HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN PHÂN TÍCH BỐI CẢNH NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001

Bản sửa đổi năm 2015 của Tiêu chuẩn ISO 14001 sẽ được hoàn thành và một trong những thay đổi quan trọng sẽ là một điều khoản liên quan đến việc xác định “bối cảnh của tổ chức”. Khi bạn nghĩ về nó, đây là một bổ sung hoàn toàn hợp lý và hợp lý, đặc biệt là khi bạn xem xét phạm vi bối cảnh của tổ chức của bạn có thể ảnh hưởng như thế nào đến các thông số và hiệu suất của Hệ thống Quản lý Môi trường (EMS) của bạn và môi trường rộng lớn hơn. Nhưng “bối cảnh của tổ chức” thực sự có nghĩa là gì và làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn thực hiện điều này một cách chính xác thay mặt cho tổ chức của mình?

Chi tiết cụ thể về phân tích bối cảnh của tổ chức

Để tuân thủ ISO 14001:2015 cần chứng minh rằng tổ chức của bạn đang xem xét các vấn đề nội bộ và bên ngoài (bối cảnh) theo định kỳ có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn

Phiên bản năm 2004 của tiêu chuẩn đề cập đến “các bên quan tâm” và định nghĩa họ là “những người hoặc nhóm có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi kết quả hoạt động môi trường của một tổ chức.”  Phiên bản năm 2015 phân biệt giữa những tiêu chuẩn này và bối cảnh của tổ chức. Bối cảnh chung của tổ chức có thể được phân loại là:

Các vấn đề bên ngoài :

• Các điều kiện văn hóa, xã hội, chính trị, luật pháp, tài chính, công nghệ và kinh tế mà công ty hoạt động, cho dù ở cấp độ quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương;
• Khuôn khổ lập pháp mà tổ chức hoạt động bao gồm các yêu cầu luật định, chế định và các hình thức pháp lý khác;
• Các điều kiện môi trường bị ảnh hưởng bởi tổ chức hoặc có ảnh hưởng đến tổ chức (ví dụ như thay đổi khí hậu, chất lượng không khí, chất lượng nước hoặc ô nhiễm đất);
• Điều kiện cạnh tranh và thị trường;
• Các động lực và xu hướng chính có liên quan đến ngành hoặc lĩnh vực mà tổ chức hoạt động.

Các vấn đề nội bộ :

• Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức và bản chất của các hoạt động được tiến hành;
• Định hướng chiến lược của tổ chức, các chính sách và mục tiêu của tổ chức;
• Cơ cấu và quản trị tổ chức, vai trò và trách nhiệm giải trình;
• Khả năng và năng lực của tổ chức về nguồn lực, kiến ​​thức và năng lực (ví dụ: vốn, năng lực của nhân viên, quy trình, hệ thống và công nghệ);
• Hệ thống thông tin: các luồng thông tin và quá trình ra quyết định (cả chính thức và không chính thức) và khung thời gian mà chúng được hoàn thành;
• Quy trình giới thiệu sản phẩm, vật liệu, dịch vụ, công cụ, phần mềm, mặt bằng và thiết bị mới;
• Phong cách tổ chức và văn hóa của tổ chức;
• Hình thức và mức độ của các mối quan hệ hợp đồng, bao gồm cả các hoạt động thuê ngoài;

Bối cảnh môi trường: tất cả các khía cạnh môi trường khác có thể dễ bị ảnh hưởng bởi kết quả hoạt động môi trường của tổ chức bạn

Sau đó, kỳ vọng của các bên quan tâm có thể bao gồm các yêu cầu pháp lý và bắt buộc và cả kỳ vọng của nhà đầu tư, kỳ vọng của khách hàng và hợp đồng, bất kỳ kỳ vọng nào khác của cộng đồng địa phương, v.v. Luôn luôn là một thông lệ tốt để ghi lại những điều đã được tổ chức của bạn thông qua, để đảm bảo bạn có thể nhận ra và đo lường so với các mục tiêu mà bạn đã đặt ra.

Do đó, chúng ta có thể hình dung tầm quan trọng của việc có nhận thức tốt về bối cảnh của tổ chức của chúng ta để đảm bảo rằng chúng ta không chỉ đáp ứng các mục tiêu và mong đợi về môi trường mà còn có nền tảng để đảm bảo rằng chúng ta nhận thức được việc làm hài lòng tất cả các bên bên ngoài và chuẩn bị cho Tương lai. Như mọi khi, điều này có thể thay đổi giữa các khu vực và tùy thuộc vào lĩnh vực mà tổ chức của bạn hoạt động. 

