Mỗi công ty, doanh nghiệp khi chứng nhận ISO 9001:2015 đều cần có phạm vi hệ thống chất lượng. Vậy phạm vi hệ thống chất lượng theo ISO 9001:201 là gì? Cùng SIS CERT tìm hiểu nhé!
Mục lục
Phạm vi hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?
Phạm vi hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mô tả chính xác các sản phẩm và/hoặc dịch vụ của bạn. Ngoài ra, các yêu cầu quy định, các hoạt động, các địa điểm và cơ sở từ xa được hỗ trợ và lập thành văn bản bởi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 của công ty bạn. Về bản chất, phạm vi của bạn xác định chính xác những gì doanh nghiệp của bạn làm.
Cần đảm bảo rằng chi tiết phạm vi của bạn được ghi lại đầy đủ trong hệ thống quản lý chất lượng của bạn. Đừng quên giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản. Mục đích là để khách hàng của bạn có thể đọc và hiểu mà không gặp khó khăn.
Một số lợi ích của chứng nhận ISO bao gồm:
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
- Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
- Các quy trình được tiêu chuẩn hóa
Tầm quan trọng của việc thiết lập phạm vi của hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đối với các công ty sản xuất
Phạm vi của ISO 9001:2015 giúp cơ quan đăng ký xác định những lĩnh vực nào yêu cầu kiểm tra. Trong phạm vi, bạn nên nêu loại sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Đừng quên đưa ra lý do cho các yêu cầu không áp dụng.
Nếu bạn không thiết kế sản phẩm của riêng mình, hãy nêu loại trừ này trong phạm vi. Nếu công ty của bạn có một số cơ sở, hãy liệt kê tất cả các địa điểm câgn được đưa vào hoặc loại trừ khỏi phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng.
Nếu bạn sản xuất đồ chơi, phạm vi phải bao gồm tất cả các chức năng chính. Đó là sản xuất đồ chơi tại địa điểm cụ thể của doanh nghiệp bạn cũng như phân phối đồ chơi cho trẻ em ở mọi lứa tuổi.
Một trong những sai lầm lớn nhất mà các công ty mắc phải là thực hiện phạm vi ISO mà không có lý do chính đáng. Bạn không thể chỉ tạo ra một tuyên bố quan liêu chỉ dựa trên sự tuân thủ đơn thuần hoặc chỉ vì mục đích tạo ra một tuyên bố.
Hiểu quá trình phát triển phạm vi ISO từ đầu đến cuối và những gì tổ chức đăng ký tên miền đang tìm kiếm là chìa khóa để phát triển một tuyên bố Phạm vi hữu ích và tuân thủ.
Các tổ chức phải làm gì để thiết lập phạm vi hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015?
Khi thiết lập phạm vi, có ba yếu tố bạn phải xem xét đến:
- Yêu cầu của các bên liên quan: giám đốc, nhà đầu tư, nhà cung cấp và nhân viên
- Các vấn đề bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức
- Sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp
Phạm vi bao gồm các yêu cầu ISO được áp dụng. Nó bao gồm vị trí thực tế của tổ chức, sản phẩm và dịch vụ và các ngành liên quan.
Cách thiết lập phạm vi hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Thực hiện cam kết của ban lãnh đạo
Nếu bạn chỉ tập trung vào các yếu tố bên ngoài ngắn hạn, bạn có thể không gặt hái được những lợi ích lâu dài từ các động lực bên trong. Chẳng hạn như tìm kiếm hiệu quả và năng suất cao hơn. Một số lý do có thể hợp lệ nhưng không thể mang lại cho bạn kết quả tốt nhất nếu chỉ xem xét một mình. Ví dụ về những lý do sai lầm khi theo đuổi chứng nhận ISO 9001. Điều này bao gồm mục đích tiếp thị và chỉ vì đối thủ cạnh tranh đã đạt được chứng chỉ đó.
Đào tạo nhân sự liên quan
Sau khi xác định lý do phù hợp để tìm kiếm chứng chỉ, đã đến lúc tìm kiếm sự hỗ trợ từ Quản lý hàng đầu. Đây có thể là chủ sở hữu của doanh nghiệp, hội đồng quản trị hoặc giám đốc điều hành. Những người này nên cung cấp những hiểu biết cần thiết về Hệ thống quản lý chất lượng. Mục đích là để đạt được thành công chứng chỉ ISO cùng với những lợi ích tiềm năng của nó.
Khi các nhà lãnh đạo thể hiện cam kết, điều đó có nghĩa là họ đang chịu trách nhiệm về hệ thống. Do đó, họ bắt buộc phải nhấn mạnh tầm quan trọng của các yêu cầu của ISO 9001. Nếu Lãnh đạo không tham gia vào quá trình, ISO 9001 có thể không bền vững về lâu dài. Các nhân viên liên quan đến việc tạo phạm vi phải thông thạo ISO 9001. Nếu họ không hiểu các yêu cầu, họ có thể mắc một sai lầm lớn. Nhân sự chủ chốt, trong trường hợp này, là những người tham gia vào quá trình ra quyết định.
