Mục lục
7.5 Thông tin dạng văn bản theo ISO 45001: 2018
Trong ISO 45001:2018, “thông tin dạng văn bản” đề cập đến các hồ sơ và tài liệu cần thiết để hỗ trợ hoạt động hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&SMS).
Thông tin dạng văn bản có thể bao gồm các chính sách, thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, hồ sơ, báo cáo và các loại tài liệu khác cần thiết cho việc lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát OH&SMS. Nó có thể ở bất kỳ định dạng hoặc phương tiện nào, bao gồm cả bản điện tử và bản cứng.
ISO 45001:2018 yêu cầu các tổ chức thiết lập và duy trì thông tin dạng văn bản để hỗ trợ hoạt động hiệu quả của OH&SMS. Tổ chức phải xác định thông tin dạng văn bản nào là cần thiết, cũng như định dạng, nội dung và thời gian lưu giữ cho từng tài liệu. Tổ chức cũng phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản được kiểm soát để thông tin chính xác, cập nhật và sẵn có khi cần.
Một số ví dụ về thông tin dạng văn bản có thể được yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018 bao gồm:
Chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Hồ sơ xác định mối nguy và đánh giá rủi ro
Báo cáo điều tra sự cố
Thủ tục ứng phó khẩn cấp
Hồ sơ đào tạo
Yêu cầu pháp lý và quy định
Hồ sơ liên lạc nội bộ và bên ngoài
Nhìn chung, mục đích của thông tin dạng văn bản trong ISO 45001:2018 là để đảm bảo rằng OH&SMS được triển khai và duy trì một cách hiệu quả và rằng tổ chức có thể chứng minh sự tuân thủ với các yêu cầu hiện hành.
Danh sách tài liệu cần thiết cho ISO 45001:2018
Danh sách các tài liệu cần thiết cho ISO 45001:2018 có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức, cũng như phạm vi của hệ thống quản lý OH&S. Tuy nhiên, sau đây là một số tài liệu phổ biến được yêu cầu theo tiêu chuẩn:
- Chính sách OH&S – Tuyên bố bằng văn bản về cam kết của tổ chức đối với an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, cũng như các mục tiêu và mục tiêu tổng thể của tổ chức.
- Sổ tay OH&S – Một tài liệu mô tả phạm vi của hệ thống quản lý OH&S, cơ cấu và trách nhiệm của nó, và các thủ tục quản lý rủi ro OH&S.
- Các thủ tục – Một tập hợp các hướng dẫn bằng văn bản để thực hiện các hoạt động cụ thể liên quan đến OH&S, chẳng hạn như xác định mối nguy, đánh giá rủi ro, điều tra sự cố, ứng phó khẩn cấp, giám sát và đo lường.
- Hướng dẫn công việc – Hướng dẫn chi tiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như vận hành máy móc hoặc thiết bị hoặc thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể.
- Hồ sơ – Tài liệu cung cấp bằng chứng về hiệu suất của hệ thống quản lý OH&S, chẳng hạn như hồ sơ nhận dạng mối nguy và đánh giá rủi ro, báo cáo điều tra sự cố và hồ sơ đào tạo.
- Báo cáo đánh giá nội bộ – Tài liệu về kết quả đánh giá nội bộ được thực hiện để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý OH&S.
- Báo cáo xem xét của lãnh đạo – Tài liệu về kết quả xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý OH&S, bao gồm các quyết định và hành động được thực hiện để cải tiến hiệu quả của nó.
- Các tài liệu pháp lý và quy định – Các tài liệu phác thảo các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cũng như sự tuân thủ của tổ chức với các yêu cầu này.
- Tài liệu truyền thông – Tài liệu chứng minh cách tổ chức truyền đạt về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp với nhân viên, nhà thầu và các bên liên quan khác.
Điều quan trọng cần lưu ý là danh sách các tài liệu cần thiết cho ISO 45001:2018 không đầy đủ và tổ chức có thể cần phát triển các tài liệu bổ sung hoặc sửa đổi các tài liệu hiện có để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn
Ví dụ minh hoạ về điều khoản 7.5 Thông tin dạng văn bản theo ISO 45001: 2018
Đây là mẫu tài liệu thông tin dạng văn bản cho ISO 45001:2018:
- Tiêu đề tài liệu: [Điền tiêu đề của tài liệu, chẳng hạn như “Chính sách OH&S” hoặc “Quy trình nhận dạng mối nguy”]
- Thông tin kiểm soát tài liệu:
• ID tài liệu: [Chèn mã định danh duy nhất cho tài liệu, chẳng hạn như “OH&S-POL-001” cho chính sách OH&S]
• Số sửa đổi: [Chèn số sửa đổi của tài liệu, bắt đầu bằng “Rev. 0” cho phiên bản ban đầu]
• Ngày có hiệu lực: [Điền ngày tài liệu có hiệu lực]
• Ngày xem xét: [Điền ngày mà tài liệu sẽ được xem xét và cập nhật, thường là hàng năm hoặc theo yêu cầu của các thay đổi đối với hệ thống quản lý OH&S] - Mục đích: [Mô tả ngắn gọn mục đích của tài liệu, chẳng hạn như “Để thiết lập cam kết của tổ chức đối với an toàn và sức khỏe nghề nghiệp” đối với chính sách OH&S]
- Phạm vi: [Mô tả phạm vi của tài liệu, bao gồm các hoạt động hoặc quy trình mà nó áp dụng và bất kỳ loại trừ cụ thể nào]
- Trách nhiệm: [Liệt kê các trách nhiệm thực hiện và duy trì tài liệu, bao gồm mọi vai trò hoặc bộ phận cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục hoặc hoạt động được mô tả trong tài liệu]
- Các thủ tục: [Mô tả các thủ tục hoặc hướng dẫn cụ thể để thực hiện các hoạt động liên quan đến OH&S, chẳng hạn như xác định mối nguy, đánh giá rủi ro, điều tra sự cố, ứng phó khẩn cấp hoặc giám sát và đo lường. Bao gồm mọi biểu mẫu, mẫu hoặc danh sách kiểm tra có liên quan được sử dụng để hỗ trợ các quy trình]
- Hồ sơ: [Liệt kê các hồ sơ cần thiết để hỗ trợ hệ thống quản lý OH&S, chẳng hạn như hồ sơ nhận dạng mối nguy và đánh giá rủi ro, báo cáo điều tra sự cố và hồ sơ đào tạo. Bao gồm bất kỳ biểu mẫu hoặc mẫu có liên quan nào được sử dụng để tạo hoặc duy trì hồ sơ]
- Phân phối: [Liệt kê các cá nhân hoặc bộ phận được phép truy cập tài liệu và cách tài liệu sẽ được truyền đạt tới họ. Bao gồm bất kỳ quy trình nào để đảm bảo rằng các cá nhân biết về tài liệu và nội dung của nó]
- Lịch sử sửa đổi: [Liệt kê lịch sử sửa đổi của tài liệu, bao gồm ngày của mỗi lần sửa đổi, những thay đổi được thực hiện và người chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi]
- Phê duyệt: [Bao gồm một phần để phê duyệt tài liệu, bao gồm tên và chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và ngày phê duyệt]
Mẫu này có thể được sửa đổi và điều chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của hệ thống quản lý OH&S của tổ chức.
ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT
Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0918 991 146
Liên hệ nhân viên kinh doanh:
Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518
Ms. Thu Thúy: 0774 416 158
Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com
