TỔNG QUÁT VỀ ĐIỀU KHOẢN QUY ĐỊNH QUẢN LÝ KHO THEO YÊU CẦU ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 không có một số yêu cầu rõ ràng về quản lý kho, chủ yếu là quy định về bảo quản trong Điều 8.5.4, trong đó nêu rõ rằng đầu ra của quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ phải được giữ lại để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Nếu các sản phẩm bạn bảo quản trong kho không yêu cầu một số điều kiện bảo quản đặc biệt (như nhiệt độ, độ ẩm,…) thì một số thông tin về quy trình quản lý kho thực sự không cần thiết. Có nghĩa là căn cứ để doanh nghiệp kiểm tra quá trình nhập kho sẽ là quá trình nhập kho của chính doanh nghiệp ấy.

Vậy nên có thể nói quản lý kho là một điều khoản quan trọng đối với doanh nghiệp có yêu cầu đặc biệt đối với điều kiện bảo quản để tránh sản phẩm hư hỏng, mất mát,…

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT LẬP QUẢN LÝ KHO THEO ISO 9001:2015?

1. Tại sao phải thiết lập quản lý kho

Khi thiết lập quản lý kho theo Điều khoản 8.5.4 sẽ mang lại những lợi ích hữu hình cho tổ chức của bạn như:

Đối với các sản phẩm:

• Doanh nghiệp sẽ có sự tin tưởng rằng các sản phẩm và nguyên liệu thô không bị mất mát hoặc hư hỏng trước khi doanh nghiệp cần sử dụng hoặc trước khi chúng được vận chuyển.
• Doanh nghiệp có thể giảm kiểm tra hoặc sửa chữa ngoài kế hoạch nếu sản phẩm được bảo vệ đúng cách.
• Doanh nghiệp sẽ có các biện pháp kiểm soát thời hạn sử dụng tốt để không sử dụng các sản phẩm hoặc hóa chất đã hết hạn sử dụng (có thể gây nguy hiểm đến chất lượng).
• Doanh nghiệp sẽ có mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn khi khách hàng nhận được sản phẩm sạch, không bị ô nhiễm và không bị hư hỏng. (Hãy nghĩ về cảm giác mà bạn có được khi mở một chiếc điện thoại di động mới từ chiếc hộp đẹp và không bị móp.)

Đối với dịch vụ:

• Doanh nghiệp sẽ giảm bớt việc làm lại dư thừa khi các dịch vụ không bị hỏng trước khi chúng được hoàn thành.
• Doanh nghiệp sẽ tăng sự hài lòng của khách hàng khi dịch vụ cuối cùng được trình bày gọn gàng, có tổ chức và chuyên nghiệp.

2. Các nội dung chính cần phải có trong quản lý kho

Nội dung chính của quản lý kho đó chính là viết các quy trình nhập kho và xuất kho

Quy trình nhập kho gồm các bước: Tiếp nhận đơn đặt hàng; Kiểm tra vật tư; Nhập kho và Lưu hồ sơ

Quy trình xuất kho gồm các bước: Yêu cầu vật tư; Xuất vật tư và Lưu hồ sơ

Mỗi lần xuất kho hay nhập kho như thế chúng ta cần một số giấy tờ bao gồm:

• Phiếu Nhập kho
• Phiếu yêu cầu vật tư
• Phiếu xuất kho
• Sổ theo dõi xuất nhập tồn

Đồng thời, ở mỗi bước của quy trình phải phân công trách nhiệm thực hiện và bảo quản để tránh đùn đẩy và không có hệ thống, như:

• Nhân viên Kho có trách nhiệm tiếp nhận nguyên vật liệu; kiểm tra các mặt hàng, số lượng chính xác và các hư hỏng/không phù hợp có thể xảy ra; tồn kho các mặt hàng; và chuyển tiếp các thủ tục giấy tờ cho Giám đốc.
• Thủ kho chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn.
• Các quản lý mua vật tư có trách nhiệm xem xét hồ sơ tiếp nhận/ kiểm tra, liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp lô hàng bị hư hỏng hay sai lệch, và chuyển tiếp tài liệu vào nơi phải nộp.
• Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm có trách nhiệm tiến hành kiểm tra chi tiết vật liệu đến khi có yêu cầu; đề xuất việc chấp nhận hoặc từ chối hàng hóa cho Giám đốc đấu thầu; xem xét, phân tích và báo cáo dữ liệu nhận/kiểm tra.

3. Làm thế nào để soạn thảo bảng quản lý kho phù hợp theo ISO 9001:2015

Quá trình quản lý kho

Bao gồm các phương pháp đóng gói, bảo quản và các phương pháp xử lý sản phẩm cụ thể khác, các yêu cầu có khả năng trở thành đầu ra của quá trình thiết kế.

Nhận dạng

Đảm bảo rằng các sản phẩm được nhận dạng đúng và không bị trộn lẫn với các đơn đặt hàng khác. Doanh nghiệp sẽ thấy rằng tất cả các sản phẩm đều được xác định rõ ràng. Điều này liên quan đến nhận dạng và truy xuất nguồn gốc, tuy nhiên đối với việc bảo quản sản phẩm, đây là một yêu cầu;

Xử lý

Điều này có thể bao gồm vận chuyển hàng loạt bằng cách sử dụng thiết bị di chuyển hoặc tiếp xúc vật lý mà việc xử lý có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm. Doanh nghiệp nên xác minh rằng các phương pháp xử lý phù hợp được thực hiện trong suốt quá trình.

