HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI THEO ISO 22000:2018

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI THEO ISO 22000:2018

Kiểm soát sự thay đổi-Giới thiệu sự cần thiết phải kiểm soát các nhà cung cấp sản phẩm, quy trình và dịch vụ (bao gồm các quy trình thuê ngoài) và đảm bảo truyền thông đầy đủ các yêu cầu liên quan. yêu cầu hệ thống quản lý.

Tổng quan về việc thực hiện kiểm soát sự thay đổi theo ISO 22000:2018?

ẢNH MINH HỌA
  • Kiểm soát thay đổi là một quy trình được sử dụng để quản lý các yêu cầu thay đổi cho các dự án và các sáng kiến ​​chính khác. Đây là một phần của kế hoạch quản lý sự thay đổi, trong đó xác định vai trò của mỗi người để thực hiện quá trình này ở cấp đội hoặc công ty. Quy trình kiểm soát thay đổi có nhiều phần và cách dễ nhất để tiếp cận nó là tạo một nhật ký thay đổi. Sau đó sẽ cho phép bạn làm theo các yêu cầu sửa đổi liên quan đến các dự án của bạn.
  • Vì quy trình kiểm soát thay đổi có nhiều biến số và khác nhau giữa các công ty, nên có thể hữu ích nếu áp dụng các công cụ đơn giản hóa quy trình và đảm bảo rằng nó hoạt động tốt ngay từ đầu đến cuối. 
  • Kiểm soát thay đổi: Đây là một quá trình cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào. Sau này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho dòng thông tin khi cần thực hiện các thay đổi đối với một dự án. Một quy trình hiệu quả bao gồm các chỉ số đánh giá thành công, cho phép các nhóm tổ chức công việc của họ, giao tiếp dễ dàng hơn và đảm bảo thành công cho tập thể của họ.
  • Việc thực hiện quy trình kiểm soát thay đổi, có thể giúp bạn tổ chức công việc của nhóm, mà còn quản lý hiệu quả thời hạn và bàn giao công việc. Nếu thay đổi của bạn không được xử lý đúng cách, hậu quả đối với nhóm của bạn có thể rất nghiêm trọng, đó là lý do tại sao việc triển khai quy trình kiểm soát thay đổi là rất quan trọng.

Nội dung

Tại sao phải thực hiện kiểm soát sự thay đổi?

  • Kiểm soát thay đổi là một phần quan trọng của quá trình quản lý dự án. 
  • Với tốc độ thay đổi ngày nay
    • Gần như chắc chắn rằng các dự án sẽ phải đối mặt
    • Với nhu cầu thay đổi trong suốt cuộc đời của chúng. 
  • Mặc dù thay đổi có thể giúp đảm bảo sự phù hợp của dự án
  • Với nhu cầu kinh doanh
    • Nhưng điều quan trọng là phải xem xét
    • Và phê duyệt từng thay đổi một cách cẩn thận.
  • Quá trình kiểm soát thay đổi trong quản lý dự án đảm bảo rằng
    • Mỗi thay đổi được đề xuất trong một dự án đều được xác định
    • Xem xét và phê duyệt đầy đủ trước khi thực hiện. 
  • Quá trình kiểm soát thay đổi giúp tránh những thay đổi không cần thiết
  • Có thể làm gián đoạn dịch vụ và cũng đảm bảo việc sử dụng tài nguyên hiệu quả.

Các nội dung chính cần phải có trong thực hiện kiểm soát sự thay đổi?

Điều khoản 6.3 của TCVN ISO 22000:2018 yêu cầu:

Tổ chức phải:

a) thiết lập và áp dụng các tiêu chí đánh giá, lựa chọn, giám sát hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp dịch vụ từ bên ngoài về quá trình, sản phẩm và/hoặc dịch vụ;

b) đảm bảo thông tin đầy đủ các yêu cầu cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài;

c) đảm bảo rằng quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ do bên ngoài cung cấp không ảnh hưởng xấu đến khả năng đáp ứng nhất quán các yêu cầu của HTQL ATTP;

d) lưu thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và mọi hành động cần thiết từ kết quả của việc đánh giá và đánh giá lại.

