Một trong những phần quan trọng của việc quản lý EMS (Hệ thống Quản lý môi trường) được chứng nhận ISO 14001 là quản lý và ghi lại sự thay đổi. Thay đổi sẽ xảy ra trong suốt vòng đời của EMS của bạn, cho dù đó là thông qua luật mới, thay đổi trong luật hiện hành hoặc các dự án và sáng kiến mới được thiết lập và thực hiện để thúc đẩy hiệu suất được cải thiện so với các mục tiêu đã đề ra của bạn. Vì vậy, mặc dù thay đổi là quan trọng để đảm bảo EMS của bạn hoạt động và cuối cùng đạt được cải tiến liên tục, nhưng điều quan trọng là tất cả các thay đổi được lưu lại chính xác trong hệ thống quản lý môi trường EMS của bạn vì lợi ích của việc triển khai hiệu quả EMS. Vì vậy, những yếu tố cần thiết nào thúc đẩy sự thay đổi này, và những yếu tố nào chúng ta nên xem xét khi quyết định làm thế nào để ghi lại bằng chứng về sự thay đổi?
Mục lục
KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001 LÀ GÌ?
Quản lý hay kiểm soát sự thay đổi là một cách có hệ thống để xử lý các thay đổi trong tổ chức nhằm đối phó hiệu quả với sự thay đổi đó và tận dụng các cơ hội có thể có. Nó liên quan đến việc thích ứng với sự thay đổi, kiểm soát sự thay đổi và tạo ra sự thay đổi mới.
Quản lý sự thay đổi là một phần quan trọng của việc duy trì hệ thống quản lý môi trường để đảm bảo hệ thống này đạt được các kết quả dự kiến một cách liên tục.
Quản lý sự thay đổi được giải quyết theo nhiều yêu cầu của ISO 14001, bao gồm:
- Duy trì hệ thống quản lý môi trường (xem 4.4),
- Các khía cạnh môi trường (xem 6.1.2.a),
- Thông tin liên lạc nội bộ (xem 7.4.2.a),
- Kiểm soát vận hành (xem 8.1),
- Chương trình đánh giá nội bộ(9.2.2)
- Đánh giá của ban quản lý (xem 9.3), và
- Các hành động khắc phục (xem 10.2.e).
TẠI SAO PHẢI KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI THEO ISO 14001
Vì thay đổi là một phần của hoạt động kinh doanh hiện đại, nên việc kiểm soát sự thay đổi ảnh hưởng đến EMS của bạn có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình một cách lâu dài. Các tổ chức đứng đầu kiểm soát quá trình và tổ chức là một cách tuyệt vời để đạt được các mục tiêu đã đặt ra cho EMS. Không làm như vậy có thể dẫn đến sản phẩm không nhất quán, tác động tiêu cực đến môi trường không cần thiết và không tuân thủ luật pháp, tất cả đều có thể gây tốn kém về tài chính và danh tiếng. Quản lý sự thay đổi trong EMS của bạn và đảm bảo tổ chức của bạn và môi trường được hưởng lợi tương ứng.
CÁC NỘI DUNG CHÍNH CẦN PHẢI CÓ TRONG VIỆC KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Dưới đây là các điều khoản về các thay đổi đối với EMS:
4.4 Hệ thống quản lý môi trường
Để đạt được các kết quả dự kiến, bao gồm cả việc nâng cao kết quả hoạt động về môi trường, tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường. Quản lý sự thay đổi là cần thiết để duy trì đầy đủ EMS.
6.1.2 Các khía cạnh môi trường
Khi xác định các khía cạnh môi trường, tổ chức phải tính đến:
a) thay đổi , bao gồm các phát triển đã được lên kế hoạch hoặc mới, và các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ mới hoặc sửa đổi.
7.4.2 Giao tiếp nội bộ
Tổ chức phải:
a) thông báo nội bộ thông tin liên quan đến EMS giữa các cấp và chức năng khác nhau của tổ chức, bao gồm cả những thay đổi đối với EMS, nếu thích hợp;
8.1 Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động
Tổ chức phải kiểm soát những thay đổi theo kế hoạch và xem xét hậu quả của những thay đổi ngoài ý muốn , thực hiện hành động để giảm thiểu mọi tác động bất lợi, nếu cần.
9.2.2 Chương trình đánh giá nội bộ
Khi thiết lập chương trình đánh giá nội bộ, tổ chức phải xem xét tầm quan trọng về môi trường của các quá trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó.
9.3 Xem xét của ban giám đốc
Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc xem xét
b) những thay đổi trong:
1) các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến EMS;
2) nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm, bao gồm cả các nghĩa vụ tuân thủ;
3) các khía cạnh môi trường quan trọng của nó;
4) rủi ro và cơ hội.
Đầu ra của việc xem xét của ban quản lý phải bao gồm các quyết định liên quan đến bất kỳ nhu cầu thay đổi nào đối với EMS, bao gồm cả các nguồn lực;
10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục
Khi xảy ra sự không phù hợp,tổ chức phải:
e) thực hiện các thay đổi đối với EMS, nếu cần.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ SOẠN THẢO BẢNG KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI THEO ISO 14001
Kiểm soát phiên bản là rất quan trọng để đảm bảo thông tin tài liệu của bạn là chính xác và được thay đổi vào thời điểm thích hợp. Tuy nhiên, có một số phương pháp khác mà các tổ chức lớn có thể sử dụng để lưu giữ hồ sơ chính xác về sự thay đổi trong môi trường kinh doanh chuyển động nhanh:
- Tạo nhật ký thay đổi EMS : Đây có thể là một cách rất hiệu quả để nắm bắt “tiêu đề” của một thay đổi đối với bất kỳ thứ gì trong EMS của bạn. Liệt kê bất kỳ thay đổi lớn nào cần được thực hiện và, ví dụ, mức độ giao tiếp cần thiết để công khai thay đổi đó, có thể là một điều tích cực. Nó cũng có thể được hỗ trợ rất nhiều trong quá trình đánh giá nội bộ và bên ngoài, nơi đánh giá viên có thể minh họa bằng chứng về việc quản lý sự thay đổi.
