HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 CHO CÔNG TY SẢN XUẤT

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 CHO CÔNG TY SẢN XUẤT

Chính sách chất lượng ISO là gì?

Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm thiết lập, xem xét và duy trì chính sách chất lượng ISO và các mục tiêu chất lượng. Chính sách chất lượng cần được xây dựng dựa trên các mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp và phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức. Chính sách phải thể hiện cam kết cải tiến liên tục. Nó phải được truyền đạt, hiểu và áp dụng trong toàn tổ chức.

Tổng quan về việc thiết lập chính sách chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho công ty sản xuất?

ẢNH MINH HỌA
  • Một trong những việc đầu tiên cần làm khi triển khai Hệ thống quản lý chất lượng sử dụng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 là soạn Chính sách chất lượng cho công ty của bạn. Theo một số cách, điều này nghe có vẻ giống như một quá trình đơn giản; tuy nhiên, theo những cách khác, đảm bảo chính sách có hiệu quả trong việc giúp công ty của bạn thành công có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn. 
  • Nó phải là Mục tiêu của Tổ chức
  • Nếu chính sách phản ánh các mục tiêu của tổ chức, nó có thể được sử dụng như một bộ lọc cho các quyết định kinh doanh. Nếu chính sách của bạn là “liên tục cung cấp các vật dụng vượt trội trong khi liên tục cải thiện quy trình và năng suất của chúng tôi”, thì người quản lý có thể xem cách họ đang áp dụng tài nguyên và hỏi: “Việc đưa ra quyết định phân bổ tài nguyên này có phù hợp với cam kết của chúng tôi đối với các vật dụng cao cấp và cải tiến không ? ” Trong trường hợp câu trả lời là không, quyết định là không tiếp tục với dự án và tìm một dự án khác tốt hơn dẫn đến các mục tiêu của công ty.

Nội dung

Các nội dung chính cần phải có trong chính sách chất lượng?

Thiết lập chính sách chất lượng

  • ISO 9001: 2015 yêu cầu chính sách thông qua tổ chức của bạn phải phù hợp với cả mục đích và bối cảnh của tổ chức. Điều này có nghĩa là khi tổ chức của bạn đã xác định được bối cảnh và các yêu cầu liên quan của các bên quan tâm, thì Lãnh đạo cao nhất phải xem xét lại chính sách chất lượng dựa trên thông tin đó.
  • Tổ chức của bạn sẽ cần phải xem xét các chính sách của mình khi cần thiết để đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào trong bối cảnh, các bên quan tâm hoặc yêu cầu của họ đều được phản ánh trong chính sách chất lượng và liệu các mục tiêu của tổ chức của bạn có được thực hiện hay không (6.2.1 a). Chính sách không nhất thiết phải bao gồm các mục tiêu nhưng nên tạo ra một khuôn khổ để thiết lập chúng.
  • Chính sách nên được trình bày theo cách hướng tới việc cải tiến liên tục. Nó cần được xem xét lại và có thể sửa đổi để đáp ứng nguyện vọng cao hơn. Xây dựng và thực hiện chính sách phù hợp với các quy tắc ứng xử và thông lệ kinh doanh của công ty. Chính sách phải được ký bởi quản lý cấp cao và cam kết:
    • Ngăn ngừa mất mát quá trình hoặc ảnh hưởng đến chất lượng;
    • Tuân thủ các nghĩa vụ và yêu cầu pháp lý;
    • Thúc đẩy cải tiến liên tục;
    • Áp dụng thực hành tốt nhất;
    • Tạo ra các mục tiêu có thể đo lường và đạt được để cải thiện hiệu suất;
    • Cung cấp các nguồn lực để đạt được mục tiêu;
    • Giao tiếp và tham vấn với tất cả các bên liên quan về Hệ thống quản lý chất lượng;

Đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Chứng nhận không yêu cầu chính sách chất lượng bao gồm các từ ‘cải tiến liên tục’; tuy nhiên, phải chắc chắn rằng các quá trình cải tiến liên tục đã được ngụ ý và biết đến trong toàn tổ chức. Để đáp ứng mục đích của điều khoản này, kiểm toán viên sẽ tìm kiếm chính sách chất lượng của hệ thống quản lý được xác định rõ ràng và đủ chi tiết để cung cấp khuôn khổ cho các mục tiêu tiếp theo có thể được giám sát để cải tiến liên tục.

