HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY THEO YÊU CẦU ISO 9001:2015

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY THEO YÊU CẦU ISO 9001:2015

TỔNG QUÁT VỀ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY THEO YÊU CẦU ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có điều khoản 5.3 Vai trò, Trách nhiệm và Quyền hạn, để đạt được các yêu cầu của điều khoản này thì không quá khó, thực hiện đúng và đủ sẽ giúp làm rõ ràng và liên kết các bộ phận trong tổ chức của bạn, mục đích sẽ tăng tốc độ hoạt động của doanh nghiệp, đẩy mạnh năng suất và giúp đạt được kết quả tốt trong công việc. Trước hết, chúng ta cần tìm hiểu các khái niệm sau:

Vai trò: là hành vi được xác định hoặc mong đợi gắn với một vị trí, chức năng hoặc địa vị cụ thể trong một tổ chức.

Trách nhiệm: Là bổn phận, nghĩa vụ và trách nhiệm giải trình trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ và hoạt động được giao.

Quyền hạn: Quyền lực hoặc quyền kiểm soát, chỉ huy, ra lệnh, ra quyết định, phân công nguồn lực, ủy quyền và đảm bảo tuân thủ các chính sách và thông lệ của công ty.

Trách nhiệm giải trình: có nghĩa là chịu trách nhiệm và chấp nhận hậu quả từ hành động của bạn trong việc đạt được kết quả và chứng minh điều đó cho người khác.

Từ đó, nếu bạn thực sự muốn đạt được các yêu cầu của điều khoản trên thì ít nhất doanh nghiệp của bạn phải ghi lại cấu trúc của tổ chức, tức là thực sự có một Sơ đồ tổ chức chính thức cho công ty của mình, trong đó quy định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi công việc.

Với suy nghĩ đó, làm thế nào để bạn thiết lập sơ đồ tổ chức của công ty theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là câu hỏi bạn phải đặt ra ngay lúc này.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT LẬP SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY THEO ISO 9001:2015?

1. Tại sao phải thiết lập sơ đồ tổ chức

Tất cả nhân viên cần được khuyến khích hiểu trách nhiệm của chính họ và của những người khác trong việc thực hiện và duy trì các quy trình kinh doanh cùng hệ thống quản lý chất lượng. Tất cả các trách nhiệm giải trình, trách nhiệm và quyền hạn phải được nêu trong tài liệu và được thông báo trong toàn tổ chức của bạn. Và điều đó được thể hiện qua sơ đồ tổ chức.

Sơ đồ tổ chức được sử dụng để thể hiện hệ thống phân cấp tổng thể của một doanh nghiệp, thể hiện vai trò, trách nhiệm và quyền hạn, bao gồm chức danh công việc và trách nhiệm báo cáo hoạt động trong hệ thống quản lý chất lượng. Hay nói một cách dễ hiểu giúp nhân viên hiểu, họ ở vị trí này là họ làm gì, lãnh đạo thấy họ có phù hợp với vị trí này không để điều phối, nhân viên phải báo cáo cho ai, ở bộ phận nào, chức vụ nào,…

2. Các nội dung chính cần phải có trong sơ đồ tổ chức

Những nội dung chính cần phải có trong sơ đồ tổ chức đó là:

  • Xây dựng danh sách các nhân sự chủ chốt và mô tả công việc, trách nhiệm của họ
  • Xây dựng sơ đồ tổ chức bằng cách lập thành văn bản và truyền đạt hiệu quả cơ cấu tổ chức đến toàn hệ thống quản lý.

3. Làm thế nào để soạn thảo bảng sơ đồ tổ chức phù hợp theo ISO 9001:2015

Để soạn thảo sơ đồ tổ chức cho công ty cần thực hiện theo quy trình 4 bước:

Bước 1

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập khuôn khổ tổ chức cần thiết để triển khai Hệ thống quản lý. Nó phải xác định cấu trúc, hệ thống phân cấp và các dòng báo cáo. Ngoài ra, (có thể, thông qua sự hỗ trợ của bộ phận Nhân sự), phải đảm bảo rằng các nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tất cả nhân sự được xác định và truyền đạt.