Hiểu sự thay đổi

Để phát huy thành công những lợi ích của sự thay đổi, bạn cần phải tự hiểu chúng. Vì vậy, hãy nghĩ về:

  • Tại sao bạn cần thay đổi. Mục tiêu chính của bạn là gì?
  • Thay đổi sẽ mang lại lợi ích gì cho tổ chức?
  • Nó sẽ tác động tích cực đến mọi người như thế nào?
  • Nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến cách mà mọi người làm việc?
  • Mọi người sẽ cần làm gì để đạt được thành công thay đổi
  • Cũng có thể hữu ích khi nghĩ về kết quả tiêu cực của việc không thực hiện thay đổi sẽ như thế nào. 

Thay đổi kế hoạch

  • Thay đổi hiệu quả không chỉ xảy ra một cách tình cờ và bất kỳ kế hoạch nào bạn đưa ra đều phải phù hợp với tổ chức của bạn. Cách thức quản lý các dự án thay đổi có thể khác nhau giữa các tổ chức. Một số có phương pháp luận thay đổi rất cứng nhắc, trong khi những người khác cởi mở và linh hoạt hơn trong cách tiếp cận.
  • Tuy nhiên, nói chung, bạn sẽ cần cân nhắc những điều sau:
    • Sự tài trợ. Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo, tham gia và sử dụng hỗ trợ cấp cao và tài trợ cho sự thay đổi?
    • Sự tham gia. Ai là người có vị trí tốt nhất để giúp bạn thiết kế và thực hiện thay đổi? Ví dụ, bạn sẽ cần chuyên môn bên ngoài? Hay bạn có thể sử dụng nội lực?
    • Mua vào. Thay đổi hiệu quả nhất khi bạn có thể giành được sự hỗ trợ từ những người trong doanh nghiệp. Bạn dự định làm thế nào để đạt được điều này?
    • Va chạm. Cuối cùng, hãy nghĩ xem thành công sẽ như thế nào. Bạn sẽ dự đoán và đánh giá tác động của thay đổi mà bạn cần thực hiện như thế nào? Bạn cần đạt được những mục tiêu nào?

Thực hiện Thay đổi

Vậy chính xác thì bạn sẽ làm thế nào để thay đổi xảy ra?

Truyền đạt sự thay đổi

Giao tiếp có thể là một thành phần tạo nên hoặc đột phá của quản lý thay đổi. Thay đổi mà bạn muốn thực hiện phải rõ ràng và phù hợp để mọi người hiểu bạn muốn họ làm gì và tại sao họ cần làm điều đó. Nhưng bạn cũng phải thiết lập giai điệu phù hợp, để bạn nhận được phản ứng cảm xúc mà bạn mong đợi.

Làm thế nào để soạn thảo quy trình thực hiện kiểm soát sự thay đổi phù hợp với tiêu chuẩn ISO 22000:2018?

Kiểm soát thay đổi bao gồm năm giai đoạn:

Đề xuất thay đổi

Quá trình này cho phép bất kỳ ai trong nhóm ISO (bao gồm cả khách hàng) đề xuất thay đổi dự án. Đề xuất phải bao gồm mô tả về sự thay đổi và các lợi ích mong đợi hoặc lý do khác cho sự thay đổi. 

Tóm tắt tác động

Quá trình này được thực hiện bởi người quản lý ISO 22000, người sẽ xem xét hiệu quả tổng thể đối với dự án, bao gồm các hạng mục sau:

  • Tiết kiệm chi phí và lợi ích có thể định lượng được
  • Lý do pháp lý, quy định hoặc lý do không thể xác thực khác để thay đổi
  • Chi phí ước tính của sự thay đổi
  • Ảnh hưởng đến thang đo thời gian
  • Các nguồn bổ sung cần thiết
  • Ảnh hưởng đến các dự án và hoạt động kinh doanh khác

Rủi ro và vấn đề mới

Sau đánh giá này, người quản lý dự án đề xuất có nên thực hiện thay đổi hay không.

