HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO ISO 45001:2018

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO ISO 45001:2018

Mục lục

Tổng quát về hướng dẫn thực hiện xem xét của lãnh đạo theo ISO 45001:2018

Điều khoản 9.3 về xem xét của lãnh đạo thì tiêu chuẩn ISO 45001: 2018 yêu cầu các cuộc đánh giá về tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) phải được thực hiện bởi lãnh đạo cao nhất trong các khoảng thời gian đã định.

Mục đích là để xác định xem có những thay đổi cần thiết để cải tiến hoặc hiệu chỉnh hệ thống hay không. Dưới đây là phần trình bày của SIS CERT về nội dung quan trọng này.

Làm thế nào để thực hiện hướng dẫn xem xét của lãnh đạo theo ISO 45001:2018

1. Tại sao phải thực hiện hướng dẫn xem xét của lãnh đạo?

Việc xem xét của lãnh đạo cao nhất trong tiêu chuẩn ISO 45001 là để lãnh đạo cao nhất đánh giá mọi cơ hội cải tiến và mọi thay đổi cần thiết về các vấn đề bên ngoài và nội bộ ảnh hưởng đến hệ thống quản lý OH&S. Điều này bao gồm mức độ tổ chức đã đáp ứng chính sách OH&S và các mục tiêu OH&S giúp thay đổi và cải tiến cho phù hợp với tổ chức, bởi như mọi người có thể biết, mỗi năm tổ chức đều có sự thay đổi nhất định, nếu không xem xét để cải tiến thì tổ chức sẽ giậm chân tại chỗ và không phát triển, đi vào suy thoái.

2. Các nội dung chính cần phải có trong thực hiện hướng dẫn xem xét của lãnh đạo

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo xem xét các đầu vào nhất định từ hệ thống quản lý OH&S được liệt kê dưới đây:

Kết quả đánh giá nội bộ

Điều gì được tìm thấy trong các cuộc đánh giá nội bộ của tổ chức? Cùng với các hành động khắc phục đã được xác định, có bất kỳ cơ hội nào để cải tiến, điều tra hoặc thậm chí là các phương pháp hay nhất cần được truyền đạt trong toàn công ty không?

Kết quả theo dõi và đo lường

Có một số điều tổ chức đã chọn để đo lường làm chỉ số chính về cách hệ thống quản lý OH&S đang hoạt động. Những điều này cần được cấp quản lý xem xét và hiểu rõ.

Đánh giá việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý

Trong quá trình đánh giá mức độ tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý, ta có thể tìm thấy điều gì có thể cải thiện được, gần như thiếu sót hay được thực hiện tốt hơn ở một bộ phận của công ty mà các bộ phận khác của công ty có thể học hỏi từ?

Kết quả của việc tham gia và tham vấn

Khi nói chuyện với nhân viên và các bên quan tâm khác, có điều gì được xác định có thể cải thiện hệ thống OH&S không?

Liên lạc từ các bên quan tâm

Mặc dù điều này bao gồm các khiếu nại, nhưng nó không dành riêng cho những khiếu nại đó. Nếu ai đó bên ngoài công ty đã dành thời gian để xác định điều gì đó liên quan đến sức khỏe và an toàn, chẳng hạn như tình huống nguy hiểm tiềm ẩn mà họ nhận thấy, hãy tận dụng cơ hội để giải quyết vấn đề này trước khi điều gì đó xảy ra.

Sự thiếu hụt các nguồn lực ảnh hưởng đến việc thực hiện OH&S

Có bao nhiêu vụ tai nạn hoặc suýt bỏ sót xảy ra trong công ty của bạn? Có điều gì cần phải làm để đảm bảo rằng tai nạn không xảy ra cho nhân viên hoặc nhà thầu không? Điều này có thể giúp bạn xác định tính hiệu quả của hệ thống quản lý OH&S và xác định xem có cần thay đổi nguồn lực hay không.

Xu hướng rủi ro và cơ hội

Rủi ro của tổ chức thay đổi như thế nào theo thời gian? Tìm kiếm xu hướng trong dữ liệu này có thể cung cấp một số thông tin chi tiết về lý do tại sao rủi ro lại ảnh hưởng đến tổ chức.