Tại sao phải thực hiện phân tích bối cảnh

Một cách đơn giản để xem EMS của bạn theo tiêu chuẩn 14001: 2004 là suy nghĩ về những khía cạnh và hành động nào có thể được xem xét để giảm bớt tác động của tổ chức bạn đối với môi trường. Cách tiếp cận đó là cực kỳ một chiều, đó là điều mà ISO 14001:2015 mới tìm cách cải thiện. Bằng cách xem xét bối cảnh của tổ chức của bạn, bạn phải nghĩ đến tất cả các hậu quả trực tiếp và gián tiếp, các yêu cầu pháp lý và tất cả các ảnh hưởng đối với các bên liên quan mà kết quả EMS của bạn sẽ có. Nói cách khác, để chuẩn bị cho việc tuân thủ ISO 14001: 2015, bạn sẽ cần phải có “cái nhìn từ trên cao” về kếtq quả môi trường của tổ chức của bạn và xác định chính xác những người ảnh hưởng đến, và do đó, những gì có thể được xác định để giảm thiểu và cải thiện. 

Điều khoản cụ thể cho bối cảnh của tổ chức được xây dựng rõ ràng để đảm bảo rằng mỗi tổ chức cá nhân xem xét tất cả các yếu tố bên ngoài, bên trong và các yếu tố liên quan khi định hình phạm vi và mục tiêu cho EMS của riêng mình. Trong thời đại ngày nay, việc trả tiền dịch vụ môi trường là điều đúng đắn và một đánh giá viên giờ đây sẽ cần bằng chứng rằng bối cảnh của tổ chức đã được xác định hoàn toàn với ý kiến đóng góp từ đội ngũ lãnh đạo cao nhất. Sau đó, và chỉ khi đó, các khía cạnh và chiến lược môi trường mới có thể được xác định để đảm bảo việc cung cấp và duy trì các mục tiêu kết quả – những mục tiêu này sẽ được làm tròn hơn đáng kể do kết quả của quá trình này, vì lợi ích của tất cả mọi người, cho dù bên ngoài, bên trong hay chính môi trường.

Các nội dung chính cần phải có trong phân tích bối cảnh của tổ chức

Tổ chức cần xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến đích mục của mình và ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của môi trường quản lý hệ thống của mình. Các vấn đề như vậy phải bao gồm các môi trường điều kiện được hưởng ảnh hưởng hoặc có ảnh hưởng đến tổ chức.

• Ở đây được xác định có nghĩa là để tìm ra hoặc thiết lập.
• Mục đích của tổ chức có thể được hiển thị thông qua các tuyên bố như tầm nhìn, sứ mệnh, chính sách và mục tiêu cải tiến của tổ chức.
• Thuật ngữ “kết quả dự kiến” có nghĩa là tổ chức dự kiến đạt được những gì bằng cách thực hiện EMS của mình, bao gồm các tối thiểu:
• Nâng cao kết quả quản lý môi trường,
• Tuân thủ các nghĩa vụ cần tuân thủ,
• Hoàn thành mục tiêu môi trường và
• Bảo vệ môi trường.
• Môi trường điều kiện có thể được định nghĩa là “trạng thái hoặc đặc tính của môi trường được xác định tại một điểm nhất định.” Môi trường điều kiện có thể bao gồm: khí hậu, chất lượng không khí, chất lượng nước và tính năng có sẵn, và các điểm đặc biệt sử dụng đất của một địa điểm, ô nhiễm mức độ, ô nhiễm và suy thoái môi trường, thiên nhiên tài nguyên có sẵn và sinh học đa dạng, có thể ảnh hưởng đến tổ chức hoặc ảnh hưởng bởi tổ chức.
• Vấn đề là các điểm đặc biệt bên trong hoặc bên ngoài có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu điểm đến cách tổ chức quản lý môi trường và khả năng của tổ chức để đạt được kết quả của dự án EMS.
• Bên ngoài các vấn đề có thể bao gồm địa phương môi trường điều kiện, khu vực và toàn yêu cầu, quan điểm hoặc thiết lập trường của các bên trong quan tâm, hoặc các văn bản hóa yếu tố, xã hội, chính trị, pháp luật, quy định, tài chính, công nghệ và bên ngoài kinh tế.
• Các nội dung vấn đề có thể bao gồm kết hợp mức độ và sự hỗ trợ của ban lãnh đạo, tiền cảnh tranh và sự có sẵn của các nguồn lực, bao gồm các kiến thức, tổ chức và hệ thống quy trình, và bản chất của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, định hướng chiến lược của tổ chức và công ty văn hóa.

