7.2.1 Quy trình xác định nhu cầu đào tạo, nâng cao nhận thức và năng lực đạt được của nhân sự IATF 16949 là gì?
Tiêu chuẩn IATF 16949 yêu cầu các tổ chức phải có quy trình xác định nhu cầu đào tạo, nâng cao nhận thức và đạt được năng lực của nhân sự tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng. Sau đây là quy trình chung mà các tổ chức có thể tuân theo để đáp ứng yêu cầu này:
Xác định nhu cầu đào tạo và nâng cao nhận thức:
Tổ chức cần xác định nhu cầu đào tạo và nâng cao nhận thức của nhân viên bằng cách xem xét các yêu cầu công việc, trách nhiệm và năng lực cần thiết để thực hiện công việc của họ. Tổ chức có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để xác định nhu cầu đào tạo, chẳng hạn như phân tích công việc, đánh giá hiệu suất hoặc đánh giá năng lực.
Xây dựng kế hoạch đào tạo:
Dựa trên nhu cầu đào tạo và nâng cao nhận thức đã xác định, tổ chức cần xây dựng kế hoạch đào tạo vạch ra các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức cần thiết cho nhân sự để đáp ứng yêu cầu công việc và nâng cao năng lực của họ.
Thực hiện các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức:
Tổ chức cần thực hiện các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức được xác định trong kế hoạch đào tạo. Các chương trình này có thể bao gồm đào tạo tại chỗ, đào tạo trên lớp, đào tạo trực tuyến, hội thảo, tọa đàm hoặc các hình thức đào tạo và chương trình nâng cao nhận thức khác phù hợp với yêu cầu công việc của nhân sự.
Đánh giá hiệu quả đào tạo:
Sau khi các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức đã được triển khai, tổ chức cần đánh giá hiệu quả của chúng. Việc đánh giá có thể được thực hiện thông qua các phương pháp khác nhau như thử nghiệm, đánh giá hiệu suất hoặc phản hồi từ nhân viên.
Duy trì năng lực:
Tổ chức cần đảm bảo rằng nhân sự duy trì năng lực của họ bằng cách cung cấp các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức liên tục cũng như giám sát việc thực hiện của họ.
Tài liệu đào tạo và năng lực:
Tổ chức cần lập thành văn bản về đào tạo và năng lực của nhân sự, bao gồm loại hình đào tạo, ngày đào tạo, thời gian đào tạo và nhà cung cấp dịch vụ đào tạo. Tổ chức cũng cần lập thành văn bản năng lực của nhân viên, bao gồm trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm của họ.
Đánh giá và Cập nhật Đào tạo và Năng lực:
Tổ chức cần thường xuyên xem xét và cập nhật việc đào tạo và năng lực của nhân sự của mình để đảm bảo rằng họ có đủ năng lực để thực hiện công việc của mình và đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức.
Bằng cách tuân theo quy trình này, các tổ chức có thể đảm bảo rằng nhân viên của họ có đủ năng lực để thực hiện công việc của họ và đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn IATF 16949.
Mẫu Quy trình xác định nhu cầu đào tạo, nâng cao nhận thức và năng lực đạt được của nhân sự IATF 16949
Đây là một mẫu cho quy trình xác định nhu cầu đào tạo và nhận thức và đạt được năng lực của nhân viên theo IATF 16949:
1.0 Mục đích
Mục đích của tài liệu này là đề xuất quy trình xác định nhu cầu đào tạo và nhận thức của nhân viên và đạt được năng lực của họ theo yêu cầu của IATF 16949.
2.0 Phạm vi
Quy trình này áp dụng cho tất cả nhân viên làm việc cho tổ chức, bao gồm nhân viên, nhà thầu và nhân viên tạm thời.
3.0 Định nghĩa Năng lực:
Khả năng áp dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện các hoạt động công việc.