Đóng gói

Đảm bảo rằng việc ghi nhãn và đánh dấu các sản phẩm được vận chuyển là đủ để cho phép nhận dạng đầy đủ và truy xuất nguồn gốc thông qua hệ thống chất lượng của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng việc ghi nhãn và đánh dấu duy trì tính toàn vẹn của nó và vẫn được dán trong suốt quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp sẽ thấy rằng các phương pháp đã được thiết lập để đóng gói sản phẩm nhằm bảo toàn tính toàn vẹn của sản phẩm. Đóng gói sản phẩm thích hợp để vận chuyển nhằm bảo toàn tính nguyên vẹn của sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển;

Bảo quản

Điều này phải bao gồm các điều kiện bảo quản để ngăn ngừa sự xuống cấp, hư hỏng hoặc mất mát. Doanh nghiệp sẽ thấy rằng sản phẩm được lưu trữ theo cách để bảo vệ sản phẩm an toàn;

Bảo vệ

Nguyên liệu, vật liệu đang trong quá trình xử lý, sản phẩm đã được kiểm tra, sản phẩm không phù hợp và sản phẩm sẵn sàng để vận chuyển cũng phải được xác định tình trạng của nó và được bảo vệ khỏi bất kỳ thay đổi ngoài ý muốn nào. Doanh nghiệp nên xác minh rằng các biện pháp thích hợp được áp dụng để bảo vệ sản phẩm. Điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm.

Đối với đầu ra là dịch vụ

Nếu việc cung cấp dữ liệu hoặc thông tin bằng phương tiện điện tử là một phần của quy trình đầu ra của tổ chức thì nên thực hiện phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro để đảm bảo chống mất mát dữ liệu và các vấn đề bảo mật trong quá trình truyền. Điều này có thể bao gồm việc xem xét các cổng thông tin dựa trên trang web và dữ liệu/thông tin cùng với tệp đính kèm được bao gồm trong liên lạc qua email chẳng hạn.

Đối với đầu ra là sản phẩm

Các tổ chức dựa trên cơ sở sản xuất/chế biến, nên tiếp cận dựa trên rủi ro và giảm thiểu tương ứng dưới dạng các quy trình, thủ tục và kiểm soát thích hợp khi xem xét các vấn đề tiềm ẩn về bảo quản ở tất cả các giai đoạn chế biến từ nhận, xử lý, lưu trữ và gửi đi.

Ví dụ:

• Môi trường lưu trữ thích hợp như kiểm soát nhiệt độ/độ ẩm/ánh sáng và các quy trình liên quan để theo dõi nhập; xuất kho và thời hạn sử dụng đối với hàng hóa dễ hư hỏng như một số sản phẩm cao su làm từ cao su.
• Kiểm soát chế biến thích hợp, phương pháp xử lý và đóng gói để tránh bị hư hỏng và hoặc nhiễm bẩn trong quá trình sản xuất,
• Nhận dạng và xác định nguồn gốc thích hợp và kiểm soát kho các mặt hàng được lưu trữ để theo dõi vị trí và đảm bảo chống lỗi thời như một phần của kiểm soát thay đổi.
• Các biện pháp kiểm soát gửi hàng và vận chuyển cũng như sắp xếp lưu trữ để đảm bảo chống lại những hư hỏng/mất mát/trộm cắp.

4. Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt quản lý kho

Trách nhiệm soạn thảo tài liệu, quy trình quản lý kho sẽ do thư ký ISO soạn, trưởng ban ISO sẽ kiểm tra và lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.

5. Mẫu quản lý kho tham khảo

Mẫu tham khảo quy trình nhập kho:

Mẫu tham khảo quy trình xuất  kho:

TÓM LƯỢC VÀ KHẲNG ĐỊNH YÊU CẦU CỦA VIỆC THIẾT LẬP QUẢN LÝ KHO

Tất cả các nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang, thành phẩm, tư liệu, nguyên liệu hoặc sản phẩm do khách hàng cung cấp, sản phẩm được gửi đi gia công,…đều có nguy cơ bị hư hỏng, mất mát, mất danh mục, trở nên không phù hợp, dễ hư hỏng, hoặc lỗi thời gian là quá hạn sử dụng,… Theo ISO 9001:2015, tổ chức phải đảm bảo rằng đầu ra (sản phẩm / dịch vụ được cung cấp) trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ đạt mức cần thiết để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu. Điều quan trọng cần lưu ý là quản lý kho có thể bao gồm xác định, xử lý, kiểm soát ô nhiễm, đóng gói, lưu trữ, truyền tải / vận chuyển và bảo vệ.

Và việc thực hiện đúng điều khoản 8.5.4 của ISO 9001: 2015 về quản lý kho nêu lên sự cần thiết của tổ chức để đảm bảo việc bảo quản sản phẩm từ việc nhận dạng, xử lý, nhiễm bẩn, bảo quản và đóng gói.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN SIS CERT ĐỂ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHỨNG NHẬN ISO 9001?

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918 991 146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. Nhất Duy: 0932 321 236

Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518

Ms. Thu Thúy: 0774 416 158

Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com

• Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,
• Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh)
• Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
• Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO 9001 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý
• Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về ISO 9001
• Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
• Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…