Mức độ đáp ứng chính sách và mục tiêu

Vì bạn đã dành thời gian và nỗ lực để xác định chính sách và đặt mục tiêu cho hệ thống quản lý OH&S của tổ chức, bạn đang tiến triển như thế nào để đạt được những mục tiêu đó? Bằng cách theo dõi tiến trình của mình, bạn có thể biết liệu bạn có đạt được mục tiêu đúng lúc hay không hoặc bạn có cần thay đổi cách tiếp cận hoặc tăng nguồn lực của mình hay không?

Xu hướng điều tra sự cố, sự không phù hợp, hành động khắc phục và cải tiến liên tục

Nếu tổ chức đã thực hiện quy trình hành động khắc phục hoặc đang điều tra một sự cố để sửa chữa nó, có xu hướng nào trong những gì bạn đang tìm thấy không? Các hoạt động cần được thực hiện kịp thời để thu được nhiều lợi ích nhất từ ​​việc cải tiến.

Theo dõi các hành động xem xét của quản lý trước đây

Tại sao phải thực hiện các hành động nếu tổ chức không đảm bảo rằng chúng được hoàn thành một cách hiệu quả và kịp thời?

Thay đổi hoàn cảnh liên quan đến OH&S 

Điều này bao gồm việc biết bất kỳ sự phát triển nào trong các yêu cầu pháp lý đối với tổ chức. Bằng cách cập nhật các thay đổi pháp lý và các thay đổi khác, bạn có thể đảm bảo rằng tổ chức của bạn triển khai mọi cập nhật cần thiết vào thời điểm có lợi nhất. Cũng bao gồm các thay đổi đối với các bên quan tâm hoặc rủi ro và cơ hội.

Đề xuất để cải thiện

Nếu ai đó đã đề xuất một cách mà họ nghĩ rằng tổ chức có thể cải thiện hiệu suất OH&S của mình, thì bạn có thể thử xem nó có khả thi hay không. Những cơ hội cải tiến liên tục này thậm chí có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Từ các đầu vào này, có một số đầu ra, bao gồm các quyết định và hành động từ việc xem xét cần được thực hiện. Những điều này cần phải phù hợp với cam kết cải tiến liên tục và luôn sẵn sàng để trao đổi và tham vấn với các bên nội bộ và bên ngoài, nếu có. 

Các kết quả đầu ra này bao gồm các quyết định có thể có về:

  • Tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của OH&S – Có những điều gì cần phải xảy ra để cải thiện việc thực hiện OH&S của bạn đến mức có thể chấp nhận được không?
  • Cơ hội để cải tiến liên tục – Có cơ hội mà bạn có thể làm việc để tìm ra sự cải tiến.
  • Các thay đổi đối với hệ thống quản lý OH&S – Có điều gì đó xảy ra có nghĩa là bạn sẽ cần phải thay đổi các quy trình hệ thống quản lý của mình?
  • Nguồn lực – Để đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu pháp lý của bạn, bạn có cần điều chỉnh các nguồn lực được áp dụng không?
  • Hành động – Những hành động nào được yêu cầu để đảm bảo rằng các quyết định của cuộc xem xét của lãnh đạo được thực hiện?
  • Hàm ý đối với định hướng chiến lược – Có điều gì từ việc xem xét của ban lãnh đạo có ảnh hưởng đến định hướng chiến lược của công ty không?

3. Làm thế nào để soạn thảo quy trình thực hiện hướng dẫn xem xét của lãnh đạo

Bước 1: Xác định khi nào, điều gì được thảo luận và ai sẽ tham dự buổi họp

Họp của Ban Giám đốc, cũng như với bất kỳ cuộc họp thành công nào, cần được chuẩn bị trước. Bạn cần quyết định khi nào sẽ diễn ra, điều gì sẽ được thảo luận và ai nên tham dự.

Bước 2: Trong quá trình họp xem xét của lãnh đạo, chỉ định người ghi biên bản họp (điều này là cần thiết vì nội dung này cần được lưu dưới dạng văn bản)

Việc ghi lại nội dung và kết quả của các cuộc họp xem xét của Ban quản lý là một yêu cầu của ISO 45001, vì vậy, cần người ghi biên bản trong suốt cuộc họp.

