Mục lục
Tổng quát về thực hiện xem xét của lãnh đạo theo IATF 16949:2016
Bạn có thấy các yêu cầu của IATF 16949 đối với việc xem xét của lãnh đạo là không có ích lợi nhiều và lãng phí thời gian hơn không? Nhiều công ty xem việc đánh giá của lãnh đạo là một điều cần thiết của việc duy trì tuân thủ IATF 16949, nhưng nếu được sử dụng đúng cách thì kết quả nhận được khác xa thật sự.
Tiêu chuẩn xác định các đầu vào và đầu ra bắt buộc đối với việc xem xét của lãnh đạo, nhưng tổ chức cũng có thể bổ sung một số yếu tố khác nếu thấy chúng quan trọng đối với QMS. Chúng ta cùng tìm hiểu việc thực hiện xem xét của lãnh đạo theo IATF 16949:2016 có gì cần lưu ý nhé.
Làm thế nào để thực hiện xem xét của lãnh đạo theo IATF 16949:2016
1. Tại sao phải thực hiện xem xét của lãnh đạo theo IATF 16949:2016
Chúng ta phải thực hiện xem xét của lãnh đạo theo IATF 16949:2016 bởi:
Thứ nhất, yêu cầu của tiêu chuẩn, giúp tổ chức đạt được chứng nhận.
Thứ hai, xem xét những mục đầu vào bắt buộc bằng cách nêu ra sau đó trao đổi, đề xuất giải pháp để có được đầu ra. Điều đó, giúp hệ thống QMS của công ty cải tiến, giúp tăng năng suất và cải thiện chất lượng chất lượng sản phẩm. Tăng độ uy tín và hài lòng cho khách hàng.
2. Các nội dung chính cần phải có trong xem xét của lãnh đạo theo IATF 16949:2016
Điều khoản 9.3 của IATF 16949:2016 về xem xét của lãnh đạo có quy định:
9.3.1 Yêu cầu chung Xem các yêu cầu của ISO 9001:2015.
9.3.1 Khái quát
Lãnh đạo cao nhất phải xem xét định kỳ hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức để đảm bảo tính liên tục phù hợp, thỏa đáng, hiệu lực và liên kết với định hướng chiến lược của tổ chức.
9.3.1.1 Khái quát – bổ sung
Việc xem xét của lãnh đạo phải được thực hiện ít nhất hàng năm. Tần suất xem xét của lãnh đạo phải được tăng lên dựa trên rủi ro đối với việc tuân thủ các yêu cầu của khách hàng do những thay đổi bên trong hoặc bên ngoài tác động đến hệ thống quản lý chất lượng và các vấn đề liên quan đến hoạt động.
9.3.2 Đầu vào xem xét của lãnh đạo Xem các yêu cầu của ISO 9001: 2015.
9.3.2 Đầu vào của xem xét lãnh đạo
Việc xem xét của lãnh đạo phải được lập kế hoạch và được thực hiện:
a) tình trạng của các hành động từ lần xem xét trước;
b) các thay đổi bên trong và bên ngoài có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng;
c) thông tin về kết quả hoạt động và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm
cả các xu hướng về:
1] sự hài lòng của khách hàng và phản hồi từ các bên quan tâm;
2] mức độ mà các mục tiêu chất lượng đã đạt được;
3] kết quả hoạt động và sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ;
4] sự không phù hợp và các hành động khắc phục;
5] các kết quả theo dõi và đo lường;
6] các kết quả đánh giá;
7] kết quả hoạt động của các nhà cung cấp bên ngoài;
d) sự đầy đủ các nguồn lực;
e) tính hiệu lực của các hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội (xem 6.1);
f) các cơ hội cải tiến.
9.3.2.1 Đầu vào xem xét của ban lãnh đạo – bổ sung.
Đầu vào cho việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm:
a) chi phí chất lượng kém (chi phí của sự không phù hợp bên trong và bên ngoài);
b) thước đo hiệu quả của quá trình;
c) thước đo hiệu quả của quá trình;
d) sự phù hợp của sản phẩm
e) đánh giá tính khả thi của sản xuất đối với những thay đổi đối với hoạt động hiện tại và đối với các cơ sở mới hoặc sản phẩm mới (xem Phần 7.1.3.1);
f) sự hài lòng của khách hàng (xem ISO 9001, Mục 9.1.2);
g) xem xét việc thực hiện so với các mục tiêu bảo trì;
h) thực hiện bảo hành (nếu có);
i) xem xét thẻ điểm của khách hàng (nếu có);
j) xác định các hư hỏng tại hiện trường tiềm ẩn được xác định thông qua phân tích rủi ro (chẳng hạn như FMEA)
k) các hư hỏng thực tế tại hiện trường và tác động của chúng đối với an toàn hoặc môi trường.