Bước 2

Nhân sự phải rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của họ trong việc đáp ứng các yêu cầu của công ty và các quy định.

Bước 3

Để tất cả nhân viên thừa nhận nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của họ.

Mặc dù tiêu chuẩn này không yêu cầu cụ thể bất kỳ tài liệu nào, điều 4.4.2 yêu cầu rằng trong phạm vi cần thiết, tổ chức phải duy trì các tài liệu và hồ sơ để hỗ trợ Hệ thống quản lý.

Bước 4

Xác định / Cập nhật khung tổ chức.

Sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, thủ tục, hướng dẫn công việc, trách nhiệm,…thường là một số trong nhiều cách mà lãnh đạo cao nhất có thể sử dụng để xác định và lập thành văn bản khung tổ chức cũng như các nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn liên quan.

Đối với mô tả công việc cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Đối với mỗi chức danh công việc đã xác định, tổ chức của bạn nên phát triển một bản mô tả công việc để cung cấp một bản tường thuật về những gì mà vai trò đòi hỏi và để xác định tất cả các nhiệm vụ liên quan. Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm phân công các vai trò và trách nhiệm liên quan (ví dụ: nhiệm vụ được phân bổ cho từng vai trò) và các cơ quan có thẩm quyền (ví dụ: quyền và giao diện được phân bổ trong mỗi vai trò).

Việc phân công các vai trò, trách nhiệm và quyền hạn có liên quan ảnh hưởng đến sự phù hợp trong tổ chức của bạn bao gồm các vai trò của Quản lý cao nhất, Đại diện quản lý, Quản lý tuyến, Quản lý bộ phận, Giám sát, Chủ sở hữu quy trình và Người sử dụng quy trình, v.v. liên quan đến:

1.         Sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (4.3);

2.         Cung cấp kết quả đầu ra của quá trình (4.4.1);

3.         Báo cáo kết quả hoạt động QMS (9.3) và các cơ hội cải tiến (10.3);

4.         Thúc đẩy sự tập trung vào khách hàng (5.1.2);

5.         Duy trì tính toàn vẹn của QMS khi xảy ra các thay đổi (6.3).

Các thỏa thuận để chứng minh rằng các vai trò, trách nhiệm và quyền hạn có liên quan được truyền đạt và hiểu rõ, và bao gồm sơ đồ tổ chức của bạn, bảng tính phân bổ nguồn lực, hồ sơ vai trò, tuyên bố trách nhiệm giải trình, mô tả công việc, ma trận đào tạo và đánh giá kỹ năng, năng lực, trình độ và hiệu quả hoạt động. Mô tả công việc phải bao gồm các tiêu chí sau:

1.         Chức danh của công việc;

2.         Nơi mà vai trò nằm trong nhóm, bộ phận và doanh nghiệp rộng lớn hơn;

3.         Vai trò báo cáo cho ai và các tương tác chính khác;

4.         Các lĩnh vực trách nhiệm chính và các công việc được giao dự kiến;

5.         Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn;

6.         Phạm vi để thăng tiến và thăng tiến;

7.         Giáo dục và đào tạo bắt buộc;

8.         Các kỹ năng mềm và các đặc điểm tính cách cần thiết để trở nên nổi trội;

9.         Yêu cầu về địa điểm và đi lại;

10.       Phạm vi thù lao và lợi ích có sẵn;

11.       Truyền tải văn hóa và bản sắc của tổ chức chúng tôi.

Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình chất lượng của mỗi nhân viên là thành phần không thể thiếu trong bản mô tả công việc tương ứng của họ.

4. Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt sơ đồ tổ chức

Lãnh đạo cao nhất tổ chức phải xem xét tính phù hợp của sơ đồ tổ chức và phê duyệt cơ cấu tổ chức của công ty.

5. Mẫu sơ đồ tổ chức tham khảo

Sơ đồ tổ chức

Kèm theo đó là bảng mô tả công việc chi tiết của từng bộ phận

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CÁC CHỨC DANH

5.1. GIÁM ĐỐC

5.1.1. Hoạch định

  • Phối hợp với Hội đồng Quản trị xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêu dài hạn.
  • Xây dựng các mục tiêu ngắn hạn để thực hiện, tầm nhìn, mục tiêu dài hạn của HĐQT.
  • Xây dựng các chiến lược dài, ngắn hạn để thực hiện mục tiêu.
  • Phối hợp với các bộ phận để xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu cho các bộ phận.

5.1.2.  Quản trị

  • Giám Đốc Công ty là người có trách nhiệm và quyền hạn cao nhất trong mọi hoạt động điều hành, quản trị của Công ty.
  • Xây dựng hệ thống quy trình quy định cấp Công ty và các bộ phận.
  • Đảm bảo hệ thống quản trị được cập nhật và hoạt động hiệu quả.

5.1.3.  Marketing

  • Phối hợp với phòng ban liên quan để xây dựng và đánh giá định kỳ các kênh marketing cho sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
  • Xem xét kế hoạch, mục tiêu marketing dài và ngắn hạn.
  • Định kỳ đánh giá và điều chỉnh kế hoạch, hoạt động marketing.

5.1.4.  Kinh doanh

  • Phối hợp Phòng Thiết kế – Kinh doanh để xây dựng và phát triển các kênh bán hàng cho Công ty.
  • Đánh giá và theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh.

5.1.5.  Quản trị chuỗi cung ứng/mua hàng

  • Phối hợp với Nhà máy để xây dựng tiêu chuẩn, phương pháp nhập, định mức nhập, cách thức lưu trữ hàng hoá.
  • Xem xét và phê duyệt hàng nhập định kỳ.

5.1.6.  Quản trị sản xuất

  • Giao kế hoạch sản xuất định kỳ.
  • Xem xét đánh giá chỉ tiêu chất lượng theo quy định Công ty.
  • Xem xét và đánh giá an toàn lao động và tài sản của Công ty.
  • Phát triển sản phẩm theo định hướng của Công ty.

5.1.7.  Nhân sự

  • Phối hợp với Phòng HCNS để xây dựng kế hoạch nhân sự, nguồn nhân sự dài và ngắn hạn.
  • Phối hợp Phòng HCNS để xây dựng cơ chế lương, khen thưởng phù hợp với chiến lược và mục tiêu của Công ty.

5.1.8.  Tài chính

  • Phối hợp với Giám đốc tài chính và Trưởng các phòng ban xây dựng ngân sách, định mức chi phí.
  • Định kỳ theo dõi kiểm soát và đánh giá, điều chỉnh ngân sách và định mức chi phí.

5.1.9.  Kiểm soát

  • Xây dựng hệ thống kiểm soát hoạt động cho toàn bộ Công ty.
  • Xây dựng bộ máy và tổ chức hệ thống kiểm soát đã được phê duyệt.

5.1.10. Báo cáo

Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện hệ thống báo cáo cho HDQT theo quy định của Công ty.

