HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ THEO ISO 14001:2015

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ THEO ISO 14001:2015

Kiểm soát tài liệu và hồ sơ-Mặc dù ISO 14001 không yêu cầu bạn phải có các thủ tục được lập thành văn bản như được tìm thấy trong ISO 9001, nhưng nó có một số tài liệu bắt buộc cần được kiểm soát. Ngoài ra, phải thừa nhận rằng trừ khi bạn là một công ty cực nhỏ với rất ít nhân viên, rất có thể bạn sẽ cần phải ghi lại một số quy trình và thủ tục của mình để duy trì sự nhất quán giữa các nhân viên trong hệ thống quản lý môi trường của bạn.

Tổng quan về thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ theo ISO 14001:2015?

ẢNH MINH HỌA
  • “Thông tin dạng văn bản” được định nghĩa là thông tin cần thiết phải được kiểm soát và duy trì bởi một tổ chức và phương tiện chứa nó. Ví dụ về thông tin dạng văn bản có thể là bản ghi, đặc điểm kỹ thuật, thủ tục, bản vẽ, báo cáo, tiêu chuẩn, v.v.
  • Thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa là một thông tin được tạo ra để tổ chức hoạt động, ví dụ như các thủ tục, hướng dẫn, thông số kỹ thuật, hướng dẫn và tiêu chí, v.v. Thuật ngữ “hồ sơ” được định nghĩa là một tài liệu cung cấp bằng chứng về các kết quả đạt được hoặc các hoạt động được thực hiện, ví dụ: bằng chứng về đào tạo, kiểm soát hoạt động, hành động khắc phục, đánh giá nội bộ và các hoạt động xem xét của ban quản lý, v.v.
  • ISO 14001: 2015 sử dụng thuật ngữ tiêu chuẩn hóa “thông tin dạng văn bản” để chỉ cả tài liệu và hồ sơ. ISO 14001 sử dụng thuật ngữ “lưu giữ thông tin dạng văn bản” để mô tả hồ sơ (ví dụ: lưu giữ kết quả của các hành động khắc phục) và “duy trì thông tin dạng văn bản” để mô tả tài liệu (ví dụ: duy trì phạm vi của Hệ thống quản lý môi trường). Tài liệu là thông tin trực tiếp và cần được cập nhật theo yêu cầu trong khi bản ghi là lịch sử của một sự kiện, hoạt động hoặc hành động.
  • Điều 7.5 của ISO 14001: 2015 mô tả các yêu cầu của thông tin dạng văn bản. Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào. Phương tiện có thể là giấy, đĩa từ tính, điện tử hoặc quang học, ảnh chụp hoặc mẫu gốc, hoặc kết hợp của chúng.

Nội dung

Tại sao phải thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ?

Kiểm soát tài liệu là tất cả về việc cung cấp thông tin phù hợp, đến đúng người, khi họ cần thông tin đó để thực hiện công việc của họ. Nếu bạn đã quyết định rằng điều quan trọng là phải viết ra những thông tin cần thiết để nhân viên thực hiện đúng công việc, thì điều quan trọng là phải đảm bảo rằng họ có thông tin chính xác. Với bảy bước đơn giản này, bạn có thể đảm bảo rằng sai lầm không xảy ra do nhân viên được cung cấp sai thông tin mà họ có để thực hiện công việc của họ.

Bảy yếu tố cần phải có trong việc thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ?

Phê duyệt cho đầy đủ. 

Khi bạn đã tạo một tài liệu cho nhân viên sử dụng, điều cần thiết là bạn phải có một số cách để kiểm tra xem nó có đủ để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng hay không. Điều này thường được thực hiện thông qua một cuộc xem xét và phê duyệt được chỉ định bởi các chuyên gia đã xác định trong quá trình, những người có thể đảm bảo rằng những gì tài liệu nêu là chính xác. Thông thường, một thành viên của ban lãnh đạo cao nhất đưa ra phê duyệt cuối cùng cho các tài liệu EMS.

Xem xét, cập nhật và phê duyệt lại. 

Khi quy trình được lập thành văn bản được sử dụng, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nó đang tạo ra các kết quả cần thiết để đảm bảo ngăn chặn các tác động môi trường có thể xảy ra từ quy trình. Trong quá trình xem xét này, nếu xác định được nhu cầu thay đổi, thì thủ tục dạng văn bản cần được cập nhật và phê duyệt lại để sử dụng. Cách tốt nhất là chỉ định chủ sở hữu tài liệu là chuyên gia trong quy trình đó chịu trách nhiệm xem xét và cập nhật quy trình.


Xác định các thay đổi và trạng thái sửa đổi hiện tại. 

