Hướng dẫn thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ theo ISO 45001:2018

Hướng dẫn thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ theo ISO 45001:2018

Kiểm soát tài liệu an toàn sức khỏe nghề nghiệp-Hệ thống kiểm soát đảm bảo rằng người dùng có thông tin mới nhất để thực hiện công việc của họ, rằng mọi thay đổi đều được kiểm soát và cho phép, và chúng được lưu trữ theo cách hợp lý để dễ dàng truy xuất.

Tổng quan về việc thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ theo ISO 45001:2018?

ẢNH MINH HỌA

ISO 45001 đã chuyển từ các yêu cầu quy định đối với ‘tài liệu’ và ‘hồ sơ’ cụ thể sang thuật ngữ bao hàm hơn ‘thông tin dạng văn bản’.

Điều này cho phép tổ chức tùy chỉnh tài liệu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của mình để phản ánh tốt hơn các tình huống cụ thể của tổ chức. Hiện nay về cơ bản có hai loại thông tin dạng văn bản; Tài liệu “sống” mô tả cách mọi thứ được thực hiện trong OHSMS và các bản ghi “tĩnh” phản ánh kết quả của một số hoạt động tại một thời điểm cụ thể.

Cho dù ở định dạng điện tử hay giấy, các phiên bản chính xác và hiện tại của tài liệu sống, có thể là thủ tục, hướng dẫn công việc, bản đồ quy trình, kế hoạch hoặc chương trình, cần phải có sẵn cho những người sử dụng chúng. Điều này đòi hỏi tổ chức phải có một quy trình để tạo ra các tài liệu này và kiểm soát việc sửa đổi chúng. Hồ sơ kết quả cần được tạo, xem xét và lưu giữ trong một khoảng thời gian.

Tổ chức cần cố gắng duy trì độ phức tạp của thông tin dạng văn bản ở mức tối thiểu cần thiết

Để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tính đơn giản đồng thời. 

Cần lưu ý rằng ISO 45001 không còn bắt buộc phải có Sổ tay An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp nữa

Nhưng hầu hết các tổ chức có khả năng kiên trì với nó

Như một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý OH&S của họ.

Nội dung

Tại sao phải thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ?

  • Điều quan trọng là phải kiểm soát tài liệu của bạn để đảm bảo giao tiếp tốt
  • Và thực hiện quy trình nhất quán.
  • Kiểm soát tài liệu hoạt động xuất sắc đảm bảo:
    • Quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh HSEQ
    • Tuân thủ các yêu cầu luật định
    • Quyền sở hữu rõ ràng và sự mua lại của các bên bị ảnh hưởng
    • Các thủ tục và thời gian nhất quán để xem xét, sửa đổi, phê duyệt tài liệu thích hợp
    • Cải thiện cơ hội để tuân thủ thủ tục và hiệu quả đào tạo
    • Hồ sơ dễ dàng truy xuất và chính xác

Các nội dung chính cần phải có trong thực hiện thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ?

  • Tổ chức được yêu cầu kiểm soát thông tin dạng văn bản
  • Để đảm bảo rằng thông tin đó sẵn có khi cần thiết
  • Và phù hợp để sử dụng. 
  • Nó cũng phải được bảo vệ đầy đủ để chống lại việc sử dụng không đúng cách
  • Mất tính toàn vẹn và mất tính bảo mật.
  • Với việc tham chiếu đến thông tin dạng văn bản, tổ chức phải đưa ra quyết định về:
    • Phân phối, truy cập, truy xuất và sử dụng;
    • Lưu trữ và bảo quản;
    • Kiểm soát bất kỳ thay đổi nào;
    • Giữ lại và thải bỏ.
  • Tổ chức cũng được yêu cầu xác định bất kỳ thông tin dạng văn bản nào
  • Có nguồn gốc bên ngoài được coi là cần thiết cho việc lập kế hoạch
  • Và vận hành hệ thống quản lý OH&S của mình và đảm bảo rằng nó được kiểm soát.
  • Tất cả các biện pháp kiểm soát được mô tả chủ yếu
  • Nhằm ngăn chặn việc sử dụng ngoài ý muốn thông tin dạng tài liệu lỗi thời.

Làm thế nào để thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ phù hợp với ISO 45001:2018?