Trên thực tế, mọi người đều cần được đào tạo về chứng chỉ ISO. Tầm quan trọng của chất lượng và cách đạt được nó cần được truyền đạt một cách thích hợp. Việc đào tạo phải phù hợp với trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên.
Làm cho phạm vi hệ thống chất lượng trở nên đơn giản và chính xác
Tuyên bố phạm vi của bạn không được giới hạn ở một kích thước cụ thể. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là nó phải rõ ràng và ngắn gọn.
Bạn cần phải thu thập đầy đủ thông tin để xác định những gì được đề cập trong quy trình QMS. Nhưng hãy nói rõ ràng về những gì được bảo hiểm và những gì bị loại trừ. Bạn phải quy định những quy trình nào được điều chỉnh bởi QMS của bạn.
Các ví dụ về thiết lập phạm vi hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Sau đây là một vài ví dụ về tuyên bố phạm vi. Trong trường hợp này là mô tả chi tiết về một công ty hư cấu (XYZ) cung cấp dịch vụ cửa hàng máy. Mặc dù công ty XYZ là hư cấu, nhưng đây là những ví dụ thực tế về tuyên bố phạm vi mà chúng tôi đã gặp. Chúng tôi chỉ được chỉnh sửa một chút cho mục đích minh họa và để làm ví dụ này:
Ví dụ về Cửa hàng Máy móc # 1 (Ví dụ Tồi tệ nhất):
“Chúng tôi là một cửa hàng máy móc”.
CHÚ THÍCH: Các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001 không được giải quyết. Mục số 3 có thể được mô tả tốt hơn nhiều liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp.
Ví dụ về Cửa hàng Máy móc # 2 (Ví dụ Ít tồi tệ hơn một chút):
“Chúng tôi là nhà cung cấp dịch vụ cửa hàng máy móc hàng đầu trong ngành.”
CHÚ THÍCH: Việc tuyên bố bạn là “nhà cung cấp hàng đầu trong ngành” không liên quan đến phạm vi.
Ví dụ về Cửa hàng Máy móc # 3 (Ví dụ Tốt hơn Một chút):
“Công ty XYZ chuyên gia công chính xác các thành phần để sử dụng trong ngành công nghiệp ô tô.”
CHÚ THÍCH: Câu lệnh này có phần tốt hơn so với các ví dụ trước. Phiên bản này đề cập đến các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức mặc dù với cách thức rất hạn chế.
Ví dụ về cửa hàng máy số 4 (Ví dụ thậm chí còn tốt hơn):
“Tọa lạc tại Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty XYZ là một cửa hàng máy khối lượng lớn chuyên gia công chính xác các thành phần phanh, lái và hệ thống treo bằng nhôm hậu mãi, phù hợp với thông số kỹ thuật OEM và quy định của chính phủ, để sử dụng trong ngành công nghiệp ô tô. ”
CHÚ THÍCH: Vẫn còn nhiều chỗ cần sửa chữa, nhưng bây giờ tuyên bố này đang tiến gần hơn đến việc giải quyết tất cả các yêu cầu. Có thể sẽ không thể giải quyết mọi yếu tố, nhưng ít nhất bạn nên cố gắng tóm tắt những cân nhắc khác nhau này.
Khi tạo tuyên bố phạm vi của bạn, hãy nhớ rằng yêu cầu này của ISO 9001:2015 yêu cầu bạn xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng. Nó không phải phạm vi của chứng chỉ ISO 9001. Chứng chỉ ISO 9001 cũng có tuyên bố phạm vi riêng của chúng, được xác định cùng với cơ quan chứng nhận của bạn, nếu một chứng chỉ được sử dụng.
Các lỗi thường gặp khi thiết lập phạm vi hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Làm phức tạp hệ thống
Doanh nghiệp của bạn đang cố gắng giữ cho hệ thống tồn tại? Có lẽ hệ thống của bạn quá phức tạp và quá trình lập hồ sơ thủ tục. Làm thế nào về việc bạn đơn giản hóa hệ thống và giữ cho nó thực tế? Ý tưởng tốt nhất là tập trung vào các cải tiến và kết quả hơn là tập trung vào các tài liệu.
Vội vã viết phạm vi hệ thống chất lượng
Để đưa ra một phạm vi ISO cụ thể cần có thời gian. Cố gắng soạn thảo tuyên bố trong thời gian ngắn sẽ phản tác dụng.