- Tạo nhật ký EMS : Điều này tương tự như nhật ký thay đổi, nhưng bạn có thể tạo nhật ký trên EMS để nhắc nhở bạn về những ngày quan trọng trong tương lai – ngày đánh giá rủi ro và kiểm tra – và cũng ghi lại những thay đổi đã xảy ra trong quá khứ. Nhiều đại diện và nhà quản lý EMS thích phương pháp này hơn là nhật ký thay đổi, vì nó có cả yếu tố chủ động và phản ứng, đồng thời khuyến khích lập kế hoạch trong tương lai.
Các Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 tiêu chuẩn đề cập đến “thay đổi” nhiều lần, cụ thể như là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý EMS theo cách như vậy mà kết quả dự kiến có thể đạt được. Tiêu chuẩn đề cập rằng việc quản lý sự thay đổi này có thể bao gồm việc quản lý các nhà cung cấp, nhân viên, nhà cung cấp bên ngoài hoặc các nghĩa vụ tuân thủ bằng ví dụ. Vì vậy, chúng ta có thể thấy rằng có một số lý do chính đáng để ghi lại sự thay đổi, nhưng có bất kỳ yếu tố nào khác mà chúng ta phải tính đến khi xem xét yếu tố này không? Hãy để chúng tôi xem xét chi tiết hơn:
- Những thay đổi về luật pháp : Đây là những thay đổi về ngày tháng cụ thể và những thay đổi cần được ghi lại và thực hiện kịp thời. Nếu tổ chức của bạn không tuân thủ luật pháp, tổ chức đó có thể bị phạt hoặc đối mặt với sự công khai tiêu cực, vì vậy điều quan trọng là các thay đổi về bản chất này phải được ghi lại một cách chính xác.
- Thay đổi đối với chi tiết nhà cung cấp: Những thay đổi thuộc loại này cũng rất quan trọng về mặt thời gian. Nếu hoàn cảnh của nhà cung cấp hoặc đối tác sản xuất thay đổi, thì điều quan trọng là mọi thay đổi phải được biết ngay lập tức để đưa ra các quyết định mua hàng và sản xuất quan trọng. Ví dụ: nếu chứng chỉ ISO 14001 của đối tác sản xuất hết hạn, bạn có thể không muốn sử dụng chúng nữa – loại thay đổi này rất quan trọng về mặt thời gian và phải được ghi lại chính xác.
- Kiểm soát hoạt động và thay đổi quy trình: Đây là những điều rất quan trọng theo quan điểm nhất quán nội bộ và chất lượng sản phẩm / dịch vụ. Khi các thay đổi cần được thực hiện ảnh hưởng đến cách sản phẩm hoặc dịch vụ được phân phối, điều quan trọng là chúng phải kịp thời và chính xác. Chi tiết về những thay đổi phải được ghi lại trong bản báo cáo công việc hoặc tài liệu quy trình của bạn, và đừng quên rằng những thay đổi này cần được nhân viên của bạn truyền đạt và thừa nhận đúng cách để đảm bảo những thay đổi được hiểu, thực hiện đúng và sau đó được lặp lại một cách nhất quán. .
- Kiểm soát hồ sơ: Như đã đề cập ở trên, bất kì tài liệu nào bạn có cần cần phải được kiểm soát và thay đổi cho phù hợp cả về tính chính xác của nhân viên và quy trình cũng như để chứng minh trong các trường hợp kiểm toán rằng bạn có quyền kiểm soát thích hợp đối với thông tin tài liệu của mình.
TRÁCH NHIỆM SOẠN THẢO PHÊ DUYỆT
Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập bảng kiểm soát phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và quan trọng nhất, chính sách này phải hỗ trợ cho định hướng chiến lược của tổ chức.
Nó cũng phải cung cấp một khuôn khổ cho việc thiết lập và xem xét các chính sách, bao gồm các cam kết để đáp ứng mọi yêu cầu hiện hành và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường.
Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm thực hiện và duy trì kiểm soát sự thay đổi
TÓM LƯỢC VÀ KHẲNG ĐỊNH YÊU CẦU CỦA KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI
Bất cứ khi nào chúng ta thấy rằng tiêu chuẩn yêu cầu duy trì một quy trình, thường là ngoài việc thiết lập và thực hiện quy trình, còn có một yếu tố kích hoạt để quản lý thay đổi. Kết quả của việc duy trì một quá trình có nghĩa là một quá trình sẽ yêu cầu một sự thay đổi.
Một số kích hoạt sẽ dẫn đến thay đổi quy trình là:
- Thay đổi các khía cạnh môi trường,
- Thay đổi đối với các nghĩa vụ tuân thủ,
- Thay đổi đối với các điều khiển.
Chúng tôi cần liên tục theo dõi các trường hợp thay đổi này và đảm bảo rằng bản thân EMS cũng được thay đổi.
SIS CERT giúp bạn đạt chứng nhận ISO 10002:2018 như thế nào?
SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India.
Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.
ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT
Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0918991146
Liên hệ nhân viên kinh doanh:
Mr. Nhất Duy: 0932321236
Ms. Quỳnh Như: 0827796518
Ms. THÚY: 0774416158
Email: info@isosig.com
Website: www.isosig.com
Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,
Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar ( Mỹ) hoặc IRCA ( Anh)
Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO 14001 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý
Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về ISO 14001
Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…