9.3.3 Đầu ra xem xét của lãnh đạo Xem các yêu cầu của ISO 9001: 2015.
9.3.3 Đầu ra của xem xét lãnh đạo
Đầu ra của xem xét của lãnh đạo phải bao gồm các quyết định và hành động liên quan đến:
a) các cơ hội cải tiến;
b) bất kỳ nhu cầu thay đổi nào đối với hệ thống quản lý chất lượng;
c) các nhu cầu nguồn lực.
Tổ chức phải lưu giữ thông tin được lập văn bản như bằng chứng về các kết quả xem xét của lãnh đạo.
9.3.3.1 Kết quả xem xét của ban lãnh đạo – bổ sung
Lãnh đạo cao nhất phải lập thành văn bản và thực hiện một kế hoạch hành động khi các mục tiêu hoạt động của khách hàng không được đáp ứng.
3. Làm thế nào để soạn thảo xem xét của lãnh đạo phù hợp theo IATF 16949:2016
Đầu vào xem xét bắt buộc là gì?
Mặc dù các đầu vào khác có thể được công ty bổ sung theo mong muốn, nhưng ISO 9001 có một danh sách tối thiểu gồm bảy đầu vào bắt buộc mà lãnh đạo cao nhất cần xem xét. Ngoài ra, có 11 đầu vào khác theo yêu cầu của IATF 16949. Điều này có thể giúp không chỉ đánh giá tình trạng của Hệ thống quản lý chất lượng mà còn để tìm ra các lĩnh vực cần cải tiến hoặc mong muốn cải thiện quy trình và sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này sẽ chỉ tập trung vào các yêu cầu bổ sung của IATF 16949.
Chi phí chất lượng kém
Đây là chi phí liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng. Có bốn loại: chi phí lỗi bên trong (liên quan đến các lỗi được tìm thấy trước khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ), chi phí lỗi bên ngoài (liên quan đến các lỗi được tìm thấy sau khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ), chi phí thẩm định (phát sinh để xác định mức độ sự phù hợp với các yêu cầu chất lượng) và chi phí phòng ngừa (phát sinh để giữ cho chi phí thẩm định và sai hỏng ở mức tối thiểu).
Các thước đo tính hiệu quả của quá trình
Tổ chức cần đo lường việc thực hiện quá trình theo các yêu cầu cụ thể của khách hàng. Mọi quy trình phải có mục đích bao gồm đề xuất giá trị chiến thắng cho khách hàng.
Các thước đo về hiệu quả của quá trình
Tổ chức cần phải đo lường các yếu tố đầu vào và nguồn lực mà quá trình tiêu thụ so với các tiêu chuẩn đã thiết lập. Một doanh nghiệp có lợi nhuận hiểu được hiệu quả mà nó chuyển đổi đầu vào thành đầu ra có giá trị. Các tổ chức kém hiệu quả hoạt động ở một bất lợi trong cạnh tranh biểu hiện trên nhiều phương diện. Chúng có thể bao gồm chi phí cao hơn (thường dẫn đến giá cả không cạnh tranh), sản phẩm và dịch vụ kém tin cậy và đáng tin cậy và thời gian phản hồi chậm hơn. Hiệu quả quy trình đo lường các đặc điểm như độ tin cậy của quy trình, năng suất vượt qua lần đầu, thông lượng và tỷ lệ giá trị gia tăng.
Sự phù hợp của sản phẩm
Không cần thiết phải thảo luận về tầm quan trọng của sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu. Tổ chức cần đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu hiện hành của khách hàng, luật định và quy định. Nếu mức độ tuân thủ không đạt yêu cầu, cần phải thực hiện hành động thích hợp.
Đánh giá tính khả thi của sản xuất đối với các thay đổi đối với hoạt động hiện tại và đối với các cơ sở và sản phẩm mới
Các nghiên cứu này thường được thực hiện trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với điều kiện / cơ sở hạ tầng / sản phẩm / quy trình hiện có. Đánh giá sẽ kiểm tra xem liệu thay đổi có khả thi (có thể) mà không ảnh hưởng đến hoạt động hiệu quả của cơ sở hạ tầng / sản phẩm / quy trình hiện tại hay không. Các thay đổi sẽ giúp cải thiện, thay vì cản trở các quá trình này. Nếu các thay đổi là khả thi, thì các thay đổi cần thiết sẽ được thực hiện. Kết quả của các nghiên cứu khả thi này nên được Ban Giám đốc xem xét để giúp quyết định có thực hiện các thay đổi hay không.
Sự hài lòng của khách hàng
Tổ chức cần đo lường cách thức các sản phẩm hoặc dịch vụ do một công ty cung cấp đáp ứng hoặc vượt qua sự mong đợi của khách hàng. Sự hài lòng của khách hàng rất quan trọng vì nó cung cấp cho các nhà tiếp thị và chủ doanh nghiệp một số liệu mà họ có thể sử dụng để quản lý và cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình.
