HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN PHÂN TÍCH BỐI CẢNH NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 CHO CÁC CÔNG TY SẢN XUẤT

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN PHÂN TÍCH BỐI CẢNH NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 CHO CÁC CÔNG TY SẢN XUẤT

Bối cảnh tổ chức là một yêu cầu mới trong ISO 9001:2015. Nó nêu rõ một tổ chức phải xem xét cả các vấn đề bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu và kế hoạch của QMS. 

Tổng quan về việc thực hiện phân tích bối cảnh nội bộ và bên ngoài theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho công ty sản xuất

ẢNH MINH HỌA

Theo ISO 9000, định nghĩa về bối cảnh của Tổ chức là ” môi trường kinh doanh “, là ” sự kết hợp của các yếu tố và điều kiện bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến cách tiếp cận của tổ chức đối với các sản phẩm, dịch vụ và đầu tư của tổ chức và các bên quan tâm ”. Lưu ý nêu khái niệm bối cảnh tổ chức này có thể áp dụng tương tự cho các tổ chức phi lợi nhuận, các công việc dịch vụ tổ chức và các tổ chức chính phủ. Cũng theo ngôn ngữ thông thường, khái niệm này còn được gọi là môi trường kinh doanh, tổ chức môi trường hay hệ thống sinh thái của một tổ chức

Nội dung

Tại sao phải thực hiện phân tích bối cảnh nội bộ và bên ngoài?

  • Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một quyết định chiến lược chịu ảnh hưởng của bối cảnh của tổ chức. “Bối cảnh của tổ chức” là một điều khoản mới của ISO 9001, yêu cầu các tổ chức xem xét cả các vấn đề bên trong và bên ngoài có thể tác động đến các mục tiêu chiến lược và cách chúng ta lập kế hoạch QMS của mình.
  • Tổ chức của bạn nên đặc biệt tập trung vào các yếu tố và điều kiện có thể ảnh hưởng đến sản phẩm, dịch vụ, khoản đầu tư của bạn và các bên quan tâm. Bối cảnh trở thành một yếu tố quan trọng cần cân nhắc và giúp đảm bảo rằng QMS của bạn được thiết kế và điều chỉnh cho phù hợp với tổ chức của bạn thay vì áp dụng cách tiếp cận ‘một kích thước phù hợp với tất cả’.
  • Tổ chức phải xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược và những vấn đề ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được (các) kết quả mong đợi của hệ thống quản lý chất lượng.

Các nội dung cần phải có trong việc thực hiện phân tích bối cảnh nội bộ và bên ngoài?

  • Hiểu tổ chức và bối cảnh tổ chức của mình
  • Các vấn đề có thể bao gồm các yếu tố tích cực và tiêu cực hoặc các điều kiện cho việc xem xét.
  • Có thể tạo điều kiện cho việc hiểu rõ bối cảnh bên ngoài bằng cách xem xét các vấn đề phát sinh từ các môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và kinh tế, hoặc là quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương.
  • Có thể tạo điều kiện cho việc hiểu rõ bối cảnh nội bộ bằng cách xem xét các vấn đề liên quan đến giá trị, văn hóa, kiến thức và hoạt động của tổ chức.
  • Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
  • Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
  • Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

Làm thế nào để soạn thảo thực hiện phân tích bối cảnh nội bộ và bên ngoài phù hợp theo ISO 9001:2015?

  • Mặc dù không có yêu cầu nào trong các tiêu chuẩn ISO đối với thông tin dạng văn bản để xác định bối cảnh của tổ chức, nhưng tổ chức của bạn sẽ thấy hữu ích nếu giữ lại các loại thông tin dạng văn bản được liệt kê dưới đây để giúp chứng minh sự tuân thủ:
    • Các kế hoạch kinh doanh và đánh giá chiến lược
    • Phân tích đối thủ cạnh tranh
    • Báo cáo kinh tế từ các lĩnh vực kinh doanh hoặc báo cáo của nhà tư vấn
    • Phân tích SWOT cho các vấn đề nội bộ
    • Phân tích PESTLE cho các vấn đề bên ngoài
    • Danh sách các vấn đề và điều kiện bên ngoài và bên trong
    • Các kế hoạch và mục tiêu hành động QMS
    • Báo cáo thường niên
    • Biên bản cuộc họp (Xem xét của lãnh đạo và, ví dụ như biên bản xem xét thiết kế)
    • Bản đồ quy trình, bảng biểu, bảng tính, sơ đồ lập bản đồ tư duy
  • Xem xét bối cảnh của tổ chức của bạn có thể bao gồm các cuộc phỏng vấn với quản lý cấp cao, bảng câu hỏi, khảo sát, nghiên cứu, động cơ và xu hướng, chỉ số hiệu suất, đánh giá nội bộ, phân tích khoảng cách và các công cụ phân tích và hành động khắc phục, không phù hợp và cải tiến liên tục khác.
  • Đầu vào giữa các chức năng là cần thiết cho chuyên môn cụ thể cần thiết để xác định toàn bộ các vấn đề, chẳng hạn như tài chính, đào tạo, nguồn nhân lực, thương mại, kỹ thuật và thiết kế, v.v.
  • Điều này không chỉ đảm bảo sự đánh giá rộng hơn về bối cảnh mà còn có sự tham gia rộng rãi hơn, đặc biệt là với những chức năng trước đây không liên quan đến QMS.
  • Để soạn thảo việc thực hiện phân tích bối cảnh tổ chức bạn nên thực hiện 3 bước sau đây:

Xác định các vấn đề nội bộ

  • Bối cảnh nội bộ của tổ chức của bạn là môi trường mà bạn hướng tới để đạt được các mục tiêu của mình. Bối cảnh nội bộ có thể bao gồm cách tiếp cận quản trị, các mối quan hệ hợp đồng của bạn với khách hàng và các bên quan tâm của bạn.
  • Các vấn đề nội bộ có thể bao gồm:
    • Yêu cầu quy định
    • Chiến lược để tuân thủ các chính sách của bạn và đạt được các mục tiêu của bạn
    • Mối quan hệ với nhân viên của bạn và các bên liên quan, bao gồm cả các đối tác và nhà cung cấp
    • Nguồn lực và kiến ​​thức (ví dụ: vốn, con người, quy trình và công nghệ)
    • Giải quyết rủi ro
    • Tài sản
    • Sản phẩm hoặc dịch vụ
    • Tiêu chuẩn, hướng dẫn và mô hình được tổ chức áp dụng
    • Hệ thông thông tin

Xác định các vấn đề bên ngoài

  • Để hiểu bối cảnh bên ngoài của bạn , hãy xem xét các vấn đề nảy sinh từ môi trường xã hội, công nghệ, môi trường, đạo đức, chính trị, luật pháp và kinh tế của bạn.
  • Các vấn đề bên ngoài có thể bao gồm:
    • Quy định của chính phủ và những thay đổi trong luật
    • Sự thay đổi kinh tế trên thị trường của bạn
    • Sự cạnh tranh của bạn
    • Các sự kiện có thể ảnh hưởng đến hình ảnh công ty của bạn
    • Những thay đổi trong công nghệ

Xác định các bên quan tâm

  • Các bên quan tâm của bạn bao gồm khách hàng, đối tác, nhân viên và nhà cung cấp. 
  • Khi phát triển hệ thống quản lý chất lượng
  • Bạn chỉ cần xem xét các bên quan tâm có thể ảnh hưởng đến:
    • Khả năng cung cấp một cách nhất quán sản phẩm
    • Hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng
    • Cũng như bất kỳ yêu cầu và quy định nào theo luật định
    • Quá trình cải tiến liên tục
    • Khả năng nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc áp dụng hiệu quả hệ thống của bạn
    • Quy trình của bạn để đảm bảo bạn tuân thủ các yêu cầu của khách hàng và bất kỳ quy chế hoặc quy định nào áp dụng

Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt phân tích bối cảnh?

  • Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Ma trận bối cảnh & các bên quan tâm:
    • Bao gồm trong Bối cảnh thủ tục tổ chức của chúng tôi
    • Để ghi lại mọi vấn đề bên ngoài và nội bộ
    • Liên quan đến mục đích hoạt động và định hướng chiến lược của tổ chức
    • Có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả dự kiến ​
    • Của hệ thống quản lý như được chỉ đạo bởi Quản lý cao nhất.
  • Để đánh giá xem tổ chức của bạn có hiểu biết khái niệm và ở cấp độ cao:
    • Về các vấn đề bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến nó
    • Tích cực hay tiêu cực, khả năng đạt được các kết quả dự kiến ​​hay không
  • Bạn nên mô tả các quy trình được tổ chức của bạn sử dụng
    • Để xác định nội bộ và bên ngoài vấn đề
    • Và tham chiếu đến tất cả các bằng chứng khách quan
    • Bao gồm các ví dụ về những vấn đề này.

Mẫu phân tích bối cảnh tham khảo?

Mẫu bảng bảng xem xét nhu cầu & mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm

MẪU THAM KHẢO

Tóm lược việc thực hiện phân tích bối cảnh của tổ chức

  • Để tuân thủ, cần thu thập bằng chứng chứng minh rằng:
    • Tổ chức của bạn đang xem xét tất cả các vấn đề nội bộ
    • Và bên ngoài phù hợp theo định kỳ.
  • Mặc dù không yêu cầu thông tin dạng văn bản
  • Nhưng tổ chức sẽ thấy hữu ích nếu giữ lại các tài liệu, thông tin sau chứng minh:
    • Các kế hoạch kinh doanh và đánh giá chiến lược
    • Phân tích đối thủ cạnh tranh
    • Báo cáo kinh tế từ các lĩnh vực kinh doanh hoặc báo cáo của nhà tư vấn
    • phân tích sự làm việc quá nhiều
    • Biên bản cuộc họp (Biên bản xem xét quản lý và thiết kế)
    • Bản đồ quy trình, bảng biểu, bảng tính, sơ đồ lập bản đồ tư duy
Digiprove seal  Copyright secured by Digiprove © 2021 SISCERT © 2021 Le Van Tam