HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO IATF 16949:2016

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO IATF 16949:2016

Đánh giá nội bộ được coi là một cách để tìm kiếm những cải tiến tiềm năng cho các quy trình, thay vì chỉ là một hộp khác để kiểm tra để luôn tuân thủ, thì một tổ chức có thể gặt hái được những lợi ích to lớn. Cải tiến quy trình là một phần quan trọng của bất kỳ Hệ thống quản lý chất lượng nào dựa trên IATF 16949 và nó phải là trọng tâm chính đối với bất kỳ công ty nào muốn thực hiện và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả – và tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc trong quá trình này. Vì vậy, đừng nghĩ rằng kiểm toán nội bộ là một việc lãng phí thời gian (hoặc tệ hơn là tìm kiếm những sai lầm); coi đó là một trong những cách tốt nhất để liên tục cải tiến quy trình của bạn.

Tổng quan về thực hiện đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn IATF 16949:2016?

ẢNH MINH HỌA
  • Đánh giá nội bộ là người bạn tốt nhất của QMS. Đánh giá cho phép các tổ chức cải thiện tiêu chuẩn quản lý chất lượng của họ, trở nên hiệu quả hơn và hiệu quả hơn của hệ thống. Họ cũng giúp bạn chuẩn bị cho kiểm tra đăng ký của bạn. Vì vậy, cách tốt nhất để làm cho chương trình kiểm toán nội bộ của bạn hiệu quả nhất là gì? Dưới đây là một số chuyến đi để giúp bạn tận dụng tối đa hoạt động đánh giá nội bộ của mình.
  • Lập lịch trình cho các khu vực cần đánh giá và tần suất chúng cần được đánh giá.
  • Chuẩn bị một lịch trình đánh giá định kỳ và phân phối
  • Tạo một kế hoạch kiểm toán
  • Xác định những nguồn lực đánh giá nào khác là cần thiết – danh sách kiểm tra, các chuyên gia đánh giá khác?
  • Thiết lập mục đích của cuộc đánh giá – nó có phải là một tổng quan chung của một khu vực?

Nội dung

Phải thực hiện đánh giá nội bộ theo IATF 16949:2016 như thế nào?

Trong quá trình kiểm tra

  • Hãy chuyên nghiệp trong suốt cuộc kiểm toán và tránh bị xét đoán.
  • Đảm bảo tuân thủ tất cả các quy trình bắt buộc bao gồm: quy trình an toàn và phòng sạch
  • Trình bày rõ ràng mục đích của cuộc đánh giá cho những người được đánh giá
  • Trả lời các câu hỏi hoặc thảo luận về các vấn đề tuân thủ mà bạn đã lưu ý
  • Dễ uốn nắn, nếu một vấn đề tiềm ẩn xảy ra mà không nằm trong phạm vi, hãy đánh giá vấn đề và mọi nguy cơ tiềm ẩn của vấn đề.
  • Khuyến khích sự trung thực với những người được đánh giá

Sau khi kiểm tra

  • Tập hợp một cuộc họp kiểm toán viên để thảo luận về kết quả cuộc họp kết thúc.
  • Tập hợp cho một cuộc họp kiểm toán viên
  • Gặp gỡ tất cả những người được đánh giá tham gia vào cuộc đánh giá
  • Đầu tiên, hãy chỉ ra những gì đã được thực hiện tốt.
  • Thứ hai, giải quyết sự không phù hợp và đảm bảo bên được đánh giá hiểu sự không phù hợp và phần nào của tiêu chuẩn không được đáp ứng.
  • Phát hành báo cáo kịp thời dựa trên kết quả đánh giá – Tất cả các bên được đánh giá để quyết định  các hành động khắc phục. Việc cho phép người được đánh giá có ý kiến ​​đóng góp sẽ mang lại cho họ quyền sở hữu trong việc thực hiện các thay đổi.
  • Đặt ra thời hạn hợp lý cho những người chịu trách nhiệm hoàn thành bất kỳ hành động sửa chữa nào cần được giải quyết. Thời hạn hành động chính xác có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp.
  • Sẵn sàng và sẵn sàng hỗ trợ những người được đánh giá.
  • Yêu cầu phản hồi về bạn và nhóm đánh giá của bạn và thực hiện các điều chỉnh dựa trên phản hồi.

