Trách nhiệm và quyền hạn – Nếu tổ chức của bạn có EMS (Hệ thống Quản lý Môi trường) được chứng nhận theo ISO 14001: 2015 tiêu chuẩn, bạn sẽ biết rằng có một số vai trò và trách nhiệm chính cần được phân bổ và hoàn thành thành công trong cả việc thiết lập và vận hành EMS. Các vai trò và trách nhiệm này sẽ phản ánh các cấp lãnh đạo khác nhau, tình trạng nội bộ công ty, năng lực và sự tham gia vào quá trình vận hành hàng ngày của EMS và trong một số trường hợp, thậm chí có thể có trách nhiệm báo cáo với phương tiện truyền thông hoặc chính phủ, tùy thuộc vào phạm vi, quy mô và lĩnh vực của tổ chức của bạn

Tổng quan về thiết lập trách nhiệm và quyền hạn theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015?

• Việc thiết lập, thực hiện và duy trì thành công hệ thống quản lý môi trường, cũng như việc cải thiện hoạt động môi trường, phụ thuộc vào cách lãnh đạo cao nhất quy định và phân bổ trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức.
• Lãnh đạo cao nhất nên phân công đại diện hoặc chức năng có đủ quyền hạn, nhận thức, khả năng và nguồn lực để:
  • Đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường được thiết lập, thực hiện và duy trì ở tất cả các cấp áp dụng của tổ chức;
  • Báo cáo hệ thống quản lý môi trường cho lãnh đạo cao nhất, bao gồm hiệu suất môi trường và cơ hội cải tiến. 

• Các trách nhiệm và quyền hạn này có thể được kết hợp với các chức năng hoặc trách nhiệm khác.
• Khi thích hợp, lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức và có tác động đến hệ thống quản lý môi trường được quy định cụ thể và thông báo trong tổ chức để đảm bảo việc thực hiện hiệu quả hệ thống quản lý môi trường . 
• Trách nhiệm của hệ thống quản lý môi trường không chỉ giới hạn ở các chức năng môi trường mà còn có thể bao gồm các chức năng khác trong tổ chức, chẳng hạn như thiết kế, mua sắm, kỹ thuật hoặc chất lượng. 
• Các nguồn lực do lãnh đạo cao nhất cung cấp phải có khả năng thực hiện các trách nhiệm được giao. Khi cơ cấu của tổ chức thay đổi

Nội dung

Tại sao phải thiết lập trách nhiệm và quyền hạn?

• Về cơ bản, mỗi tổ chức phải tự phân tích các yêu cầu của mình và quyết định cách thức giao các vai trò và trách nhiệm chính.
• Do đó, điều quan trọng là chúng ta đã xem xét những điều cơ bản trong bài viết trước: Xác định bối cảnh của tổ chức trong ISO 14001 được xem xét cẩn thận, vì yếu tố này có thể giúp bạn xem xét liệu bạn cần một người, nhiều người hay toàn bộ nhóm để giúp bạn vận hành EMS hàng ngày.
• Ví dụ: nhiều tổ chức thiết kế hoặc tiếp thị có thể muốn thuê một nhà tư vấn và phụ thuộc vào người đó, vì họ không có bất kỳ ai có kỹ năng cụ thể để quản lý EMS. Ngược lại, các tổ chức sản xuất có sẵn một người với kiến thức và kỹ năng chính xác là điều bình thường.. Dù bạn chọn gì, việc ủy ​​quyền những trách nhiệm này sẽ là một trong những yếu tố quan trọng nhất của EMS được chứng nhận ISO 14001 của bạn; nếu bạn chọn nhầm người không có kỹ năng chủ chốt, hiệu suất EMS của bạn sẽ bị ảnh hưởng theo. Chọn cấu trúc chính xác và chỉ định các vai trò và trách nhiệm chính của bạn một cách siêng năng, EMS của bạn và môi trường sẽ được hưởng lợi.

Các nội dung chính cần phải có trong việc thiết lập trách nhiệm và quyền hạn?

• Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng:
  • Đối với các vai trò liên quan trong hệ thống quản lý môi trường được phân công
  • Và truyền đạt ở tất cả các cấp trong tổ chức
  • Và được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản.

• Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm cuối cùng về hệ thống quản lý môi trường
• Ngay cả khi các quyết định hàng ngày liên quan đến hoạt động môi trường được giao cho người khác.
• Điều gì được giao và cho ai, cần được thông báo rõ ràng
• Và rõ ràng để mọi người hiểu ai chịu trách nhiệm về việc gì.
• Lãnh đạo cao nhất nên giao trách nhiệm và quyền hạn cho:
  • Đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường phù hợp với các yêu cầu của ISO 14001;
  • Báo cáo về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường cho lãnh đạo cao nhất.

• Vì nguồn lực có thể bị hạn chế
• Nên cần tìm kiếm các cơ hội để lồng ghép các trách nhiệm
• Về môi trường trong các chức năng hiện có của tổ chức.
• Nếu các hệ thống quản lý khác đã được áp dụng, chẳng hạn như:
  • OH&S, chất lượng hoặc năng lượng,
  • Sự hiệp lực có thể tồn tại khi có những vai trò và trách nhiệm tương tự.
  • Điều này sẽ nâng cao quyền sở hữu về quản lý môi trường trong toàn tổ chức
  • Và có khả năng tạo ra hiệu quả.

• Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng
  • Đối với các vai trò liên quan được phân công và truyền đạt trong tổ chức.
  • Lãnh đạo cao nhất cần phân công để đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này, bao gồm cả việc báo cáo kết quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường.
  • Lãnh đạo cao nhất nên phân công để đảm bảo EMS được duy trì.

Những câu hỏi để thiết lập trách nhiệm và quyền hạn phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015?

• Đã được giao để đảm bảo EMS phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 chưa?
• (Những) người chịu trách nhiệm đảm bảo EMS tuân theo tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 có biết và hiểu vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của họ không?
• Trách nhiệm và quyền hạn đối với vai trò đã được truyền đạt cho họ như thế nào?
• Trách nhiệm và quyền hạn đã được giao cho việc báo cáo kết quả hoạt động của EMS cho lãnh đạo cao nhất chưa?
• (Những) người chịu trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động của EMS cho lãnh đạo cao nhất có biết và hiểu vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của họ không?
• Trách nhiệm và quyền hạn đối với vai trò đã được truyền đạt cho họ như thế nào?

Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt thiết lập trách nhiệm và quyền hạn?

• Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng
• Đối với vị trí có liên quan được phân công và trao đổi trong toàn bộ tổ chức.
  • Quản lý ở tất cả các cấp trong tổ chức, bao gồm cả quản lý cao nhất;
  • Các ủy ban môi trường / đội môi trường;
  • Người vận hành quy trình và lực lượng lao động nói chung;
  • Những nhà thầu chủ quản;
  • Những người chịu trách nhiệm đào tạo về môi trường;
  • Những người chịu trách nhiệm vận hành và bảo trì thiết bị;
  • Những người chịu trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất;
  • Nhân viên có bằng cấp về môi trường hoặc các chuyên gia Môi trường khác trong tổ chức.

Thực hiện thiết lập trách nhiệm và quyền hạn được phổ biến áp dụng như thế nào?

• ISO 14001 yêu cầu của tất cả những người thực hiện nhiệm vụ
• Thuộc hệ thống quản lý môi trường phải được lập thành văn bản.
• Chúng có thể được mô tả và bao gồm trong:
  • Quy trình hệ thống quản lý môi trường;
  • Quy trình vận hành và bản đồ quy trình
  • Mô tả dự án và / hoặc nhiệm vụ
  • Mô tả công việc
  • Các gói đào tạo cảm ứng.

Mẫu thiết lập trách nhiệm và quyền hạn tham khảo?

Mẫu ví dụ phân công trách nhiệm

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thiết lập trách nhiệm và quyền hạn theo ISO 14001:2015?

• Cần quan tâm đến việc làm rõ trách nhiệm ở các giao diện giữa các chức năng khác nhau
• Ví dụ
  • Giữa các bộ phận
  • Giữa các cấp quản lý khác nhau
  • Giữa các nhân viên
  • Giữa tổ chức với nhà thầu
  • Giữa tổ chức với các tổ chức bên ngoài.