Mục đích của kiểm toán viên không chỉ là sự phù hợp với các yêu cầu mà còn để hỗ trợ một tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ, sự hài lòng của khách hàng tốt hơn và cuối cùng là có thêm thị phần, đồng thời mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho tổ chức.

Khi phỏng vấn Lãnh đạo cao nhất, cần xác định đầu vào và cam kết của họ đối với chính sách chất lượng của hệ thống quản lý. Đối với chứng nhận đa địa điểm / công ty, các chính sách phải được áp dụng cho tất cả các địa điểm và được tích hợp đầy đủ với các mục tiêu.

Truyền đạt chính sách chất lượng

Nếu nhân sự được phỏng vấn không biết các mục tiêu có thể đo lường của họ là gì và / hoặc không biết các mục tiêu của tổ chức mà chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến là gì, đánh giá viên sẽ được hướng dẫn thêm để đánh giá việc truyền đạt các chính sách và mục tiêu của lãnh đạo cao nhất.

Nhận thức suy luận thông qua kiến ​​thức về các thủ tục không được coi là đủ; nếu không, tại sao lại có yêu cầu ngay từ đầu? Một cách nhanh chóng và thuận tiện để quảng bá và truyền đạt chính sách chất lượng có thể là tạo một phiên bản rút gọn của chính sách chính; thử cô đọng nó thành năm từ khóa hoặc thậm chí một vài câu ngắn. Điều này có thể được đăng trên bảng thông báo ở mỗi bộ phận.

Bạn thậm chí có thể thêm nó vào mặt sau của thẻ an ninh nhân viên hoặc huy hiệu ID. Nếu đánh giá viên hỏi một nhân viên liệu họ có biết về chính sách chất lượng hay không; họ có thể chỉ vào bảng thông báo hoặc chỉ vào nó trên huy hiệu của họ. Nhân viên có thể trình bày thêm cho kiểm toán viên biết, chính sách này có ý nghĩa như thế nào đối với họ và nó ảnh hưởng như thế nào đến công việc của họ.

Làm thế nào để soạn thảo bảng chính sách chất lượng phù hợp theo ISO 9001:2015?

Bắt đầu với Yêu cầu của Khách hàng

Chìa khóa để bắt đầu bất kỳ Hệ thống Quản lý Chất lượng nào là đảm bảo rằng bạn hiểu các yêu cầu của khách hàng. 

Nếu bạn định hướng thành công QMS của mình theo hướng cải thiện sự hài lòng của khách hàng, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn hiểu tất cả các yêu cầu bạn cần đáp ứng để đạt được điều này. 

Các yêu cầu này có thể đến trực tiếp từ đặc điểm kỹ thuật của khách hàng, thông qua các tiêu chuẩn ngành hoặc thậm chí thông qua các yêu cầu pháp lý liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 

Bạn có thể cần phải đáp ứng các yêu cầu chặt chẽ về giao hàng đúng thời hạn của khách hàng, có mức độ sạch tiêu chuẩn của ngành trong chế biến thực phẩm hoặc thậm chí là các yêu cầu pháp lý về những nguyên liệu có thể được sử dụng trong các quy trình của bạn (do đó hạn chế chúng). 

Đảm bảo rằng bạn có tất cả các đầu vào cần thiết này sẽ giúp đảm bảo tập trung vào các yếu tố quan trọng để đạt được sự hài lòng của khách hàng.