Các nội dung chính cần phải thực hiện đánh giá nội bộ?

9.2 Đánh giá nội bộ

9.2.1 Yêu cầu tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ theo các khoảng thời gian

Đã được lên kế hoạch để cung cấp thông tin về việc liệu hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với yêu cầu riêng của tổ chức đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình, cũng như các yêu cầu của ISO 9001: 2015 và để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng được triển khai và duy trì hiệu quả.

9.2.2 Yêu cầu tổ chức lập kế hoạch, thiết lập, thực hiện và duy trì một cuộc đánh giá

  • Chương trình bao gồm tần suất, phương pháp, trách nhiệm, các yêu cầu lập kế hoạch và báo cáo, trong đó phải xem xét đến tầm quan trọng của các quá trình có liên quan, những thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó. 
  • Các tổ chức được yêu cầu thêm để xác định các tiêu chí và phạm vi đánh giá cho mỗi cuộc đánh giá, để lựa chọn đánh giá viên và thực hiện đánh giá để đảm bảo tính khách quan và công bằng của quá trình đánh giá, để đảm bảo rằng kết quả của các cuộc đánh giá được báo cáo cho quản lý, để thực hiện các hành động sửa chữa và khắc phục thích hợp mà không quá hạn trì hoãn và lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá
9.2.2.1 Chương trình đánh giá nội bộ yêu cầu tổ chức phải có tài liệu . 
  • Quá trình này phải bao gồm sự phát triển và thực hiện một chương trình đánh giá nội bộ bao gồm toàn bộ chất lượng hệ thống quản lý, bao gồm cả đánh giá hệ thống quản lý chất lượng, đánh giá quá trình sản xuất và đánh giá sản phẩm. 
  • Nó cũng yêu cầu rằng chương trình kiểm toán được ưu tiên dựa trên rủi ro, nội bộ và bên ngoài xu hướng hoạt động và mức độ quan trọng của các quá trình. 
  • Ngoài ra, nơi tổ chức chịu trách nhiệm phát triển phần mềm, tổ chức phải bao gồm đánh giá khả năng phát triển phần mềm trong kiểm toán nội bộ của họ chương trình. 
  • Cuối cùng, cần phải xem xét lại tần suất đánh giá, và nếu phù hợp, điều chỉnh dựa trên sự xuất hiện của những thay đổi quy trình, sự không phù hợp bên trong và bên ngoài, và / hoặc khiếu nại của khách hàng. Các tính hiệu quả của chương trình đánh giá phải được xem xét như một phần của xem lại việc quản lý.
9.2.2.2 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Yêu cầu tổ chức đánh giá tất cả các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng trong mỗi khoảng thời gian ba năm theo lịch, theo một chương trình hàng năm, sử dụng phương pháp tiếp cận quá trình để xác minh tuân thủ Tiêu chuẩn QMS dành cho ô tô này. Tích hợp với những đánh giá, tổ chức cũng phải lấy mẫu chất lượng cụ thể của khách hàng các yêu cầu của hệ thống quản lý để thực hiện hiệu quả.

9.2.2.3 Đánh giá quá trình sản xuất
  • Yêu cầu tổ chức đánh giá tất cả quy trình sản xuất trong mỗi khoảng thời gian ba năm theo lịch để xác định hiệu quả và hiệu quả của họ bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận yêu cầu cụ thể của khách hàng cho kiểm toán quá trình. 
  • Trong trường hợp không xác định bởi các khách hàng, tổ chức phải xác định cách tiếp cận sẽ được sử dụng. 
  • Cuối cùng, nó quy định rằng đánh giá quá trình sản xuất bao gồm đánh giá việc thực hiện hiệu quả phân tích rủi ro của quá trình (chẳng hạn như PFMEA), kế hoạch kiểm soát và các tài liệu liên quan

Làm thế nào để có quy trình thực hiện đánh giá nội bộ theo IATF 16949?

