Trên thực tế, vai trò của “lãnh đạo cao nhất” và cam kết của nó đối với EMS phải được thể hiện rõ ràng trong suốt quá trình xác định phạm vi các mục tiêu và chỉ tiêu. Tuy nhiên, đánh giá thực tế của ban lãnh đạo có thể là một trong những nơi đầu tiên và quan trọng nhất mà vai trò lãnh đạo này có thể được chứng minh và ghi lại chính thức theo cách khiến tất cả các bên liên quan yên tâm về cam kết của nhóm đối với việc cải thiện môi trường. Vậy, điều này được thực hiện như thế nào và tại sao điều này được coi là đủ quan trọng để trở thành một phần của tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 mới?
Mục lục
BAO LÂU THÌ NÊN TỔ CHỨC CUỘC HỌP VỀ XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Không có khoảng thời gian cụ thể nào áp dụng cho việc tiến hành các cuộc họp xem xét của ban giám đốc. Tuy nhiên, chúng nên được tổ chức với tần suất và hình thức tương xứng với mức độ rủi ro và mức độ phức tạp của tổ chức của bạn.
Các mục trong chương trình nghị sự xem xét của quản lý quan trọng, chẳng hạn như; hiệu suất quá trình, phản hồi của khách hàng và kết quả giám sát và đo lường nên được xem xét hàng tháng, trong khi các hạng mục ít quan trọng hơn trong chương trình nghị sự, chẳng hạn như xem xét chính sách chất lượng và các mục tiêu nên được thực hiện ít thường xuyên hơn, có lẽ hàng quý.
Cách tiếp cận này giảm thiểu thời lượng của mỗi cuộc họp xem xét của lãnh đạo, bao gồm tất cả các đầu vào xem xét của ban quản lý được yêu cầu trong suốt thời gian của chương trình xem xét của lãnh đạo và cho phép phân tích các xu hướng trong dữ liệu trong khi thông tin là đương đại.
Các đánh giá của ban quản lý hàng năm không đủ tần suất để có thể phản ứng với bất kỳ vấn đề nào một cách hiệu quả. Các chỉ số hiệu suất nên được theo dõi với các tần suất khác nhau, một số giờ, một số hàng ngày, một số hàng tuần và một số hàng tháng. Ban quản lý không thể đợi sáu tháng để trả lời, nếu họ làm vậy, sẽ quá muộn.
Lãnh đạo cao nhất có thể tiến hành các cuộc họp hàng tuần, trong đó họ xem xét các chỉ số và mục tiêu để xác định xem có cần thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào hay không. Sau đó, chủ sở hữu quy trình có trách nhiệm báo cáo tiến trình kết thúc trong cuộc họp một tuần sau đó. Mỗi lần ban quản lý triệu tập để xem xét và phản ứng về hiệu suất, nó được coi là một cuộc xem xét của ban lãnh đạo.
Một số công ty có nhiều cấp độ đánh giá, theo đó, mỗi cấp độ đánh giá có thể yêu cầu nhiều chủ đề và dựa trên nhiều chỉ số làm đầu vào. Đôi khi các chủ đề được xem xét ở nhiều cấp độ, ví dụ như số lượng sản xuất có thể được Nhóm sản xuất xem xét trong các cuộc họp sản xuất hàng ngày và sau đó là quản lý cấp cao, có thể hàng tuần.
TẠI SAO PHẢI THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Xem xét của lãnh đạo quan trọng hơn bao giờ hết tiêu chuẩn ISO 14001 đưa ra những yêu cầu đối với tổ chức trong việc xem xét quản lý, và những tiêu chí đầu vào và đầu ra nào cần được đáp ứng để thể hiện cam kết của tổ chức trong việc cải tiến liên tục. Như bạn mong đợi, việc xác định mục tiêu và mục tiêu cũng là một yếu tố quan trọng của quá trình xem xét quản lý ban đầu này, và đội ngũ lãnh đạo cao nhất của tổ chức nên đóng vai trò quan trọng trong việc này, nhưng việc tăng cường sự chú trọng vào vai trò lãnh đạo trong tiêu chuẩn năm 2015 có nghĩa là ban lãnh đạo cao nhất sẽ phải hiểu và có thể nói về cách thức đo lường và cải thiện EMS, và làm thế nào hiệu quả này đã được. Do đó, sẽ phát sinh sự tập trung ngày càng cao vào việc có các mục tiêu và mục tiêu chính xác, có ý nghĩa và bền vững. Đánh giá viên ISO 14001: 2015 sẽ tăng kỳ vọng về khả năng lãnh đạo có thể chứng minh và đo lường được.
CÁC NỘI DUNG CHÍNH CẦN PHẢI CÓ KHI THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO
Việc quản lý chỉ đạo phải xem xét Hệ thống quản lý môi trường của tổ chức, trong các khoảng thời gian đã lập kế hoạch, để đảm bảo tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của Hệ thống quản lý môi trường của tổ chức. Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc xem xét:
- Trạng thái của các hành động xem xét của ban quản lý.
