phát sinh từ các đánh giá.
  • Tổ chức phải bảo đảm rằng các chương trình được cung cấp bên ngoài vẫn nằm trong tầm kiểm tra của hệ thống quản lý chất lượng của mình. Khi xác định loại và kiểm tra mức độ được áp dụng đối với công việc cung cấp bên ngoài các quá trình, sản phẩm và dịch vụ, tổ chức phải xem hiệu ứng tiềm năng của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoài cấp cho khả năng của tổ chức trong việc trả lời khách hàng và luật hiện hành một cách quán nhất.

Nội dung

Tại sao phải quản lý hoạt động mua hàng?

  • Mạng lưới chuỗi cung ứng đang mở rộng và phát triển với tốc độ chưa từng có. Đồng thời, các công ty phải đối mặt với áp lực to lớn để nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc tuân thủ của nhà cung cấp.
  • Chất lượng nhà cung cấp kém dẫn đến thiệt hại về danh tiếng, chưa kể đến chi phí lớn cho doanh nghiệp của bạn. Sự chậm trễ của nhà cung cấp có thể đẩy lùi thời hạn sản phẩm của bạn và gây ra chi phí đáng kể trên cơ sở mỗi ngày. 

Các nội dung cần phải có trong quản lý hoạt động mua hàng?

Việc quản lý hoạt động mua hàng cần phải xem xét

Loại hình và mức độ kiểm soát

  • Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài không ảnh hưởng xấu đến khả năng của tổ chức trong việc chuyển giao một cách ổn định sản phẩm và dịch vụ phù hợp đến khác hàng phục vụ phù hợp cho khách hàng của tổ chức.
  • Tổ chức phải:
    • Đảm bảo rằng các qúa trình được cung cấp từ bên ngoài nằm trong phạm vi kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng
    • Xác định các kiểm soát dự định áp dụng đối với nhà cung cấp bên ngoài và các kết quả đầu ra
    • Tiến hành xem xét:
      • Các tác động tiềm ẩn của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài đến khả năng của tổ chức đáp ứng ổn định các yêu cầu khách hàng và các yêu cầu luật định và chế định được áp dụng
      • Hiệu lực của các biện pháp kiểm soát áp dụng đối với các nhà cung cấp bên ngoài
    • Xác định việc kiểm tra xác nhận, hoặc các hoạt động khác, cần thiết để đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ bên ngoài cung cấp đáp ứng các yêu cầu.

Thông tin cho đơn vị cung cấp bên ngoài

  • Tổ chức phải đảm bảo sự đầy đủ của các yêu cầu trước khi truyền đạt đến nhà cung cấp bên ngoài.
  • Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về:
    • Các quá trình, sản phẩm và dịch vụ sẽ được cung cấp
    • Sự phê duyệt:
      • Các sản phẩm và dịch vụ
      • Phương pháp, quy trình và thiết bị
      • Chuyển giao các sản phẩm và dịch vụ
    • Năng lực, bao gồm bất kỳ yêu cầu về trình độ của nhân lực
    • Các hoạt động tương tác của nhà cung cấp bên ngoài với tổ chức
    • Việc kiểm soát và theo dõi kết quả hoạt động của các nhà cung cấp bên ngoài sẽ được tổ chức áp dụng Các hoạt động kiểm tra xác nhận hoặc xác nhận giá trị sử dụng mà tổ chức, hoặc khách hàng của tổ chức, dự định sẽ thực hiện tại các cơ sở của nhà cung cấp bên ngoài

Làm thế nào để có một quy trình mua hàng phù hợp theo ISO 9001:2015?

Để có quy trình hoàn hảo phù hợp theo ISO 9001:2015 thì tổ chức cần thực hiện nhưng bước sau đây:

Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm đã mua

Một yêu cầu quan trọng từ quá trình Thiết kế & Phát triển trong ISO 9001 là đảm bảo rằng các đầu ra của thiết kế cung cấp thông tin thích hợp cho quá trình mua hàng. Đây là điểm khởi đầu quan trọng cho quá trình mua hàng, bởi vì nếu điều này không đúng thì sản phẩm được mua sẽ không đáp ứng được nhu cầu của thiết kế. Ngay cả khi bạn đã loại trừ thiết kế khỏi Hệ thống quản lý chất lượng của mình, bạn vẫn cần đảm bảo rằng thông tin được cung cấp để mua hàng là chính xác và chính xác thông qua việc xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm

Chọn nhà cung cấp & xác định điều khoản

  • Quyền kiểm soát được đặt cho nhà cung cấp
    • Sẽ dựa trên ảnh hưởng của sản phẩm đã mua
    • Đối với quá trình sản xuất và sản phẩm cuối cùng.
  • Ví dụ:
    • Nếu bạn mua một con vít bị hỏng đầu
    • Nhưng bạn sẽ thấy điều này dễ dàng khi lắp ráp
    • Và có thể hoán đổi nó để lấy một con vít tốt
    • Thì việc kiểm soát đối với nhà cung cấp và sản phẩm này không cần phải chặt chẽ.
  • Các nhà cung cấp cần được lựa chọn:
    • Dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của họ
    • Vì vậy một phần của quy trình
    • Là đảm bảo nhà cung cấp có thể cung cấp chất lượng và số lượng các bộ phận. 
    • Các tiêu chí đầy đủ cần phải được thiết lập và lưu giữ hồ sơ
    • Cuối cùng, các điều khoản bán hàng, chẳng hạn như:
      • Giá cả
      • Và ngày giao hàng, cần được thỏa thuận với nhà cung cấp.

Đặt hàng với đầy đủ thông tin mua hàng

  • Thông tin quan trọng nhất khi bạn đặt hàng với nhà cung cấp gọi là “đơn đặt hàng”.
  • Thông tin mua hàng cần:
    • Mô tả sản phẩm được mua
    • Các yêu cầu phê duyệt đối với sản phẩm
    • Thủ tục, quy trình hoặc thiết bị
    • Trình độ của nhân sự; và các yêu cầu về QMS.
  • Nếu bạn yêu cầu sử dụng một bộ phận nào đó của máy móc
    • Đã được xác minh và không đủ kiểu máy thấp
    • Thì điều này cần được thông báo trong thông tin mua hàng.
  • Cần đảm bảo tính đầy đủ các yêu cầu mua hàng trước khi gửi nhà cung cấp.
  • Nếu nhà cung cấp không có đủ thông tin để cung cấp sản phẩm bạn thực sự cần:
    • Thì đó không phải là lỗi của nhà cung cấp.
    • Người mua có trách nhiệm đảm bảo toàn bộ các yêu cầu được chuyển tiếp.

Nhận, xác minh và chuyển tiếp các sản phẩm đã mua sang quy trình tiếp theo

  • Bước cuối cùng quy trình mua hàng liên quan đảm bảo sản phẩm đáp ứng các yêu cầu.  
  • Hoạt động nào được yêu cầu để thực hiện điều này:
    • Là kiểm tra khi nhận hàng, xác nhận của nhà cung cấp
    • Để các bộ phận được chuyển trực tiếp vào kho
    • Hoặc một trong nhiều hoạt động khác
    • Người mua cần xác định những điều này và thực hiện chúng. 
  • Nếu việc kiểm tra diễn ra tại nhà cung cấp
    • Thì thông tin mua hàng cần phải có các thỏa thuận dự kiến ​
    • Và phương pháp chấp nhận sản phẩm. 
  • Điều cuối cùng cần làm sau khi xác minh
    • Là chuyển sản phẩm đã mua được chấp nhận đến quy trình sản xuất/dịch vụ.

Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt hoạt động mua hàng?

  • Lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn
  • Để đảm bảo việc quản lý hoạt động mua hàng một cách tốt nhất
  • Như quản lý bộ phận thu mua, nhân viên thu mua, trưởng phòng
  • Và đặc biệt là giám đốc phê duyệt.

Quản lý hoạt động mua hàng áp dụng như thế nào?

  • Áp dụng cho mọi tổ chức, bất kể quy mô hay ngành nghề. 
  • Hơn một triệu tổ chức từ hơn 160 quốc gia đã áp dụng việc quản lý hoạt động mua hàng
  • Áp dụng cho tất cả các phòng ban

Mẫu kiểm tra đánh giá mua hàng tham khảo.?

  • Các biểu mẫu áp dụng
    • Phiếu yêu cầu nhập vật tư  – phụ kiện: BM01/QT.VT.01
    • Phiếu yêu cầu nhập vật tư: BM02/QT.VT.01
    • Đơn đặt hàng: BM03/QT.VT.01
    • Phiếu đánh giá chọn NCC cũ: BM04/QT.VT.01
    • Danh sách Nhà cung cấp được duyệt: BM05/QT.VT.01
    • Sổ theo dõi nhà cung cấp: BM06/QT.VT.01
  • Mẫu ví dụ về đơn mua hàng tham khảo
MẪU THAM KHẢO

Tóm lược thực hiện việc quản lý mua hàng theo ISO 9001:2015?

  • Nếu việc quản lý mua hàng được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc
  • Thì đảm bảo rằng đúng sản phẩm được đặt hàng và giao đúng thời điểm và không có sai sót
  • Thì khả năng cung cấp sản phẩm/dịch vụ của mình như đã hứa sẽ dễ dàng hơn