Quy trình đánh giá nội bộ: 5 bước chính

1) Lập kế hoạch lịch trình đánh giá. 

  • Điều quan trọng đối với sự thành công của quá trình đánh giá nội bộ
  • Là phát triển một chương trình đánh giá nội bộ hoặc lịch trình đánh giá
  • Và chia sẻ nó với các chủ sở hữu quá trình. 
  • Tiêu chuẩn IATF 16949 yêu cầu tất cả các quy trình QMS phải được đánh giá
  • Trong khoảng thời gian ba năm và việc biết khi nào mỗi quy trình được lên lịch
  • Để đánh giá cho phép mọi người chuẩn bị. 
  • Chương trình đánh giá nội bộ cần tính đến mức độ phức tạp
  • Ưu tiên dựa trên kết quả hoạt động trong quá khứ, rủi ro và mức độ quan trọng.

2) Lập kế hoạch đánh giá quá trình. 

  • Bây giờ bạn đã có phác thảo cơ bản về kế hoạch đánh giá của mình
  • Và đại khái khi mỗi quá trình được lên lịch để đánh giá
  • Đã đến lúc đánh giá viên nội bộ ngồi lại với chủ sở hữu quá trình
  • Và xác nhận thời điểm tốt nhất để xem xét từng quá trình. 
  • Đánh giá viên nên nhìn lại các cuộc đánh giá trước đây
  • Để xác định xem liệu anh ta có cần theo dõi bất kỳ mối quan tâm
  • Hoặc vấn đề nào hay không và chủ sở hữu quá trình
  • Có thể chỉ ra bất kỳ lĩnh vực nào mà đánh giá viên tập trung

3) Tiến hành đánh giá . 

  • Trước khi bắt đầu đánh giá, đánh giá viên nên gặp lại từng chủ sở hữu quá trình
  • Để xác nhận rằng kế hoạch đánh giá là khả thi và mọi người đã sẵn sàng.
  • Sau đó, đánh giá viên có thể bắt đầu thu thập thông tin
  • Cần thông qua phỏng vấn nhân viên, quan sát, xem xét các tài liệu và hồ sơ
  • Và phân tích dữ liệu quan trọng từ quá trình. 
  • Mục đích của việc thu thập thông tin này là để đảm bảo rằng quá trình tuân theo những gì

4) Báo cáo về cuộc kiểm toán. 

  • Sau khi đánh giá viên đã thu thập và phân tích các thông tin cần thiết
  • Một cuộc họp tổng kết nên được lên lịch với từng chủ sở hữu quy trình
  • Để thảo luận về bất kỳ vấn đề nào trong quy trình
  • Và bất kỳ thay đổi nào có thể được thực hiện để cải thiện hơn nữa quy trình. 
  • Khi đánh giá viên chia sẻ những phát hiện tích cực và các cơ hội cải tiến có thể có
  • Chứ không chỉ là những điểm không phù hợp
  • Chủ sở hữu quá trình sẽ dễ chấp nhận kết quả hơn
  • Nhận ra lợi ích lớn hơn từ cuộc đánh giá và học cách cải thiện quá trình.

5) Theo dõi sự không phù hợp hoặc những cải tiến tiềm năng. 

  • Tất nhiên, việc xác định các vấn đề và các lĩnh vực cần cải thiện
  • Sẽ có rất ít giá trị nếu không có sự theo dõi thích hợp. 
  • Sau khi các hành động khắc phục đã được thực hiện, điều quan trọng
  • Là đảm bảo rằng mọi vấn đề đã thực sự được giải quyết.
  • Nếu các khía cạnh của quy trình đã được cải thiện do các cơ hội được phát hiện trong quá trình đánh giá
  • Thì việc tìm ra mức độ cải tiến đã được thực hiện
  • Sẽ thúc đẩy chủ sở hữu quy trình hướng tới mục tiêu cải tiến liên tục.

Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt thực hiện đánh giá nội bộ?

  • Trách nhiệm soạn thảo tài liệu, quy trình đánh giá nội bộ theo IATF 16949
  • Sẽ do thư ký ISO soạn, trưởng ban ISO sẽ kiểm tra.
  • Lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.

Thực hiện đánh giá nội bộ được phổ biến áp dụng như thế nào?

  • Trong khi thực hiện đánh giá nội bộ cho tổ chức của bạn
  • Nhóm đánh giá nội bộ phải tập trung vào các lĩnh vực cải tiến trọng tâm
  • Và làm nổi bật bao gồm các lĩnh vực thường sau:
    • Cách thức một tổ chức đưa ra các quyết định chiến lược và hoạt động.
    • Tổ chức đang sử dụng những phương pháp nào để kiểm soát và quản lý rủi ro.
    • Tổ chức có đề cao đạo đức và các giá trị nội bộ trong tổ chức không?
    • Các kỹ thuật được sử dụng để thực hiện hiệu quả hoạt động của tổ chức, quản lý
    • Và tài khoản của tổ chức để làm cho hệ thống tốt hơn.
    • Để xem và đề xuất sự liên kết có thể có giữa nhóm hội đồng quản trị
    • Đánh giá viên nội bộ và bên ngoài, thông tin luân chuyển
    • Nhà cung cấp đảm bảo và ban quản lý.
    • Đánh giá hiệu suất của nhân viên và nhóm nói chung
    • Và xem hiệu quả của các phương pháp được sử dụng để đánh giá hiệu suất
    • Và đo lường các mục tiêu và việc hoàn thành mục tiêu.

Các nguyên tắc đánh giá nội bộ theo IATF 16949?

  • Là một đánh giá viên nội bộ, một người cần phải tuân theo
  • Các quy tắc nghiêm ngặt dưới đây khi kiểm tra nội bộ hệ thống của bạn, bao gồm:
    • Đội ngũ đánh giá viên nội bộ cần phải chứng minh tính liêm chính bằng mọi giá.
    • Để hành nghề đánh giá nội bộ, một người cần thể hiện hành vi chuyên nghiệp
    • Trong khi kiểm toán nội bộ hệ thống.
    • Đánh giá viên nội bộ phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.
    • Đánh giá viên nội bộ cần có khả năng cung cấp sự đảm bảo dựa trên rủi ro.
    • Đánh giá viên nội bộ phải là người sâu sắc, chủ động và tập trung vào tương lai.
    • Đánh giá viên nội bộ nên khuyến khích cải tiến đã được thực hiện trong tổ chức.
    • Các chiến lược của đánh giá nội bộ phải phù hợp với chiến lược của tổ chức
    • Các mục tiêu của tổ chức và tất cả các loại rủi ro tồn tại trong tổ chức.
    • Đánh giá viên nội bộ phải có khả năng chứng minh sự cải tiến liên tục

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thực hiện đánh giá nội bộ?

  • Đánh giá là một cơ hội tuyệt vời để đào tạo những người khác. 
  • Yêu cầu một tình nguyện viên (người không phải là chuyên gia đánh giá)
  • Hướng dẫn bạn trong quá trình đánh giá với tư cách là trợ lý. 
  • Điều này sẽ cung cấp cho những người khác hiểu rõ hơn về các cuộc đánh giá là gì
  • Và tại sao chúng lại cần thiết. 
  • Khi bạn thu hút mọi người tham gia, điều đó tạo ra cảm giác hòa nhập
  • Khiến mọi người cảm thấy quan trọng đối với công ty
  • Điều này cho phép công ty đạt được mục tiêu tuân thủ