| QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ | Mã số : QT.ISO.03 Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: Trang: 3/4 |
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức nhận biết, sắp xếp, cập nhật, bảo quản, sử dụng và hủy bỏ các loại hồ sơ của Công ty, nhằm kiểm soát hồ sơ được hiệu quả và truy tìm nhanh chóng khi cần.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các phòng ban trong việc kiểm soát các hồ sơ của Công ty trong phạm vi hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015.
3. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT
3.1. Định nghĩa
- Hồ sơ là bằng chứng khách quan cho biết tình trạng, kết quả đạt được của việc thực hiện một hoạt động đã quy định, tạo điều kiện để đo lường, phân tích và cải tiến hệ thống (hồ sơ là một dạng tài liệu đặc biệt).
- Hồ sơ thường được tạo thành từ các biểu mẫu (nội bộ hay bên ngoài) sau khi đã điền đầy đủ các dữ liệu cần thiết theo quy định và được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, hồ sơ bao gồm cả dữ liệu trên máy tính.
- Hồ sơ mật: các hồ sơ có chứa các thông tin, dữ liệu quan trọng liên quan đến chế độ lương, thưởng, kiểm toán, các chiến lược kinh doanh, hồ sơ thầu,…mà chỉ có những người có thẩm quyền mới được truy cập.
3.2 Từ viết tắt
- HCNS : Hành chính Nhân sự
- CBCNV : Cán bộ – công nhân viên
4. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Hướng dẫn trình bày tài liệu.
5. TRÁCH NHIỆM
Thư ký ISO chịu trách nhiệm phân phối, hướng dẫn áp dụng và kiểm soát quy trình này trong toàn Công ty.
6. NỘI DUNG
| Trách nhiệm thực hiện | Lưu đồ | Nội dung thực hiện | Biểu mẫu thực hiện |
| Trưởng các phòng ban | Thu thập hồ sơ | Trưởng phòng ban phân công nhân viên trong phòng có trách nhiệm thu thập hồ sơ.Hồ sơ được tạo ra trong quá trình áp dụng các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, từ các hoạt động sản xuất – kinh doanh (văn bản nội bộ, bên ngoài).Hồ sơ được thu thập tùy theo ngày, theo tuần, định kỳ theo tháng, quí, năm. | |
| Tất cả CBCNV ở mỗi phòng ban | Sắp xếp hồ sơ | Hồ sơ thu thập theo ngày, tuần: mỗi loại hồ sơ sẽ được sắp xếp vào trong một bìa, ngày trước để dưới, ngày sau để trên, ngoài bìa có nhận dạng bằng ký mã hiệu, tháng và tên gọi hồ sơ. Cuối mỗi tháng, CBCNV lưu trữ hồ sơ sẽ tập hợp, kiểm tra lại số lượng, có thể đóng thành tập, sau đó cho vào một box file để lưu. Trong một box file, giữa các tháng có một lá ngăn hồ sơ.Hồ sơ thu thập theo tháng, quí, năm: khi có các hồ sơ loại này thì lưu trực tiếp vào box file. Trong một box file, giữa các tháng, quý, năm có một lá ngăn hồ sơ.Hồ sơ thu thập theo nội dung công việc/ theo khách hàng/ theo đối tượng quản lý: được lưu trực tiếp vào box file theo trình tự thời gian. Trong một box file, giữa các nội dung/ khách hàng/ đối tượng quản lý có một lá ngăn hồ sơ. | |