Xem xét hiệu suất so với các mục tiêu bảo trì
Ban quản lý cần thông tin về hiệu suất bảo trì để lập kế hoạch và kiểm soát quá trình bảo trì. Thông tin cần tập trung vào hiệu lực và hiệu quả của quá trình bảo trì, các hoạt động, tổ chức, sự hợp tác và phối hợp của nó với các đơn vị khác của tổ chức.
Hiệu suất bảo hành (nếu có)
Dữ liệu bảo hành bao gồm dữ liệu yêu cầu và dữ liệu bổ sung. Dữ liệu khiếu nại là dữ liệu được thu thập trong quá trình xử lý các khiếu nại theo bảo hành và dữ liệu bổ sung là dữ liệu bổ sung như dữ liệu sản xuất và tiếp thị. Dữ liệu này có thể giúp xác định độ tin cậy của sản phẩm và lập kế hoạch sửa đổi trong tương lai.
Xem xét thẻ điểm của khách hàng (nếu có)
Thẻ điểm của khách hàng là công cụ đang được sử dụng để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng. Tổ chức cần xác định phương pháp luận để quản lý các cuộc điều tra và thu thập các biểu mẫu đã hoàn thành. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn không làm khách hàng ngập trong các cuộc khảo sát và tổ chức kết hợp các thành phần của Thẻ điểm khách hàng trong quá trình đo lường của họ.
Nhận dạng các thất bại tiềm ẩn được xác định thông qua phân tích rủi ro (như FMEA):
Tất cả các rủi ro đã xác định và các thất bại tiềm ẩn cần được lãnh đạo cao nhất kiểm tra để xác định các hành động nhằm tránh xảy ra hoặc hậu quả của chúng.
Các hư hỏng thực tế tại hiện trường và ảnh hưởng của chúng đến an toàn và môi trường:
Lãnh đạo cao nhất cần xem xét thông tin về các hư hỏng tại hiện trường và tác động của chúng đến môi trường và an toàn lao động, sau đó thực hiện các hành động để giải quyết chúng.
Đầu ra xem xét bắt buộc là gì?
Ba tiêu đề dưới đây là đầu ra bắt buộc của Xem xét của lãnh đạo. Hồ sơ của các hỏi đáp trên cần được duy trì để cho thấy rằng việc xem xét của ban lãnh đạo đã giải quyết thành công và xác định các đầu ra cho QMS.
Cải thiện hiệu quả của hệ thống
Cải tiến là động lực lớn của QMS và nó có thể là lợi ích lớn nhất đối với một công ty thực hiện QMS tốt. Cải tiến quy trình được đo lường bằng việc tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nguồn lực. Điều này có thể được hoàn lại thành lợi nhuận lớn hơn hoặc thúc đẩy hệ thống cải thiện hơn nữa.
Cải tiến sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng
Một lần nữa, bằng cách cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng, bạn có thể có được sự hài lòng của khách hàng cao hơn. Điều này có nghĩa là nhiều khách hàng sẽ quay lại sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hoặc nói với bạn bè của họ về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Nhu cầu tài nguyên
Phân công các nguồn lực, chẳng hạn như quyết định thuê nhân viên mới hoặc chi tiền cho máy móc hoặc công cụ sẽ làm cho các quy trình hoạt động tốt hơn, là một trong những nhiệm vụ chính của quản lý. Sử dụng Xem xét của lãnh đạo để cố gắng tập trung vào các cải tiến có thể giúp tiết kiệm chi phí và nguồn lực bằng cách đảm bảo rằng chúng được áp dụng đúng nơi ngay lần đầu tiên.
4. Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt xem xét của lãnh đạo
Trách nhiệm soạn thảo quy trình xem xét của lãnh đạo sẽ do thư ký ISO soạn thảo. Trưởng ban ISO sẽ xem xét, rà lại. Lãnh đạo cao nhất sẽ phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.
Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thực hiện xem xét của lãnh đạo theo IATF 16949:2016
Quá trình thực hiện xem xét của lãnh đạo nêu bật tất cả các lĩnh vực để đảm bảo rằng ban lãnh đạo cao nhất đang theo dõi và kiểm soát các nguồn lực cần thiết để đưa công ty hoạt động. Thay vì trở thành gánh nặng, việc xem xét của lãnh đạo nên trở thành một trong những yếu tố chính của cải tiến QMS. Xem xét của lãnh đạo là xem xét tất cả các dữ liệu có sẵn để xác nhận rằng các nguồn lực đầy đủ hiện có để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và cải thiện QMS cũng như sản phẩm.
ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT
Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0918 991 146
Liên hệ nhân viên kinh doanh:
Mr. Nhất Duy: 0932 321 236
Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518
Ms. Thu Thúy: 0774 416 158
Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com
Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm. Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh). Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…
