Tuyển dụng – quản lý tuyển dụng được xây dựng và ban hành với mục đích quy định các bước thực hiện công việc tuyển dụng theo một trình tự thống nhất, nhằm đảm bảo đáp ứng được nhu cầu về nguồn nhân lực cho Công ty.

Tổng quan về việc thực hiện quản lý tuyển dụng theo ISO 9001:2015

•  Xác định những nguồn lực nào cần thiết để phát triển, thực hiện, duy trì và cải thiện QMS của bạn
  • Đánh giá khả năng và hạn chế của các nguồn lực nội bộ hiện có
  • Xác định những nguồn lực nào cần lấy từ các nguồn bên ngoài

• Có đủ nguồn lực là rất quan trọng (vì nhiều tổ chức rơi vào tình trạng không phù hợp QMS do sử dụng không đủ hoặc không đúng nguồn lực) để đảm bảo sản phẩm phù hợp & đáp ứng yêu cầu của khách hàng – ví dụ: có đủ nhân sự, vật liệu và thiết bị để đảm bảo sản xuất và cung cấp sản phẩm kịp thời & dịch vụ.
• Mặc dù ISO 9001 không yêu cầu cụ thể các kế hoạch chiến lược & kinh doanh, trở lại trong điều khoản 4, chúng tôi đã chỉ ra tính hữu ích của việc lập kế hoạch đó trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược và thành công kinh doanh lâu dài. Quản lý nguồn lực phải là một phần quan trọng của việc lập kế hoạch như vậy. Đây là một chủ đề rất lớn và có rất nhiều thông tin về nó trên thị trường (ví dụ: ISO 55000). Tôi sẽ chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan để đáp ứng các yêu cầu của điều 7.1 và tiêu chuẩn ISO 9001.
• Là một phần của kế hoạch chiến lược, lãnh đạo cao nhất phải quyết định những nguồn lực mà họ phải phát triển, có được hoặc thuê ngoài để có thể cạnh tranh.
• Để đảm bảo rằng các nguồn lực (như thiết bị, phương tiện, vật liệu, năng lượng, kiến ​​thức, tài chính và con người) được sử dụng hiệu quả và hiệu quả, cần phải có các quy trình QMS để cung cấp, phân bổ, giám sát, đánh giá, tối ưu hóa, duy trì và bảo vệ những tài nguyên đó.

Nội dung

Tại sao phải thực hiện quản lý tuyển dụng?

• Nguồn nhân lực là thành phần quan trọng của tổng thể các nguồn lực cần thiết để vận hành một tổ chức. 
• Chúng ta có thể định nghĩa nó là nhân viên (lao động) nhân viên và vận hành công việc kinh doanh của một tổ chức. 
• Họ cung cấp giá trị cho tổ chức thông qua năng lực tập thể, kiến ​​thức, kỹ năng, sự sáng tạo và đổi mới của họ.
• Là một phần của kế hoạch chiến lược, các tổ chức phải theo dõi và đánh giá các điều kiện kinh tế và thị trường để xác định dự báo bán hàng hàng năm của mình. Điều này sẽ giúp nó xác định nhu cầu về yêu cầu lao động cho QMS & quy trình kinh doanh của mình.
• Từ phía cung, có thể đánh giá chính xác tình trạng sẵn có của lao động là rất quan trọng. Tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt lao động có thể xảy ra nếu lực lượng lao động (số lượng nhân viên) không phù hợp với cơ sở hạ tầng tổ chức hiện tại và các yêu cầu về QMS để đáp ứng dự báo bán hàng của nó. Thời kỳ thất nghiệp thấp và cao cũng có thể dẫn đến thiếu hụt hoặc dư thừa lao động.

Quy trình tuyển dụng hoàn hảo phù hợp theo ISO 9001:2015?

Lập yêu cầu tuyển dụng

Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự để thay thế, tuyển mới bổ sung thì Ban Giám đốc lập “Phiếu yêu cầu tyển dụng nhân sự” gửi về phòng HCNS yêu cầu thực hiện.