| CBCNV ở mỗi phòng ban | Lưu trữ hồ sơ | Tùy vào mỗi loại hồ sơ mà có thể lưu hồ sơ trong box file/ bìa sơ mi/ bao kiện/ thùng. Bên ngoài mỗi box file/ bìa sơ mi/ bao kiện/ thùng phải dán nhãn hồ sơ (xem mục 7), và đánh số thứ tự cho mỗi box file. Nhãn hồ sơ ở tất cả các box file phải được dán đều nhau.Mỗi phòng ban phải lập “Danh mục hồ sơ lưu” để quy định rõ vị trí lưu của từng box file, và Danh mục này phải được in ra và để nơi dễ thấy nhất trong phòng để cả phòng đều biết, dễ dàng truy tìm. Các phòng ban phải đánh số thứ tự cho từng tủ, ngăn hồ sơ.Riêng các hồ sơ mật (quan trọng) thì nên lưu ở một tủ riêng, kín đáo, có khóa tủ.Các dữ liệu trên máy tính liên quan đến công việc cũng là hồ sơ, do đó cần được sắp xếp thư mục trên máy tính cho rõ ràng, và cũng liệt kê nơi lưu vào “Danh mục hồ sơ lưu”. Riêng hồ sơ nào mật thì cài mã khóa (password) cho file hồ sơ đó. | Danh mục hồ sơ lưu |
| CBCNV ở mỗi phòng ban | Truy cập, sử dụng hồ sơ | Cá nhân nào khi muốn sử dụng hồ sơ thì báo cho Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền lấy cho mượn (Trường hợp phòng ban này mượn hồ sơ của phòng ban khác thì lập “Phiếu yêu cầu hồ sơ”).Nếu mượn và trả ngay thì người sử dụng có thể ngồi tại chỗ để tham khảo hồ sơ.Nếu cần hồ sơ nghiên cứu thời gian lâu thì ký mượn với Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.Nếu cần dùng hồ sơ để theo dõi nội dung công việc đang thực hiện thì đề nghị photo để sử dụng.Người sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm gìn giữ, bảo quản hồ sơ. Sau khi sử dụng xong phải trả cho Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.Các hồ sơ của Công ty muốn chuyển ra ngoài phải xin ý kiến của Trưởng phòng ban, Ban ISO, hoặc TGĐ nếu là hồ sơ mật, quan trọng. | Phiếu yêu cầu hồ sơ |
| CBCNV ở mỗi phòng ban | Bảo quản hồ sơ | Hồ sơ cần phải rõ ràng, được lưu trữ trong môi trường thích hợp, nơi khô ráo, xếp trong tủ kệ để tránh hư hỏng, mất mát.Căn cứ tần suất sử dụng thường xuyên, hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm để xác định vị trí lưu gần hoặc xa, thuận tiện khi sử dụng.Các dữ liệu, hồ sơ trên máy tính dùng để làm bằng chứng, hoặc có tính chất quan trọng, bảo mật thì phải cài password để quản lý. Và định kỳ hàng tuần các email nội dung công việc trong Công ty phải được lưu chép vào ổ D của máy tính. Hàng tháng tiếp tục lưu chép dữ liệu trong máy tính qua ổ cứng rời để IT lưu trữ, bảo quản.Các hồ sơ được lưu trữ trên bàn làm việc, trong ngăn kéo phải được sắp xếp gọn gàng, không có vật dụng không cần thiết.Nhân viên quản lý hồ sơ có trách nhiệm hàng tuần sắp xếp, kiểm tra và theo dõi việc mượn, trả hồ sơ giữa các phòng ban, cá nhân. | |
| CBCNV ở mỗi phòng ban | Hủy hồ sơ | Các hồ sơ khi hết hạn lưu trữ, các phòng ban tiến hành kiểm tra và hủy:Đối với các hồ sơ bình thường: Trưởng phòng ban kiểm tra và cho tiến hành hủy.Đối với các hồ sơ mật: phòng ban lập “Phiếu yêu cầu hồ sơ” trình TGĐ phê duyệt .Việc hủy hồ sơ có thể thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau như xé, đốt hay gạch chéo để sử dụng mặt còn lại. Riêng hồ sơ mật phải dùng phương pháp xé nhỏ hoặc đốt. | Phiếu yêu cầu hồ sơ |
8. BIỂU MẪU SỬ DỤNG
| STT | Tên biểu mẫu | Mã số | Nơi lưu trữ chính |
| Danh mục hồ sơ lưu | BM01/QT.ISO.03 | Các phòng ban | |
| Phiếu yêu cầu hồ sơ | BM02/QT.ISO.03 | Ban ISO |