  • Chính xác thì nghĩa là gì khi ‘kiểm soát’ thông tin dạng văn bản OHSMS? 
  • ‘Kiểm soát’ thông tin dạng văn bản đề cập đến một số vấn đề cần được giải quyết và thực hiện để đảm bảo rằng:
    • Thông tin dạng văn bản sẵn có và dễ dàng sử dụng cho tất cả những người cần biết hoặc sử dụng thông tin đó. 
    • Người lao động có thể cảm thấy do dự khi truy cập thông tin dạng tài liệu nếu nó được giữ ở xa nơi làm việc của họ hoặc nếu nó quá cồng kềnh để truy cập. 
    • Các nhà điều hành có thể gặp khó khăn trong việc tìm ra cá nhân có độc quyền đối với mật khẩu đối với thông tin dạng tài liệu được máy tính hóa, đặc biệt nếu họ không ở văn phòng hàng ngày.
    • Các biện pháp được đưa ra để bảo vệ tính bí mật và toàn vẹn của thông tin dạng văn bản. Xác định ai có thể truy cập thông tin, kiểm soát ‘mật khẩu’ và ngăn chặn sao chép trái phép bản sao có thể là một số biện pháp bảo vệ này.
    • Các quy trình lưu trữ, bảo quản và bảo quản an toàn cần được thực hiện đối với thông tin dạng văn bản, đặc biệt là các tài liệu cần được lưu giữ trong một khoảng thời gian xác định. 
    • Đối với thông tin dạng văn bản không còn cần thiết.
    • Các quy tắc kiểm soát thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài
    • Có thể cần thiết cho việc lập kế hoạch hoặc vận hành OHSMS của một tổ chức
    • Tuân theo cùng một mẫu như các tài liệu nội bộ. 
    • Mặc dù các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài không được tạo ra bởi bản thân tổ chức
    • Họ yêu cầu đối xử tương tự đối với truy cập, phân phối, lưu giữ, nhận dạng

Trách nhiệm soạn thảo và phê duyệt thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ?

  • Trách nhiệm soạn thảo tài liệu, thực hiện kiểm soát sẽ do thư ký ISO soạn
  • Thảo luận cùng nhân viên ISO trưởng ban ISO sẽ kiểm tra
  • Và lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, đóng dấu

Thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ được phổ biến áp dụng như thế nào?

  • Thực hiện kiểm soát tài liệu được pháp dụng cho tất cho tất cả các ISO
  • Riêng về ISO 45001 việc thực hiện kiểm soát không bắt buộc nhưng rất cần thiết
  • Để đảm bảo việc thực hiện kế hoạch mục tiêu đúng theo dự định ban đầu
  • Và có thể nắm bắt cơ hội, liên tục cải tiến.
  • Lãnh đạo cấp cao nên phổ biến cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp
  • Phải lưu mọi thứ thành thông tin dạng văn bản
  • Để có thể kiểm soát một cách tốt nhất mà không bị gián đoạn

Mẫu thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ tham khảo?

Mẫu ví dụ sửa đổi kiểm soát tài liệu

MẪU VÍ DỤ THAM KHẢO

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thực hiện thực hiện kiểm soát tài liệu và hồ sơ?

  • Kiểm soát tài liệu giúp các tổ chức xác minh sự phù hợp của họ
  • Với tất cả các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác
  • Cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện một hệ thống quản lý hiệu quả.
  • Để tối đa hóa lợi ích của việc kiểm soát tài liệu
  • Điều quan trọng đảm bảo rằng tất cả nhân viên tuân theo quy trình kinh doanh hệ thống.
  • Xem xét, cập nhật và lưu giữ các tài liệu, chính sách, mục tiêu, hồ sơ, v.v.
  • Thuộc phạm vi của ISO 45001 hoặc theo yêu cầu của pháp luật
  • Tất cả nhân sự phải nắm rõ các thủ tục kiểm soát tài liệu
  • Để hệ thống hoạt động hiệu quả và tạo ra lợi ích thay vì tăng trách nhiệm.
  • Các tài liệu cần được phát triển bởi các chuyên gia
  • Về vấn đề liên quan và có quyền sở hữu rõ ràng
  • Và bất kỳ thay đổi nào phải thông qua việc quản lý chính thức quy trình kinh doanh thay đổi.