- Mức độ đạt được các mục tiêu môi trường.
- Thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức.
Ban lãnh đạo công ty phải xem xét lại Hệ thống quản lý môi trường của công ty theo tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 theo từng khoảng thời gian đã định để đảm bảo tính thuận tiện, đầy đủ và hiệu quả của Hệ thống quản lý môi trường của công ty.
Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc xem xét:
- Tình trạng của các hành động của các đánh giá liên quan đối với Hệ thống quản lý môi trường.
- Có những thay đổi về các vấn đề bên ngoài và bên trong liên quan đến Hệ thống quản lý môi trường, nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên quan tâm, bao gồm tất cả các nghĩa vụ tuân thủ.
- Mức độ đạt được các mục tiêu môi trường.
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết.
- Thông tin liên lạc của các bên quan tâm.
- Kiểm tra các cơ hội cải tiến.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Điều này hiện bao gồm các yêu cầu bổ sung đối với tổ chức của bạn để có một quy trình xem xét quản lý có cấu trúc bao gồm thảo luận về các thay đổi của vấn đề nội bộ và bên ngoài cũng như ảnh hưởng tiềm tàng của nó đối với định hướng chiến lược của tổ chức bạn. Quá trình xem xét của lãnh đạo cần tập trung vào các yếu tố đầu vào sau:
Đầu vào xem xét quản lý môi trường
- Trạng thái của các hành động từ các lần xem xét trước của ban quản lý được xem xét trong quá trình xem xét của lãnh đạo;
- Những thay đổi trong:
- Các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến EMS ( Điều khoản 4.1 và Điều khoản 4.2 );
- Các nghĩa vụ tuân thủ và các kỳ vọng khác của các bên quan tâm ( Khoản 6.1.3 );
- Các khía cạnh môi trường đáng kể ( Điều khoản 6.1.2 );
- Rủi ro và cơ hội ( Điều khoản 6.1.1 ).
- Mức độ các mục tiêu đã được đáp ứng ( Điều 6.2 );
- Thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức chúng tôi, bao gồm các xu hướng trong:
- Sự không phù hợp và các hành động khắc phục ( Điều khoản 10.2 );
- Kết quả quan trắc và đo lường ( Điều khoản 9.1.1 );
- Thực hiện nghĩa vụ tuân thủ ( Điều khoản 9.1.2 );
- Kết quả đánh giá ( Khoản 9.1 ).
- Sự đầy đủ của các nguồn lực ( Điều khoản 7.1 );
- Thông tin từ các bên quan tâm, bao gồm cả các khiếu nại (Điều khoản 7.4.1 );
- Cơ hội cải tiến liên tục ( Điều khoản 10.3 );
- Xem xét các mục hành động.
Đầu ra của việc xem xét của ban lãnh đạo phải bao gồm:
Kết quả xem xét của lãnh đạo cần được tóm tắt, cụ thể hóa các cam kết quản lý, chỉ thị và các hạng mục hành động. Các mục hành động nên chỉ định các cá nhân chịu trách nhiệm và ngày hoàn thành mục tiêu. Các cá nhân bị ảnh hưởng bao gồm những người bị ảnh hưởng hoặc chịu trách nhiệm giải quyết các phát hiện. Bạn nên tìm kiếm và ghi lại bằng chứng về kết quả đầu ra từ quá trình xem xét của ban quản lý, cần có bằng chứng về các quyết định liên quan đến:
- Các hành động cải tiến quy trình;
- Các hành động cải tiến hệ thống quản lý;
- Các hành động cải tiến sản phẩm và dịch vụ;
- Các hành động cung cấp nguồn lực;
- Các kế hoạch và ngân sách kinh doanh đã được sửa đổi;
- Các mục tiêu và KPI / SPI đã được sửa đổi;
- Sửa đổi chính sách;
- Biên bản họp quản lý.
Mọi kết quả khắc phục từ cuộc họp xem xét của lãnh đạo phải được thực hiện khi cần thiết thông qua hệ thống hành động khắc phục và sự không phù hợp. Kiểm toán viên nên mong đợi bằng chứng về kết quả đầu ra tương tự từ các cuộc xem xét của Ban Giám đốc như hiện tại. Tuy nhiên, họ cần lưu ý rằng kết quả đánh giá của ban quản lý hiện có thể được lưu giữ ở bất kỳ hình thức nào mà tổ chức lựa chọn.
Biên bản cuộc họp xem xét của ban giám đốc, chương trình làm việc, chương trình và các bài thuyết trình nên được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản. Các mục hành động cần được phát triển từ các phát hiện của cuộc xem xét của lãnh đạo, trong khi kết quả và các mục hành động từ cuộc xem xét của lãnh đạo phải được lập thành văn bản, thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng và theo dõi để hoàn thành
Các quan sát, kết luận và khuyến nghị cho các hành động cần thiết tiếp theo từ việc xem xét phải được ghi lại. Nếu phải thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào, Lãnh đạo cao nhất cần theo dõi để đảm bảo rằng hành động đó được thực hiện một cách hiệu quả.