Điều quan trọng là viết biên bản, tốt nhất là càng sớm càng tốt sau cuộc họp để đảm bảo nội dung luôn được cập nhật. Điều này là do biên bản được yêu cầu dưới dạng thông tin dạng văn bản theo ISO 45001 và phải được cung cấp cho các đánh giá viên của bên thứ ba.

Bước 3. Kiểm tra bằng chứng

Một khía cạnh quan trọng của ISO 45001 là việc ra quyết định dựa trên thực tế, sử dụng các số liệu và bằng chứng để đánh giá kết quả của một quyết định được đề xuất trước khi thực hiện nó. Vì cuộc họp Xem xét của Ban Giám đốc liên quan đến việc đưa ra các quyết định về các thay đổi và định hướng của các chính sách của công ty và Hệ thống Quản lý, việc kiểm tra các bằng chứng thích hợp là rất quan trọng đối với quá trình này.

Bước 4: Nhìn vào Xu hướng

Để tiếp tục cải thiện Hệ thống quản lý của mình, bạn cần phải tìm kiếm các xu hướng cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp của mình. Các xu hướng có thể chỉ ra các vấn đề lặp lại mà mặc dù có thể được giải quyết riêng lẻ khi chúng xảy ra, nhưng có thể được ngăn chặn hoàn toàn thông qua một sự thay đổi rộng rãi hơn đối với các quy trình kinh doanh. Chúng cũng có thể làm nổi bật các vấn đề tiềm ẩn mà mặc dù có thể không ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn hiện tại, nhưng có thể gây ra những hậu quả sâu rộng hơn nữa.

Bước 5. Báo cáo

Việc ghi lại biên bản, hoặc các phần được chọn trong đó phải được phân phát cho tất cả các thành viên thích hợp của nhân viên.

4. Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt thực hiện hướng dẫn xem xét của lãnh đạo

Trách nhiệm soạn thảo tài liệu, quy trình thực hiện hướng dẫn xem xét của lãnh đạo sẽ do thư ký ISO soạn, trưởng ban ISO sẽ kiểm tra. Lãnh đạo cao nhất sẽ là người phê duyệt, ký đóng dấu và ban hành nội bộ.

5. Xem xét của lãnh đạo được phổ biến áp dụng như thế nào?

Quy trình xem xét của lãnh đạo được lưu thông tin dưới dạng văn bản và phổ biến cho tất cả nhân sự thuộc các vấn đề được họp và cải tiến.

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thực hiện hướng dẫn xem xét của lãnh đạo

Luôn luôn nhớ rằng lý do tổ chức cần có hệ thống quản lý OH&S là để kiểm soát hệ thống OH&S của tổ chức bạn và hướng tới việc cải tiến. Việc xem xét của lãnh đạo cao nhất là rất quan trọng đối với việc này, nhưng không có quy định rõ ràng nào về việc việc xem xét này cần diễn ra như thế nào. Nếu một cuộc họp của lãnh đạo cao nhất là cách tốt nhất để làm cho điều này xảy ra một cách thích hợp, thì tổ chức của bạn nên làm như vậy, nhưng đừng bị ép buộc vào điều này nếu bạn có những cách tốt hơn để cải tiến liên tục.

Đồng thời, đánh giá của ban giám đốc là cơ hội để quản lý cấp cao đánh giá một cách nghiêm túc hiệu suất của hệ thống quản lý OH&S để xác định xem nó có tiếp tục là:

  • Phù hợp: hệ thống quản lý có phù hợp với tổ chức, hoạt động, văn hóa và hệ thống kinh doanh của nó không;
  • Tính đầy đủ: hệ thống quản lý có được thực hiện một cách thích hợp không;
  • Hiệu quả: hệ thống quản lý có đạt được các kết quả dự kiến hay không.

Tại sao nên lựa chọn SIS CERT để cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO 45001:2018?

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918 991 146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. Nhất Duy: 0932 321 236

Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518

Ms. Thu Thúy: 0774 416 158

Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com

  • Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,
  • Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh)
  • Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất
  • Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO 45001:2018 với nhiều ngành giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý
  • Chúng tôi sẽ đào tạo cho nhân viên bạn tiếp cận đầy đủ nhất về ISO 45001:2018
  • Giấy chứng nhận của chúng tôi được công nhận quốc tế IAS, IAF, UKAS, được chấp nhận ở tất cả các thị trường.
  • Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…