4.0 Quy trình
Những bước sau sẽ được thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo và nhận thức và đạt được năng lực của nhân viên:
4.1 Phân tích nhu cầu
Tổ chức sẽ tiến hành phân tích nhu cầu để xác định nhu cầu đào tạo và nhận thức của nhân viên. Phân tích nhu cầu phải bao gồm các nội dung sau:
Xác định các vai trò và trách nhiệm công việc Xác định các năng lực yêu cầu cho mỗi vai trò công việc Đánh giá năng lực hiện có của nhân viên Xác định các khoảng trống về năng lực Xác định nhu cầu đào tạo và nhận thức để khắc phục các khoảng trống này
4.2 Kế hoạch đào tạo
Dựa trên phân tích nhu cầu, tổ chức sẽ phát triển một kế hoạch đào tạo để trình bày các nội dung sau:
Mục tiêu đào tạo Nội dung đào tạo Phương pháp đào tạo Tần suất đào tạo Nguồn lực đào tạo Tiêu chí đánh giá đào tạo
4.3 Thực hiện đào tạo
Tổ chức sẽ thực hiện kế hoạch đào tạo bằng cách cung cấp đào tạo cần thiết cho nhân viên. Đào tạo sẽ được thực hiện bằng cách sử dụng các phương pháp và nguồn lực đào tạo đã xác định. Hiệu quả của đào tạo sẽ được đánh giá bằng các tiêu chí đánh giá đã xác định.
4.4 Đánh giá năng lực
Tổ chức sẽ đánh giá năng lực của nhân viên để đảm bảo rằng họ đã đạt được các năng lực yêu cầu. Đánh giá năng lực sẽ được thực hiện bằng các phương pháp sau:
Quan sát hoạt động làm việc Xem xét sản phẩm làm việc Kiểm tra bằng văn bản Kiểm tra thực hành
4.5 Bảo trì năng lực
Tổ chức sẽ bảo trì năng lực của nhân viên bằng cách cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển liên tục. Tổ chức cũng sẽ đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và phát triển thường xuyên.
5.0 Lưu trữ hồ sơ
Tổ chức sẽ lưu trữ hồ sơ của các nội dung sau:
Phân tích nhu cầu Kế hoạch đào tạo
Thực hiện đào tạo
Đánh giá năng lực
Duy trì năng lực
6.0 Lịch sử sửa đổi
Một lịch sử sửa đổi sẽ được giữ cho tài liệu này để đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được ghi chép và được chấp thuận.
Được ký bởi:
[Top Management]
Ví dụ về ma trận năng lực nhân viên theo IATF 16949
Một ma trận năng lực cho nhân viên trong IATF 16949 là một công cụ được sử dụng để đánh giá kỹ năng và kiến thức của nhân viên trong tổ chức và đảm bảo rằng họ được đào tạo và đủ năng lực cho vai trò của họ. Ma trận thường bao gồm một danh sách các vị trí công việc và một bộ kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí. Các kỹ năng có thể bao gồm kỹ năng kỹ thuật, kiến thức về quy trình và thủ tục, kỹ năng giao tiếp và các kỹ năng và thuộc tính liên quan khác.
Dưới đây là một mẫu ma trận năng lực cho IATF 16949:
| Vị trí | Năng lực 1 | Năng lực 2 | Năng lực 3 | Năng lực 4 | Năng lực 5 | Năng lực 6 | Năng lực tổng thể |
| Quản lý chất lượng | Kiến thức về yêu cầu IATF 16949 | Khả năng phát triển và triển khai chính sách và thủ tục chất lượng | Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề | Kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo | Kỹ năng quản lý dự án | Kiến thức về phân tích thống kê | 4.5/5 |
| Quản lý sản xuất | Kiến thức về quy trình sản xuất và thủ tục | Khả năng nhận biết và giải quyết các vấn đề sản xuất | Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp | Khả năng quản lý lịch trình sản xuất | Kiến thức về quy định an toàn | Khả năng đào tạo và hướng dẫn nhân viên sản xuất | 4/5 |
| Kỹ sư chất lượng | Kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng | Khả năng thực hiện kiểm định và kiểm tra chất lượng | Khả năng giải thích các bản vẽ kỹ thuật và các thông số | Kiến thức về phân tích thống kê | Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm | Khả năng phát triển và triển khai các biện pháp sửa chữa | 4.2/5 |
| Vận hành máy | Nhân viên Vận hành Máy | Kiến thức về vận hành và bảo trì máy móc | Kiến thức về quy định an toàn | Tính tỉ mỉ trong công việc | Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm | Khả năng làm theo các quy trình vận hành tiêu chuẩn | 3.8/5 |
Điểm đánh giá năng lực tổng thể thường dựa trên một thang điểm từ 1-5, với 1 cho thấy mức độ năng lực thấp và 5 cho thấy mức độ năng lực cao. Các điểm đánh giá dựa trên việc đánh giá hiệu suất và thành thạo của nhân viên trong mỗi lĩnh vực năng lực. Ma trận có thể được sử dụng để xác định những khuyết điểm trong kỹ năng và kiến thức của nhân viên và phát triển kế hoạch đào tạo và phát triển để cải thiện năng lực tổng thể của họ.