5.2.    KẾ TOÁN TRƯỞNG

  • Trực tiếp quản lý: Kế toán, Thu mua và HCNS.
  • Tham mưu cho Giám đốc về chế độ, thể lệ quản lý tài chính của Nhà nước kết hợp với tình hình cụ thể doanh nghiệp định ra chế độ quản lý tài chính của Công ty.
  • Lập dự thảo tài chánh đồng thời và thống nhất với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
  • Trên cơ sở kế hoạch đã được xác định và trong phạm vi luật pháp cho phép, tùy theo tính chất của mỗi hoạt động kinh tế mà huy động nguồn vốn thích hợp, sử dụng vốn hợp lý và tiết kiệm kể cả việc đầu tư vào các tài sản tài chính, bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thực hiện với hiệu quả kinh tế cao.
  • Tham gia xây dựng hợp đồng kinh tế với khách hàng đặc biệt là các quy định về các điều kiện tài chánh ghi trong hợp đồng.
  • Kiểm soát nội bộ tình hình hoạt động Công ty, tài chính, hệ thống kế toán công ty đề ra các mục tiêu tài chính hợp lý cho thực tế tình hình doanh nghiệp.
  • Tham mưu cho Giám đốc về các chính sách thuế ban hành áp dụng cho Công ty.
  • Quan hệ với các tổ chức tín dụng ngân hàng để tìm nguồn vốn cho các dự án của Công ty đang thi công. Lập kế hoạch nguồn vốn tương lai để đáp ứng các kế hoạch dự án của Công ty sắp triển khai ký kết.
  • Phân tích cấu trúc & quản lý rủi ro tài chính.
  • Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính; chuẩn bị các báo cáo đặc biệt
  • Dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; lên kế hoạch chi tiêu; phân tích những sai biệt; thực hiện động tác sửa chữa.
  • Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
  • Quản lý nhân sự: tuyển dụng, chấm công, trả lương và quản lý các công việc hành chính của Công ty.
  • Phân tích đầu tư & quản lý danh mục đầu tư (nếu có).
  • Nắm bắt & theo dõi thị trường chứng khoán liên quan đến các hoạt động Công ty (nếu có).
  • Thực hiện công tác mua hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu sản xuất của Công ty.

5.3.    TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT

  • TP Kỹ thuật được Giám đốc phân công phụ trách các công việc liên quan đến lĩnh vực thi công, kỹ thuật.
  • Trực tiếp quản lý và điều hành Phòng Kỹ thuật.
  • Thực hiện các bản vẽ trong hồ sơ đấu thầu
  • Thay mặt Giám đốc làm việc với khách hàng, chủ đầu tư trong quá trình lắp ráp, thi công.
  • Ký các hướng dẫn kỹ thuật, thi công, dự toán vật tư, văn bản liên quan đến bản vẽ kỹ thuật…
  • Được Giám đốc phân công chỉ đạo các nhân viên kỹ thuật thực hiện bản vẽ đúng thiết kế, đúng yêu cầu.
  • Có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra duyệt các bản vẽ kỹ thuật.
  • Tổ chức phối hợp nhân viên kỹ thuật Nhà máy để hoàn thiện các bản vẽ chi tiết.

5.4.    TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH

  • Tham mưu cho Giám đốc về tình hình thị trường tiêu thụ sản phẩm, phân khúc thị trường những sản phẩm của Công ty.
  • Lập kế hoạch kinh doanh.
  • Tìm kiếm, mở rộng thị trường
  • Trực tiếp quản lý và điều hành Phòng Kinh doanh
  • Hỗ trợ Phòng Dự án thi công trong quá trình thi công.
  • Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về doanh số, chỉ tiêu kinh doanh được giao.

5.5.    GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY

  • Giám Đốc Nhà máy được Giám đốc phân công quản lý toán bộ hoạt động tại Nhà máy của Công ty: Sản xuất, QC, Kho, Kỹ thuật, Kế toán vật tư.
  • Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng yêu cầu của Phòng Dự án.
  • Quản lý xuất – nhập tồn nguyên vật liệu, vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm tại Nhà máy.
  • Bảo quản vật tư, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm.
  • Vận chuyển giao hàng đến công trình.
  • Quản lý, bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị tại Nhà máy.
  • Đảm bảo công tác ATLĐ và PCCC tại Nhà máy.

