Áp dụng điều khoản 7.4 Trao đổi thông tin theo ISO 45001: 2018 vào tổ chức của bạn như thế nào?

04/03/202307/03/2023 Nguyen Thi Thu Thuy

Mục lục

7.4 Trao đổi thông tin theo ISO 45001: 2018

Điều khoản 7.4 Trao đổi thông tin của ISO 45001:2018 yêu cầu các tổ chức thiết lập, thực hiện và duy trì các quy trình trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả thông tin OH&S có liên quan được truyền đạt tới người lao động và các bên quan tâm khác.
Trao đổi thông tin hiệu quả là điều cần thiết để thúc đẩy văn hóa OH&S tích cực trong tổ chức, vì nó đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được các mối nguy và rủi ro tại nơi làm việc, hiểu các biện pháp kiểm soát hiện có để quản lý các mối nguy và rủi ro này, đồng thời biết cách báo cáo các sự cố và sự cố. -cô. Giao tiếp hiệu quả cũng đảm bảo rằng người lao động có quyền truy cập vào thông tin họ cần để thực hiện công việc của họ một cách an toàn và hiệu quả, đồng thời họ có thể đưa ra phản hồi và đề xuất cải tiến.
Để tuân thủ điều khoản này, tổ chức phải xác định tất cả thông tin OH&S có liên quan cần được truyền đạt, chẳng hạn như chính sách và mục tiêu OH&S, đánh giá mối nguy và rủi ro, báo cáo sự cố và những thay đổi đối với hệ thống quản lý OH&S. Họ cũng phải xác định các kênh liên lạc thích hợp để sử dụng, chẳng hạn như các cuộc họp nhóm, các buổi đào tạo, bảng thông báo và email.
Các tổ chức phải đảm bảo rằng các quy trình truyền thông của họ có hiệu quả bằng cách thường xuyên theo dõi và đánh giá chúng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tìm kiếm phản hồi từ người lao động và các bên quan tâm khác, xem xét các báo cáo sự cố và tiến hành kiểm tra các quy trình liên lạc.
Nhìn chung, giao tiếp hiệu quả là một thành phần quan trọng của hệ thống quản lý OH&S hiệu quả và là điều cần thiết để thúc đẩy văn hóa OH&S tích cực và đảm bảo an toàn và phúc lợi của người lao động.

Đưa ra ma trận Trao đổi thông tin ISO 45001:2018

Sau đây là một ví dụ về ma trận trao đổi thông tin cho ISO 45001:2018:

Loại giao tiếp	Mục đích	Khán giả mục tiêu	Tính thường xuyên	Phương pháp	Bên có trách nhiệm
Chính sách OH&S	Truyền đạt cam kết của tổ chức đối với OH&S	Tất cả công nhân, nhà thầu, khách tham quan	hàng năm	Bảng thông báo, email, các buổi đào tạo	Lãnh đạo cao nhất
Đánh giá nguy cơ và rủi ro	Truyền đạt các mối nguy hiểm và rủi ro được xác định tại nơi làm việc	Tất cả công nhân, nhà thầu, khách tham quan	Khi cần thiết	Bảng thông báo, họp nhóm, tập huấn	Quản lý an toàn
Báo cáo sự cố	Truyền đạt các sự cố và suýt xảy ra tại nơi làm việc	Tất cả công nhân, nhà thầu, khách tham quan	Ngay lập tức	Mẫu báo cáo sự cố, email	điều phối viên OH&S
Những thay đổi đối với hệ thống quản lý OH&S	Truyền đạt các thay đổi đối với hệ thống quản lý OH&S	Tất cả công nhân, nhà thầu, khách tham quan	Khi cần thiết	Họp nhóm, email	Điều phối viên OH&S
Đào tạo OH&S	Truyền đạt thông tin và kiến thức liên quan đến OH&S	Nhân viên mới, công nhân trong vai trò mới, nhà thầu	Khi cần thiết	Các buổi đào tạo, học phần trực tuyến	Điều phối viên OH&S

Ma trận này phác thảo loại hình truyền thông, mục đích của nó, đối tượng mục tiêu, tần suất, phương pháp và bên chịu trách nhiệm. Bằng cách sử dụng một ma trận như thế này, tổ chức có thể đảm bảo rằng tất cả thông tin OH&S có liên quan được truyền đạt một cách hiệu quả tới người lao động và các bên quan tâm khác.

Ví dụ minh hoạ về điều khoản 7.4 Trao đổi thông tintheo ISO 45001: 2018

Sau đây là mẫu cho điều khoản 7.4 Trao đổi thông tin của ISO 45001:2018:
7.4 Giao tiếp
7.4.1 Tổng quát
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả thông tin OH&S có liên quan được truyền đạt tới người lao động và các bên quan tâm khác.
7.4.2 Giao tiếp nội bộ
Tổ chức phải đảm bảo rằng việc trao đổi thông tin nội bộ về các vấn đề OH&S diễn ra và có hiệu quả.
7.4.3 Giao tiếp bên ngoài
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình trao đổi thông tin với các bên quan tâm bên ngoài về các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý OH&S.
7.4.4 Các kênh liên lạc
Tổ chức phải xác định và sử dụng các kênh truyền thông thích hợp để đảm bảo rằng tất cả các thông tin OH&S có liên quan được truyền đạt một cách hiệu quả tới người lao động và các bên quan tâm khác.
7.4.5 Thủ tục trao đổi thông tin
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục để:
a) Tiếp nhận, lập thành văn bản và phản hồi các thông tin liên lạc về OH&S có liên quan từ người lao động và các bên quan tâm khác; b) đảm bảo rằng người lao động và các bên quan tâm khác nhận thức được kết quả hoạt động OH&S của tổ chức.
7.4.6 Năng lực giao tiếp
Tổ chức phải đảm bảo rằng những người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của vai trò và trách nhiệm liên quan đến OH&S của họ và có đủ năng lực để thực hiện công việc của họ theo cách không gây rủi ro cho sức khỏe và sự an toàn.
7.4.7 Tài liệu truyền thông
Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về các quá trình trao đổi thông tin OH&S của mình, bao gồm hồ sơ trao đổi thông tin với các bên quan tâm bên ngoài.
Mẫu này cung cấp thông tin tổng quan về các yêu cầu đối với điều khoản 7.4 của ISO 45001:2018 và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của tổ chức. Nó bao gồm các phần về yêu cầu giao tiếp chung, giao tiếp nội bộ và bên ngoài, các kênh giao tiếp, thủ tục, năng lực và tài liệu.