Quyết định

Quá trình này liên quan đến việc xem xét yêu cầu thay đổi bởi một cơ quan có thẩm quyền đã được phê duyệt, người sẽ xem xét tất cả các thông tin được cung cấp bởi người quản lý dự án và người đưa ra yêu cầu. Quyết định thường sẽ là:

Chấp nhận

Chấp nhận với các nhận xét và điều kiện đặc biệt

Từ chối

Trì hoãn (thay đổi không được chấp thuận, nhưng sẽ được xem xét sau)

Thực hiện một thay đổi

  • Nếu thay đổi được chấp thuận, nó sẽ được lên kế hoạch, lên lịch và thực hiện vào thời điểm đã thống nhất với các bên liên quan.
  • Là một phần của kế hoạch, cần có kế hoạch kiểm tra hồi quy trong trường hợp thay đổi cần được lùi lại.
  • Sau khi thực hiện, thông thường sẽ tiến hành đánh giá sau thực hiện.

Kết thúc một thay đổi

Sau khi thực hiện, người yêu cầu kiểm tra và đồng ý về thay đổi và nó được đóng trong Nhật ký thay đổi bởi người quản lý dự án.

Trách nhiệm soạn thảo và phê duyệt thực hiện kiểm soát sự thay đổi?

  • Lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn
  • Để đảm bảo việc quản lý tuyển dụng một cách tốt nhất
  • Phân bổ nhân sự các bộ phận trong công ty đầy đủ, chuyên môn
  • Như thư ký ISO, trưởng ban ISO, giám đốc,…các nhân viên của các bộ phận có liên quan.

Thực hiện kiểm soát sự thay đổi được phổ biến áp dụng như thế nào?

  • Chứng chỉ ISO 22000, hay giấy chứng nhận ISO 22000 là 1 bằng chứng có độ tin cậy cao.
  • Được dùng để một doanh nghiệp chứng minh rằng
    • Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS) của mình
    • Là phù hợp với các yêu cầu quy định trong tiêu chuẩn ISO 22000.
  • Trong đó, tiêu chuẩn ISO 22000:2018 về quản lý ATTP
    • Là một tiêu chuẩn quốc tế được thiết kế dành riêng cho FSMS.
    • Phiên bản mới nhất ISO 22000:2018 đặt ra các nguyên tắc, yêu cầu cơ bản mang tính chất định hướng.
    • Đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ
    • Để đảm bảo thực phẩm khi sử dụng là an toàn đối với người tiêu dùng.
  • Việc kiểm soát sự thay đổi theo tiêu chuẩn ISO 22000
    • Được áp dụng phổ biến giúp các tổ chức, doanh nghiệp thực phẩm nói riêng
    • Và các ngành nghề khác nói chung đem lại lợi ích trong việc sản xuất
    • Và chât lượng sản phẩm đưa tới khách hàng
    • Đồng thời giúp hệ thông công ty kiểm soát được rủi ro chặt chẽ hơn.

Mẫu duyệt thực hiện kiểm soát sự thay đổi tham khảo?

Phiếu quản lý sự thay đổi tham khảo

VÍ DỤ MINH HỌA

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc duyệt thực hiện kiểm soát sự thay đổi?

  • Kiểm soát thay đổi hiệu quả mang lại lợi ích cho các dự án trong bất kỳ ngành nào:
    • Chi phí và tránh rủi ro tốt hơn;
    • Rủi ro thấp hơn liên quan đến mỗi thay đổi cá nhân;
    • Giảm lượng thời gian cần thiết cho các thay đổi;
  • Các thay đổi có thể được tính vào mà ít làm gián đoạn tiến độ dự án
  • Vì các yêu cầu sẽ được xem xét và quản lý xung quanh tiến trình của dự án
  • Các quản lý dự án sẽ được thông báo về các thay đổi trong giai đoạn lập kế hoạch
  • Và có thời gian để xem xét các hành động có thể có.