Kiểm tra, xem xét tuyển dụng

• Phòng HCNS kiểm tra, xem xét dựa vào nhu cầu tuyển dụng để đối chiếu với định biên nhân sự, số lượng nhân sự hiện tại, khối lượng công việc, kế hoạch kinh doanh và phát triển của Công ty, nếu:
  • Không hợp lý: phản hồi cho phòng ban yêu cầu để điều chỉnh hay kết thúc.
  • Hợp lý: Phòng HCNS sẽ tiến hành rà soát nguồn lực nội bộ để xem xét: kiêm nhiệm, điều chuyển nội bộ hay tuyển dụng mới. Sau đó trình ban GĐ phê duyệt.

Phê duyệt

• Ban GĐ  xem xét tính phù hợp của yêu cầu, nếu:
  • Phù hợp: duyệt
  • Không phù hợp: phản hồi cho phòng ban đề nghị để điều chỉnh hay kết thúc

Thông báo tuyển dụng

• Thông báo tuyển dụng nhân sự (trên trang web Công ty, các trang Web tuyển dụng, báo chí, thông báo nội bộ trong Công ty,…)
• Tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ ứng viên
• Tìm ứng viên qua: các website tuyển dụng, báo chí, trung tâm giới thiệu việc làm, thông tin nội bộ,…
• Tiếp nhận, sàng lọc, lựa chọn những hồ sơ ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.

Lập kế hoạch phỏng vấn

• Thỏa thuận với ứng viên về thời gian phỏng vấn (có thể gửi trước Phiếu thông tin ứng viên).
• Xác định thời gian phỏng vấn.
• Thông báo thời gian phỏng vấn dự kiến cho các phòng ban liên quan (nếu có).

Ứng viên đến Phỏng vấn

• Hướng dẫn ứng viên vào công ty
• Cho ứng viên làm bài test về: trình độ chuyên môn, IQ, tiếng anh (nếu có).

Phỏng vấn tuyển dụng

• Phòng HCNS phỏng vấn về kiến thức tổng quát.
• Các phòng ban khác sẽ phỏng vấn kiến thức chuyên môn.
• Ghi nhận xét và kết quả vào “Thông tin ứng viên”.
• Tổng hợp danh sách ứng viên đạt yêu cầu, trình Ban GĐ phê duyệt.

Phê duyệt

• Ban GĐ xem xét, phê duyệt, nếu:
  • Chưa đồng ý: yêu cầu ứng viên gặp Ban GĐ để phỏng vấn tiếp.
  • Đồng ý: ký phê duyệt tuyển dụng.
  • Đối với Công nhân, nhân viên văn phòng thì GĐ Nhân sự phê duyệt, các cấp quản lý do Ban GĐ duyệt.

Thông báo kết quả phỏng vấn

• Trong vòng 01 tuần sau khi có kết quả phỏng vấn cuối cùng:
  • Thông báo đến ứng viên kết quả phỏng vấn: có thể qua email, gọi điện thoại trực tiếp.
  • Gửi “Thư mời nhận việc” cho ứng viên được tuyển dụng để xác nhận thông tin nhận việc (thời gian, các chế độ, chính sách khi làm việc,…).
  • Trước ngày ứng viên nhận việc 02 ngày: chuẩn bị chỗ làm việc, máy vi tính, điện thoại, văn phòng phẩm, bàn ghế.,…(nếu có).

Tiếp nhận nhân viên mới

• Trong thời gian 1-2 ngày đầu tiên nhận việc:
  • NV mới bổ sung các hồ sơ còn thiếu (nếu có).
  • Hướng dẫn nhân viên mới hội nhập Công ty.
  • Đối với cấp quản lý thì GĐ sẽ giới thiệu trong cuộc họp.
  • TP giới thiệu NV mới trong toàn Công ty.

Giao việc

Trưởng phòng ban tiếp nhận NV mới, giới thiệu nhân viên mới cho cả phòng, giao việc cho nhân viên mới, phân công người hướng dẫn cho nhân viên mới (nếu có).

Đánh giá thử việc

• Trước thời gian kết thúc thử việc 01 tuần
• Trưởng phòng ban đánh giá kết quả công việc của nhân viên thử việc và đề xuất các chính sách trước khi gửi kết quả cho Ban GĐ xem xét, phê duyệt, nếu:
  • Đạt: tiến hành ký hợp đồng chính thức.
  • Không đạt: chấm dứt thử việc hoặc gia hạn thêm.