  • Khi bạn đã thay đổi một tài liệu, điều quan trọng là nhân viên phải dễ dàng nhìn thấy những gì đã thay đổi.
  • Nếu bạn đã thực hiện một thay đổi nhỏ, nhưng quan trọng đối với một quá trình dài, chẳng hạn như thay đổi phép đo từ hàng tháng sang hàng tuần, thì điều này có thể bị bỏ qua nếu toàn bộ quy trình (hầu hết đã biết) cần được xem xét lại.
  • Điều này có thể được thực hiện dễ dàng bằng cách sử dụng các thanh thay đổi trong hầu hết các phần mềm xử lý văn bản hoặc bảng tóm tắt các thay đổi được liệt kê trong tài liệu.
  • Điều quan trọng không kém là có một số cách để xác định phiên bản của tài liệu (ví dụ: bản phát hành thứ ba của thủ tục, hoặc thủ tục ngày 28 tháng 2 năm 2001). Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang sử dụng bản phát hành tài liệu trên giấy.

Đảm bảo có sẵn phiên bản phù hợp. 

Khi bạn đã cập nhật một tài liệu, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng những người cần sử dụng nó nhận thức được sự thay đổi và có phiên bản mới nhất của tài liệu để sử dụng. Với tài liệu điện tử, điều này dễ dàng được thực hiện nếu có một nơi mà mọi người truy cập vào tài liệu (bạn chỉ cần cập nhật nơi đó); tuy nhiên, với các tài liệu giấy, bạn cần đảm bảo rằng các bản sao được loại bỏ khỏi điểm sử dụng và thay thế. Nếu bạn không cần nhân viên biết và hiểu thông tin trong lần cập nhật gần đây nhất của tài liệu, thì tại sao bạn lại cập nhật nó ngay từ đầu?

Đảm bảo tính dễ đọc và nhận dạng. 

Nếu mọi người không thể đọc một tài liệu, hoặc tìm ra nó để làm gì, họ không thể sử dụng nó một cách hợp lý để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường. Điều này không chỉ áp dụng cho các bản sao giấy của một thủ tục, mà còn cho các bản sao điện tử. Mọi người có các công cụ cần thiết để đọc tài liệu hay bạn có phần mềm hoặc phần cứng cũ được sử dụng với các nhà khai thác sẽ không thể đọc đúng tệp (chẳng hạn như các phiên bản trước của phần mềm xử lý văn bản hoặc các tệp được lưu trữ trên đĩa mềm mà không thể đọc được bằng máy tính mới)?

Đảm bảo các tài liệu bên ngoài được xác định và kiểm soát. 

  • Nếu bạn đã xác định một tài liệu từ bên ngoài tổ chức của mình là cần thiết
  • Cho việc lập kế hoạch và vận hành hệ thống quản lý môi trường
  • Chẳng hạn như tài liệu pháp lý hoặc tài liệu yêu cầu của khách hàng
  • Bạn cần có cách xác định tài liệu này để những nhân viên cần sử dụng nó để hiểu nó là gì
  • Và để kiểm soát ai có quyền truy cập vào tài liệu
  • Đặc biệt là trong trường hợp tài liệu nhạy cảm như thông số kỹ thuật độc quyền của khách hàng.

Ngăn chặn việc sử dụng ngoài ý muốn khi lỗi thời. 

  • Nếu bạn đã cập nhật một tài liệu
  • Hoặc chọn làm cho một tài liệu trở nên lỗi thời và không sử dụng nó nữa
  • Cần phải đảm bảo rằng những tài liệu này không bị nhân viên vô ý sử dụng. 
  • Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đã chọn giữ những tài liệu
  • Cho bất kỳ mục đích lưu trữ nào
  • Và trong trường hợp này cần có một cách dễ dàng để xác định
  • Rằng tài liệu đang được xem là lỗi thời và không nên được sử dụng.

Làm thế nào để có thể duy trì thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015?

Nhận dạng

  • Bạn đã xác định được nơi bạn cần hồ sơ
  • Cả hồ sơ bắt buộc và tất cả những hồ sơ khác mà bạn cần chưa? 
  • Làm thế nào để những người sử dụng các quy trình biết cần có một bản ghi? 
  • Nếu bạn có mục tiêu giảm chất thải, cần duy trì hồ sơ xử lý chất thải để theo dõi.

Lưu trữ 

  • Bạn sẽ lưu trữ hồ sơ như thế nào? 
  • Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo không có thiệt hại nào được thực hiện đối với hồ sơ
  • Dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử? 
  • Nếu bạn đang lưu giữ hồ sơ giấy:
    • Hãy lưu trữ ở nơi mà chúng sẽ không bị hư hại bởi nước hoặc nấm mốc
    • Nếu hồ sơ là điện tử
    • Hãy sao lưu hồ sơ đúng cách để hồ sơ không bị mất vĩnh viễn do sự cố máy tính.