Thu thập đầu vào của các bên nội bộ

  • Nó coi là trọng tâm chính của Hệ thống Quản lý Chất lượng
  • Và được dự định để tất cả nhân viên sử dụng làm trọng tâm cho công việc của họ. 
  • Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải thu thập thông tin đầu vào T
  • Từ tất cả các lĩnh vực của công ty để đảm bảo rằng có thể áp dụng cho tất cả
  • Điều quan trọng là lấy được ý kiến ​​đóng góp của người dân ở những khu vực
  • Bao gồm Thông tin Bắt buộc của ISO 9001
  • Tiêu chuẩn áp đặt một số yêu cầu đối với CSCL mà điều quan trọng cần lưu ý. 
    • Cần thể hiện cam kết của công ty trong việc tuân thủ các yêu cầu
    • Và nâng cao hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng. 
  • Vì cam kết về Sự hài lòng và Cải tiến của Khách hàng là:
    • Những yếu tố then chốt trong quyết định triển khai HTQLCL
    • Nên chính sách hướng dẫn của hệ thống phải bao gồm cam kết này. 
  • Điều này có thể được thực hiện bằng cách nêu rõ điều này như một thực tế, chẳng hạn như:
    • “cải thiện cam kết của chúng tôi trong việc giao hàng cho khách hàng đúng hạn”
    • Nhưng nó cần được hỗ trợ bằng các kế hoạch thực hiện những cải tiến này. 

Viết và Truyền đạt Chính sách Chất lượng

  • Cần soạn thảo một chính sách có thể hướng dẫn tổ chức
  • Và đưa ra định hướng để tạo ra các mục tiêu chất lượng. 
  • Để biết thêm chi tiết về các mục tiêu chất lượng.
  • Người ta nói rằng 1 CSCL tốt là đơn giản, ngắn gọn và dễ ghi nhớ khi bị áp lực. 
  • Điều quan trọng là:
    • Tất cả nhân viên không chỉ biết chính sách mà còn phải hiểu ý nghĩa của nó
    • Và công việc của họ hỗ trợ việc đáp ứng Chính sách chất lượng như thế nào.

Trách nhiệm soạn thảo và phê duyệt chính sách chất lượng?

  • Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng, đảm bảo rằng:
    • Phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức
    • Và hỗ trợ các định hướng chiến lược của tổ chức
    • Cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng
    • Bao gồm cam kết thỏa mãn các yêu cầu thích hợp
    • Bao gồm cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

CSCL được phổ biến áp dụng như thế nào?

  • ISO 9001: 2015 yêu cầu chính sách chất lượng được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản
    • Tham khảo Điều 7.5.1a
    • Bạn nên kiểm tra xem các chính sách đã được truyền đạt
    • Và hiểu trong toàn bộ tổ chức của bạn hay chưa. 
    • Chính sách này cũng phải có sẵn cho bất kỳ bên quan tâm nào có liên quan
  • Đánh giá viên sẽ muốn xác định xem:
    • Có đáp ứng mục đích
    • Và được hiểu hay không bằng cách phỏng vấn nhân sự ở tất cả các cấp. 
  • Mặc dù người được phỏng vấn không cần phải đọc lại nội dung chính xác:
    • Nhưng cần phải xác định được nhận thức về các chính sách
    • Và cách thức công việc của họ ảnh hưởng đến các mục tiêu của công ty.
  • Điều này không yêu cầu nhân viên của bạn:
    • Phải ghi nhớ nhưng nó có nghĩa là họ phải biết
    • Biết nơi có thể tìm thấy chính sách chất lượng
    • Và có thể diễn giải hoặc đưa ra cách giải thích khi áp dụng cho họ.

Mẫu CSCL tham khảo?

Mẫu ví dụ tham khảo

MẪU VÍ DỤ

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thiết lập CSCL?

Tập trung các hành động của tất cả các lĩnh vực của công ty

Vào mục tiêu đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

Và cải tiến sẽ chỉ giúp công ty phát triển

Và đây là điều mà Hệ thống Quản lý Chất lượng hướng tới ngay từ đầu.