• Ghi chú: trong thời gian thử việc, nhân viên có khả năng đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu thì Trưởng đơn vị có thể đánh giá thử việc trước thời hạn

Ký hợp đồng chính thức

• Trong vòng 07 ngày sau khi có kết quả đánh giá thử việc, Phòng HCNS lập Hợp đồng lao động cho nhân viên mới có quyết định tuyển dụng chính thức.
• Nhân viên được tuyển dụng chính thức ký hợp đồng lao động với Công ty
• Tổng hợp kết quả tuyển dụng
• Tổng hợp kết quả tuyển dụng hàng tháng và báo cáo cho Ban GĐ vào cuối tháng.

Lưu hồ sơ

• Các hồ sơ về tuyển dụng, Hợp đồng lao động được lưu lại theo Quy trình Kiểm soát hồ sơ.
• Đối với hồ sơ phỏng vấn không đạt thì lưu trữ trong vòng 01 tháng

Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt hoạt động tuyển dụng?

• Lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn
  • Để đảm bảo việc quản lý tuyển dụng một cách tốt nhất
  • Phân bổ nhân sự các bộ phận trong công ty đầy đủ, chuyên môn
  • Như thư ký ISO, trưởng ban ISO, giám đốc,…

• Giám đốc Nhân sự:
  • Xem xét các yêu cầu
  • Và xác định nhu cầu nguồn nhân lực khi các mục tiêu được xem xét lại
  • Hoặc khi nhu cầu phát sinh (ví dụ: chi trả cho thời gian nghỉ thai sản, nghỉ việc, v.v.).

• Giám đốc Nhân sự xác định các năng lực cần thiết cho từng vị trí và lập bản mô tả công việc sao cho phù hợp.
• Người quản lý và Giám sát dây chuyền có thẩm quyền bổ nhiệm nhân viên đảm bảo rằng nhân viên mới phải có các bằng cấp, chứng chỉ và giấy phép cần thiết và hiện tại cho vị trí mà họ được bổ nhiệm.
• Nhân viên có trách nhiệm đảm bảo các chi tiết về bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy phép liên quan xuất hiện, chính xác và được duy trì.
• Để đảm bảo rằng người tuyển dụng tốt nhất được lựa chọn để đáp ứng các yêu cầu công việc, tất cả nhân viên chính thức và hợp đồng được lựa chọn trên cơ sở kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của họ.

Quản lý tuyển dụng áp dụng như thế nào?

• Áp dụng trong công tác tuyển dụng nhân sự tại các phòng ban của Công ty.
• Một số vị trí cấp cao do Giám đốc mời về thì không áp dụng theo quy trình này
• Nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu.

Mẫu quản lý tuyển dụng tham khảo?

• Các biểu mẫu áp dụng trong tuyển dụng:
  • Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự: BM01/QT.NS.01
  • Thông tin ứng viên: BM02/QT.NS.01
  • Biểu mẫu hướng dẫn hội nhập: BM03/QT.NS.01
  • Phiếu đánh giá kết quả thử việc: BM04/QT.NS.01

• Mẫu ví dụ yêu cầu tuyển dụng nhân sự tham khảo:

Tóm lược việc thực hiện quản lý tuyển dụng theo ISO 9001:2015?

• Doanh nghiệp áp dụng quy trình tuyển dụng nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Không những đem lại lợi ích cho tổ chức
• Mà còn giúp cải thiện hoạt động kinh doanh tổng thể
• Và cung cấp một nền tảng cho sự phát triển vững mạnh.
• Những lợi ích tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO với quy trình tuyển dụng nhân lực bao gồm:
  • Giảm thiểu chi phí doanh nghiệp như chi phí vận hành
  • Nâng cao năng suất lao động
  • Phát hiện và xử lý những sai sót
  • Chậm trễ trong quá trình quản trị nhân sự, vận hành doanh nghiệp
  • Xây dựng hình ảnh, thương hiệu uy tín cho doanh nghiệp
  • Nâng cao năng lực cạnh tranh
  • Đáp ứng được việc vượt hàng rào kỹ thuật trong thương mại quốc tế