Bảo vệ

  • Làm thế nào hồ sơ được giữ không chỉ chống lại hư hỏng
  • Chống lại việc sử dụng ngoài ý muốn? 
  • Ai có quyền truy cập vào hồ sơ và ai không? 
  • Ví dụ:
    • Các bản ghi nhạy cảm nên được lưu giữ trên một ổ đĩa máy tính truy cập được kiểm soát
    • Để chỉ những người có sự chấp thuận thích hợp mới có thể nhìn thấy chúng.

Truy xuất

  • Khi bạn cần xem một bản ghi đang được lưu trữ, bạn làm cách nào để truy cập nó? 
  • Các bản ghi có được truy cập tự do hay có người giữ hồ sơ cần cấp quyền? 
  • Bạn cần tìm bản ghi nhanh như thế nào, bạn có thể lấy lại nó trong thời gian này không?

Lưu giữ 

  • Bạn sẽ lưu giữ hồ sơ trong bao lâu? 
  • Điều này thay đổi tùy hồ sơ và theo các yêu cầu pháp lý áp dụng/không áp dụng
  • Ví dụ:
    • Hồ sơ về các hành động khắc phục đối với việc không tuân thủ pháp luật
    • Có thể có một khoảng thời gian cụ thể được lưu giữ để đáp ứng luật pháp.

Xử lý

  • Khi đến thời điểm loại bỏ hồ sơ, bạn sẽ làm như thế nào? 
  • Công việc của ai là giám sát khi nào hồ sơ nên được tiêu hủy? 
  • Nếu bạn được yêu cầu duy trì hồ sơ xử lý chất thải trong bảy năm
  • Bạn cần đảm bảo rằng chúng được lưu giữ trong thời gian này trước khi bạn tiêu hủy chúng.

Tính dễ đọc

  • Làm thế nào đảm bảo rằng bản ghi được đọc, cả khi viết và trong suốt quá trình lưu trữ? 
  • Nếu có bản ghi từ nhiều năm trước trên ổ đĩa mềm, bạn có còn khả năng đọc chúng không?

Có thể nhận dạng

  • Bạn xác định hồ sơ dùng để làm gì và khi nào thì hồ sơ đó có liên quan không? 
  • Nếu đây là hồ sơ hiệu chuẩn cho một phần thiết bị giám sát và đo lường
  • Bạn theo dõi thiết bị đó để làm gì và quá trình hiệu chuẩn thực hiện khi nào?

Có thể theo dõi

  • Bạn có biết nơi lưu trữ mỗi bản ghi để dễ dàng truy xuất không? 
  • Nếu các bản ghi có liên quan với nhau
  • Liệu có thể theo dõi mối quan hệ giữa chúng
  • Và tìm bản ghi thứ hai từ bản ghi đầu tiên không

Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ?

  • Trưởng các bộ phận
    • Xem xét và duy trì các hồ sơ của bộ phận mình phụ trách
    • Lặp danh mục hồ sơ của bộ phận mình
  • Trưởng phòng kỹ thuật
    • Xem xét và duy trì các hồ sơ chung của công ty
    • Cập nhật danh mục hồ sơ của toàn công ty
    • Các hồ sơ được lưu giữ bởi những người được quy định trong danh mục hồ sơ và các quy trình liên quan.
  • Phòng tổ chức hành chính
    • Bảo quản các hồ sơ đưa vào lưu trữ
    • Sau khi không sử dụng thường xuyên

Thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ được phổ biến áp dụng như thế nào?

  • Hướng dẫn kiểm soát thông tin lập thành văn bản
  • Chỉ áp dụng để kiểm soát các tài liệu và hồ sơ thuộc hệ thống chất lượng bao gồm:

            + Chính sách, mục tiêu chất lượng

            + Các quy trình; quy định

            + Hướng dẫn công việc

            + Biểu mẫu

            + Kết quả công việc đã thực hiện

Mẫu thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ tham khảo?

Mẫu phiếu yêu cầu viết với và sửa đổi tài liệu tham khảo

MẪU VÍ DỤ

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ theo ISO 14001:2015?

  • Khi đề cập đến nó:
    • Bạn cần phải chứng minh được rằng
    • Bất kỳ tuyên bố nào bạn đưa ra trong HTQL môi trường được giải quyết.
  • Nếu bạn nói rằng bạn giám sát phát thải không khí từ một quá trình hóa học:
    • Bạn cần phải chứng minh rằng việc giám sát không chỉ được thực hiện (hồ sơ phát thải)
    • Mà còn được thực hiện đúng (hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị giám sát).
  • Nếu bạn thấy rằng bạn không thể chứng minh điều này:
    • Thì có thể bạn đang thiếu một bản ghi.
    • Tìm cách khắc phục điều này trước khi phát sinh nhu cầu
    • chứng minh cho tình huống khẩn cấp.