Làm thế nào để soạn thảo phê duyệt bối cảnh của tổ chức

Nhiều công ty sử dụng những gì được gọi là một phân tích SWOT để giúp họ xác định ‘bối cảnh của họ’ 

Phân tích SWOT kiểm tra bốn yếu tố:

• Strengths (Điểm mạnh) : Các thuộc tính và nguồn lực bên trong hỗ trợ một kết quả thành công.
• Weaknesses (Điểm yếu) : Các thuộc tính và nguồn lực bên trong hoạt động chống lại kết quả thành công.
• Opportunities (Cơ hội) : Các yếu tố bên ngoài mà đơn vị có thể tận dụng hoặc sử dụng để làm lợi thế của mình.
• Threats (Đe doạ) : Các yếu tố bên ngoài có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của tổ chức.

 Hoặc doanh nghiệp sẽ sử dụng sử dụng phân tích PESTEL

Phân tích PESTEL hoặc gần đây có tên PESTELE là một khuôn khổ hoặc công cụ được các nhà tiếp thị sử dụng để phân tích và giám sát các yếu tố môi trường vĩ mô (môi trường tiếp thị bên ngoài) có tác động đến một tổ chức. Kết quả được sử dụng để xác định các mối đe dọa và điểm yếu được sử dụng trong phân tích SWOT

PESTEL là viết tắt của:

• P (Political) – Chính trị
• E (Economic) – Kinh tế
• S (Social) – Xã hội
• T (Technological) – Công nghệ
• E ( E n environmental) – Môi trường
• L (L egal)- Pháp lý

 Họ sẽ giúp bạn cân nhắc các vấn đề. Một số yếu tố và yêu cầu của các bên liên quan sẽ có nhiều tác động hơn những yếu tố khác đến EMS dự kiến.

Trách nhiệm soạn thảo phê duyệt phân tích bối cảnh 

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập một bối cảnh phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và quan trọng nhất, chính sách này phải hỗ trợ cho định hướng chiến lược của tổ chức.

Nó cũng phải cung cấp một khuôn khổ cho việc thiết lập và xem xét các chính sách, bao gồm các cam kết để đáp ứng mọi yêu cầu hiện hành và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường.

Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm thực hiện và duy trì phân tích bối cảnh

Mẫu phân tích bối cảnh theo tiêu chuẩn ISO 14001 tham khảo

Mẫu bảng phân tích bối cảnh bên ngoài

Tóm lược khẳng định yêu cầu của thiết lập bối cảnh theo tiêu chuẩn ISO 14001

Tiêu chuẩn 14001 hy vọng bạn hiểu bối cảnh của tổ chức trong EMS của bạn. Các bối cảnh bao gồm ảnh hưởng xác định các yếu tố khác nhau về tổ chức và cách thức chúng ảnh hưởng đến EMS; văn hóa của công ty, mục tiêu và mục tiêu, độ phức tạp của sản phẩm, luồng quy trình và thông tin. Nó cũng yêu cầu phản ánh quy mô của tổ chức, thị trường của tổ chức và cách họ xác định khách hàng và các bên quan tâm khác. Nó cũng sử dụng bối cảnh như một cách để phát hiện rủi ro và cơ hội cũng như cách nó ảnh hưởng đến EMS.

Xin lưu ý rằng một số văn bản nhất định từ tiêu chuẩn ISO 14001 chỉ được sử dụng cho mục đích hướng dẫn. 

Tại sao nên thực hiện phân tích bối cảnh tại SISCERT cho tổ chức, doanh nghiệp bạn?

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

Đại diện Việt Nam: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918991146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. NHẤT DUY: 0932321236

Ms. QUỲNH NHƯ: 0827796518

Ms. THÚY: 0774416158

Email: info@isosig.com Website: www.isosig.com

Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm, Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar ( Mỹ) hoặc IRCA ( Anh). Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất

Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu về tiêu chuẩn ISO 14001 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý. Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về tiêu chuẩn ISO 14001. Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.

Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…