5.5.1  Phó Giám đốc Nhà máy

  • Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Nhà máy về kế hoạch sản xuất, tiến độ và chất luộng sản phẩm.
  • Sắp xếp, bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện công việc.
  • Vận chuyển giao hàng đến công trình.
  • Quản lý, bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị tại Nhà máy.
  • Đảm bảo công tác ATLĐ và PCCC tại Nhà máy.

5.5.2  Trưởng QC

  • Xây dựng, kiểm soát và theo dõi việc thực hiện chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng mà Ban lãnh đạo Công ty đã đề ra.
  • Nghiên cứu các tài liệu chất l¬ượng nội bộ và thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, từ đó đề xuất các yêu cầu sửa đổi tài liệu và các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lư¬ợng.
  • Kiểm soát chất lượng sản phẩm từ vật liệu mua vào cho đến khi sản xuất và giao hàng.
  • Theo dõi, giám sát quá trình sản xuất nhằm duy trì sự ổn định và cải tiến về chất lượng. 
  • Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát về chất lượng đối với nguyên vật liệu đầu vào.
  • Thiết lập và xác nhận tiêu chuẩn nguyên vật liệu đầu vào đối với nhà cung cấp.
  • Theo dõi và đề xuất các kiến nghị đối với nhà cung cấp để duy trì sự ổn định về chất lượng của nguyên vật liệu.
  • Tiến hành kiểm tra, giám sát, đánh giá nhà cung cấp liên quan đến vấn đề chất lượng.
  • Quản lý, hiệu chuận các thiết bị đo lường.

5.5.3  Trưởng Kho

  • Quản lý bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu trong kho một cách tốt nhất. Đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt đến khách hàng và nguyên vật liệu tốt đến các công đoạn sản xuất sau.
  • Lập kế hoạch giao hàng và theo dõi tiến độ giao hàng theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc Nhà máy, hỗ trợ cho các bộ phận khác về công tác vận chuyển, quản lý kho.
  • Thực hiện công tác xuất nhập kho tại Nhà máy.

5.5.4  Nhân viên kỹ thuật

  • Thực hiện việc tiếp nhận, đọc và triển khai bản vẽ chi tiết từ bản vẽ thiết kế của Công ty gửi xuống Nhà máy
  • Triển khai các nội dung từ bản vẽ chi tiết đến các bộ phận trong Nhà máy
  • Phối hợp với Phòng kỹ thuật để hoàn thiện các bản vẽ của Công ty.

TÓM LƯỢC VÀ KHẲNG ĐỊNH YÊU CẦU CỦA VIỆC THIẾT LẬP SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

Định nghĩa về quyền hạn và trách nhiệm tại nơi làm việc là một khía cạnh quan trọng khác của ISO 9001.

Mỗi nhân viên cần biết ai chịu trách nhiệm về các yếu tố khác nhau của hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo việc thực hiện, vận hành và duy trì thành công.

Bạn nên phát triển và cung cấp cho tất cả nhân viên danh sách nhân sự và mô tả công việc, yêu cầu năng lực, trách nhiệm của họ, cùng với sơ đồ tổ chức của nhân viên khi họ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.

Do đó, việc thiết lập sơ đồ tổ chức căn cứ vào các yêu tố vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bộ phận giúp tổ chức vận hành một cách có kế hoạch, giúp nhân viên hiểu và phấn đấu hơn để mang lại thành công nhất định cho mình và doanh nghiệp. Cùng với đó, sơ đồ tổ chức hỗ trợ lãnh đạo quản lí một cách có hệ thống, đạt được năng suất và hiệu quả làm việc hơn.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN SIS CERT ĐỂ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHỨNG NHẬN ISO 9001?

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918 991 146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. Nhất Duy: 0932 321 236

Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518

Ms. Thu Thúy: 0774 416 158

Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com

  • Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,
  • Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh)
  • Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
  • Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO 9001 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý
  • Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về ISO 9001
  • Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
  • Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…