TRÁCH NHIỆM SOẠN THẢO XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Lãnh đạo cao nhất phải xem xét các hệ thống quản lý môi trường của tổ chức, trong khoảng thời gian lên kế hoạch để đảm bảo nó luôn thích hợp, an toàn, và hiệu quả. Dữ liệu thu thập được về hiệu suất EMS (tức là đầu vào của khách hàng, đánh giá nội bộ, các chỉ số hiệu suất chất lượng chính) và việc xác định bất kỳ hỗ trợ, thay đổi hoặc cải tiến nào phải được lãnh đạo cao nhất xem xét và thảo luận theo định kỳ. Các hành động được tạo ra từ việc xem xét phải được ghi lại và thực hiện vì chúng sẽ được theo dõi trong lần xem xét tiếp theo của lãnh đạo.
XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO ĐẠT ĐƯỢC GÌ?
Đội ngũ quản lý cao nhất của bạn hiện đã đặt ra các mục tiêu và trách nhiệm, đồng thời các nhân viên và các bên liên quan cũng có bức tranh chính xác về điều này. Bạn có một tầm nhìn chung và định nghĩa rõ ràng về việc ai chịu trách nhiệm cho việc gì và những quy trình nào được sử dụng để hỗ trợ việc này. Cùng nhau, bạn có thể làm việc để đạt được mục tiêu của mình. Thành tích thường có nghĩa là một nhóm quản lý hạnh phúc, những nhân viên hoàn thành tốt và khi bạn phải đối mặt với cuộc đánh giá ISO 14001: 2015, một đánh giá viên hạnh phúc. Và môi trường cũng sẽ hạnh phúc!
H2.MẪU THAM KHẢO XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
H2.KHẲNG ĐỊNH VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO
Vai trò của lãnh đạo vượt ra ngoài việc quản lý các quy trình, để kết hợp các yếu tố ít hữu hình hơn như động lực và cảm hứng. Tiêu chuẩn ISO 14001 sửa đổi đã tính đến vấn đề này bằng cách đặt EMS vào trọng tâm của quá trình ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược.
Đặt lãnh đạo vào trung tâm của quản lý môi trường là một cách tiếp cận được thực hiện theo một số tiêu chuẩn quốc tế. Sáng kiến Báo cáo Toàn cầu (GRI), cơ quan đặt ra tiêu chuẩn thế giới về báo cáo bền vững, đã triệu tập một nhóm lãnh đạo công ty để thúc đẩy quản trị hiệu quả như một cách thể hiện mối liên hệ giữa các giá trị của tổ chức, cam kết và chiến lược kinh doanh.
Một cuộc khảo sát do Hiệp định Toàn cầu của Liên hợp quốc ủy quyền cho thấy rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra tính bền vững sẽ chuyển đổi hoạt động kinh doanh của họ trong dài hạn và sự lãnh đạo hiệu quả là rất quan trọng đối với quá trình này. Ví dụ, công ty điện tử đa quốc gia IBM đã cam kết đặt vai trò lãnh đạo quản lý môi trường làm trọng tâm trong tất cả các hoạt động kinh doanh của mình, từ hoạt động đến thiết kế sản phẩm và thông qua cách thức sử dụng công nghệ.
Martin Baxter, cố vấn chính sách của IEMA và là chuyên gia được chỉ định của Vương quốc Anh cho nhóm công tác sửa đổi ISO 14001, mô tả lãnh đạo là “trung tâm của ISO 14001 mới”. Trong một cuộc phỏng vấn cho bài báo này, Baxter nói: “Sự cần thiết phải điều chỉnh chính sách và mục tiêu môi trường với định hướng chiến lược của tổ chức và xem xét hiệu quả hoạt động môi trường có thể ảnh hưởng như thế nào đến chiến lược của tổ chức, sẽ đặt môi trường vào trọng tâm của quyết định kinh doanh làm.”
Thuật ngữ “lãnh đạo cao nhất” được định nghĩa trong tiêu chuẩn sửa đổi là “người hoặc nhóm người chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức ở cấp cao nhất”. Có nhiều tài liệu tham khảo khác nhau về trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất được bao gồm trong phiên bản trước của tiêu chuẩn, chẳng hạn như xác định chính sách môi trường và xem xét EMS, nhưng việc đưa ra điều khoản Lãnh đạo đã xác định (Điều 5) trong tiêu chuẩn mới mở rộng các trách nhiệm đó.
SIS CERT giúp bạn đạt chứng nhận ISO 14001 như thế nào?
SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India.
Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.
ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT
Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0918991146
Liên hệ nhân viên kinh doanh:
Mr. Nhất Duy: 0932321236
Ms. Quỳnh Như: 0827796518
Ms. THÚY: 0774416158
Email: info@isosig.com
Website: www.isosig.com
Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,
Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar ( Mỹ) hoặc IRCA ( Anh)
Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO 14001 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý
Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về ISO 14001
Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…