Do đó, điều quan trọng là công ty của bạn cần có thời gian để lập kế hoạch, viết và sửa đổi. Điều này cũng giúp triển khai một hệ thống thực sự có thể cải thiện các sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Không hiểu khách hàng
Tiêu chuẩn ISO 9001 nhằm mục đích nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đó là lý do tại sao bạn cần biết khách hàng thực sự muốn gì trước khi viết phạm vi. Điều này đặt ra câu hỏi: Bạn có dành thời gian để lắng nghe khách hàng không? Nếu có, thì bạn sẽ ở một vị trí để đạt được mục tiêu này.
Bạn không cần phải thực hiện một cuộc khảo sát khách hàng phức tạp. Bạn có thể chỉ cần hỏi một số câu hỏi để thu thập đủ thông tin nhằm xác định những thay đổi sẽ đáp ứng mục tiêu này.
Không có tài nguyên phù hợp
Nếu không có các nguồn lực cần thiết để đảm bảo chất lượng, nhiều khả năng bạn sẽ gặp phải các vấn đề về chất lượng. Khi nhân viên không đủ năng lực tham gia vào việc tạo phạm vi, có thể xảy ra sai sót.
Không gian làm việc và thiết bị có đáng tin cậy không? Môi trường làm việc có cản trở quá trình tạo phạm vi không? Nó có làm giảm chất lượng hoặc quảng bá sản phẩm không?
Không sử dụng đúng quy trình hành động khắc phục
Tổ chức của bạn nên dành thời gian để đánh giá các vấn đề cơ bản và thu hút những người phù hợp vào quá trình này. Một số vấn đề vẫn tái diễn do đó áp dụng đúng quy trình hành động khắc phục có thể loại bỏ sự dư thừa.
Thiếu chuyên gia đánh giá có kinh nghiệm
Trong hầu hết các trường hợp, đánh giá viên nội bộ không có đào tạo hoặc kinh nghiệm phù hợp để phân biệt các vấn đề lớn với các vấn đề nhỏ trong các yêu cầu của ISO. Đánh giá viên phải tập trung vào các vấn đề giúp tổ chức cải tiến hệ thống và quy trình của họ.
Không có một kế hoạch rõ ràng
Những gì hiệu quả cho một công ty này có thể không hiệu quả cho một công ty khác. Vì vậy phải tập trung vào bối cảnh cụ thể của họ để phát triển phạm vi ISO phù hợp.
Để cho một cá nhân thực hiện
Toàn bộ tổ chức phải tham gia vào việc tạo ra phạm vi ISO 9001. Mọi bên liên quan phải có quyền sở hữu đối với hệ thống quản lý chất lượng để hệ thống này hoạt động.
Trừ khi người lao động kết hợp chất lượng, nếu không sẽ không có người ngoài nào giúp họ đạt được điều đó. Đó là lý do tại sao đào tạo là rất cần thiết cho quá trình gia tăng giá trị cho công ty của bạn.
Tổ chức của bạn phải được chứng nhận ISO 9001:2015 để chứng minh khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán. Các dịch vụ của bạn phải đáp ứng các yêu cầu về quy định trước khi bạn được tổ chức đăng ký tên miền.
Tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá tổ chức của bạn trong các khoảng thời gian cụ thể để xác định xem tổ chức đó có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hay không.
Mẹo để Viết Tuyên bố Phạm vi của Bạn
Tự hỏi bản thân những câu hỏi này sau bản nháp đầu tiên của bạn:
- Thông tin có liên quan không?
- Nó sẽ giúp ích gì cho những người cần sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn?
- Các yêu cầu tuân thủ khác bắt buộc phạm vi là gì?
- Tuyên bố Phạm vi có hỗ trợ hoạt động kinh doanh không?
Nếu không, bạn nên đánh giá lại và sửa đổi Phạm vi. Tham khảo thêm ý kiến ban lãnh đạo để hoàn thiện hơn!
Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015
Mọi chi tiết về việc đăng ký tư vấn chứng nhận ISO, xin liên hệ chúng tôi thông qua số điện thoại 0918 991 146 (Ms.Dung) hoặc email info@isosig.com.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp; SIS CERT cam kết cung cấp dịch vụ với chất lượng đảm bảo, thời gian nhanh chóng và chi phí hợp lý. Liên hệ ngay!
Tại sao nên lựa chọn SIS CERT để cung cấp dịch vụ tư vấn cấp chứng nhận ISO?
- Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm.
- Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh).
- Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất.
- Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu IATF 16949 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý.
- Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về IATF 16949.
- Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
- Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA.
- Hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…
ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT
Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0918 991 146
Liên hệ nhân viên kinh doanh:
Mr. Nhất Duy: 0932 321 236
Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518
Ms. Thu Thúy: 0774 416 158
Email: info@isosig.com;
Website: www.isosig.com
