HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 22000

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 22000

TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 22000

ISO 22000 được phát triển dựa trên các yếu tố của hệ thống quản lý ISO 9001, trong đó chất lượng là hàng đầu. Do đó, bắt buộc phải có một hệ thống đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp hay còn gọi là hoạt động mua hàng phù hợp, đây cũng là một mối quan tâm chính đối với hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000. Ngay cả trong FSSC 22000, nó đã được quan tâm nhiều hơn khi nó về cơ bản là một chương trình tiên quyết, nhưng nó cũng có thể được coi là một thủ tục an toàn thực phẩm do tầm quan trọng của ISO 22000 FSMS. Ngoài ra, đánh giá Nhà cung cấp không chỉ là yêu cầu tuân thủ ISO 22000 mà còn đảm bảo an toàn thực phẩm và khả năng truy xuất nguồn gốc trong toàn bộ chuỗi thực phẩm. Quy trình đã cho dựa trên các yêu cầu của ISO 22000 FSMS không toàn diện nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó theo yêu cầu của mình bằng cách bổ sung và loại bỏ quy trình tuân thủ cụ thể của nhà cung cấp.

Đánh giá nhà cung cấp là quá trình tiếp cận các nhà cung cấp mới hoặc hiện tại dựa trên cơ sở phân phối, giá cả, sản xuất và chất lượng quản lý, kỹ thuật và dịch vụ của họ. Khung đánh giá nhà cung cấp tiêu chuẩn phải được sử dụng trong mọi trường hợp cho các nhà cung cấp hiện tại và chức năng

TẠI SAO PHẢI THỰC HIỆN QUẢN LÝ MUA HÀNG THEO ISO 22000

Để đảm bảo rằng sản phẩm Mua được xác nhận với các yêu cầu cụ thể và các nhà cung cấp được đánh giá và lựa chọn trên cơ sở khả năng của họ để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm mua.

Cung cấp một phương pháp luận minh bạch với hệ thống nhất quán nhất định cho việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ, phương pháp này sẽ đảm bảo trả lời các yêu cầu đảm bảo chất lượng / an toàn thực phẩm liên quan đến thiết lập đồng thời hợp tác kiểm tra biện pháp để loại bỏ mối nguy về an toàn thực phẩm thông qua các tài liệu hoặc đầu dịch vụ.

CÁC NỘI DUNG CẦN PHẢI CÓ TRONG VIỆC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 22000

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Các yêu cầu về vật liệu và dịch vụ phải được hoạch định theo kế hoạch sản xuất. Các yêu cầu về dự báo nguyên liệu thô sẽ được phân loại và liệt kê trong khi gọi điện cho các nhà cung cấp dựa trên danh sách các nhà cung cấp đã đăng ký của công ty hoặc theo đấu thầu.

Các nhà cung cấp phải cung cấp tất cả các bao gồm liên quan chi tiết nhưng không giới hạn ở; An toàn vật liệu, sản phẩm mô tả, công cụ chứng nhận (ISO 22000, ISO

9001, GMP, vv) và các liên quan dữ liệu có thể được sản xuất nhóm chỉ theo thời gian.

hàng quan sát cơ sở sản xuất của họ cũng như nguyên liệu thô sơ cấp nhận bất kỳ sản phẩm nào có thể được sản xuất bởi một nhà cung cấp nhất định.

Mỗi mặt hàng phải được cung cấp với các nhà cung cấp tốt nhất hoặc khi hiếm nguyên liệu hoặc chi phí quá cao, các nhà cung cấp thay thế và nhà cung cấp tạm thời sẽ được liên kết theo danh sách các nhà cung cấp.

Mua vật liệu nguyên

Sau khi lựa chọn và đánh giá, các nhà cung cấp mới sẽ được cung cấp các đơn hàng dùng thử và hiệu suất của họ được đánh giá, việc tiếp tục dịch vụ lần thứ hai và tiếp theo sẽ dựa trên công việc thực hiện các đơn hàng đã đặt cho.

Mỗi nhà cung cấp như vậy được đánh giá sau một thời gian cho đến khi thu thập đủ thông tin trước khi họ trở thành nhà cung cấp thường xuyên.

Mỗi nhà cung cấp phải được xếp hạng theo hiệu suất của họ và trạng thái của nhà cung cấp (ưu tiên, thứ cấp, thay thế hoặc tạm thời) sẽ được đưa ra theo xếp hạng.

Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận

Nhà cung cấp danh sách đã được duyệt duyệt phải được duy trì và cập nhật liên tục cho từng hạng mục và dịch vụ được yêu cầu.

Mỗi hạng mục phải được liệt kê với các công cụ yêu cầu có thể liên quan mà nhà cung cấp phải trả lời và các mối nguy hóa học, vi sinh và liên kết vật lý đi kèm và mức tối đa của chúng và các báo cáo thử nghiệm được đính kèm.

Mỗi nguồn cung cấp mặt hàng đều được giám sát chặt chẽ và các nhà cung cấp có liên quan được đào tạo theo yêu cầu và sự hiểu biết của các nhà cung cấp.

Danh sách kiểm tra phải được duy trì với việc xác minh các tiêu chí cụ thể đối với từng mặt hàng có mối nguy về an toàn thực phẩm, các biện pháp kiểm tra của nhà cung cấp, kỹ thuật số của sản phẩm phẩm và thông tin về số thông tin đó với nhà cung cấp.

Các nhà cung cấp chính phải được lựa chọn dựa trên năng lực của họ để tuân thủ các yêu cầu cụ thể, giao hàng đúng thời hạn, chất lượng nguyên liệu, hiệu quả của công việc cung cấp dịch vụ và đặc biệt là an toàn thực phẩm.

Xếp hạng nhà cung cấp

Việc đánh giá và xem xét của nhà cung cấp phải tuân thủ; về sản xuất của họ, danh sách khách hàng, giao hàng đúng hạn của sản phẩm có thể tuân theo các hoạt động mua sắm thông tin.

Thực hiện đơn đặt hàng trên các nguồn cung cấp nhất định và đánh giá chất lượng sản phẩm.

Tất cả các nhà cung cấp và nhà thầu đã được lọc qua các lựa chọn tiêu chuẩn trên sẽ được xếp hạng phù hợp và sẽ được đưa vào danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt với mức độ phù hợp ưu tiên dựa trên xếp hạng.

Nếu một nhà cung cấp mới phải được chỉ định, người đó sẽ thực hiện cùng một quy trình, chuyển tất cả các thông số đã được thiết lập để được liệt kê trong danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt.

Dữ liệu mua hàng

Đặc điểm kỹ thuật bảng của nguyên liệu thô phải được chuẩn bị theo yêu cầu của ISO 22000. Các tương tự kỹ thuật số thông tin sẽ được sử dụng cho các yêu cầu mua hàng và được cung cấp cho các nhà cung cấp như một yêu cầu định dạng đặt hàng.

Các yêu cầu sau sẽ được đưa vào đơn đặt hàng theo loại sản phẩm hoặc vật liệu nguyên liệu được mua.

· Sản phẩm tên, loại, thương hiệu tên hoặc bất kỳ sản phẩm định dạng nào có thể khác

· Vật liệu kỹ thuật đặc điểm, bao bì, số lượng, vận chuyển phương thức

· Kỹ thuật số thông tin được ghi lại cho tất cả các tài liệu và thành phần

· Yêu cầu của thực phẩm cấp nguyên, nguyên liệu và quy định yêu cầu về toàn bộ thực phẩm.

· Quy định yêu cầu nếu có

· Yêu cầu và chi phí giao hàng khi cần thiết

· Sản phẩm kỹ thuật số thông báo cho các thử nghiệm báo cáo, chứng nhận có liên quan, duyệt sản phẩm phương pháp

Mua hàng dữ liệu phải được thiết lập thành văn bản như được mô tả để đảm bảo rằng tất cả các hàng mua dữ liệu như số lượng, chất lượng, các yêu cầu về an toàn thực phẩm và giao thức phương thức đều có date. Nó được ghi lại rõ ràng và được xem trước khi phê duyệt đơn đặt hàng. Nếu bất kỳ chứng chỉ nào chỉ được yêu cầu, yêu cầu tương tự phải được thông báo cho nhà cung cấp.

Mua dịch vụ

Việc mua các dịch vụ như thiết bị chuẩn hiệu, dụng cụ, bảo trì thiết bị, kiểm tra dịch hại, khử trùng lặp, thử nghiệm sản phẩm, thời hạn sử dụng, vận chuyển, bao gồm cả hàng không và hàng hóa hải, bảo hiểm, vv sẽ được thực hiện thông qua dịch vụ đã được phê duyệt và công nhận các nhà cung cấp.

Trong những trường hợp như vậy, thay vì phát lệnh mua hàng, trưởng bộ phận liên quan trực tiếp giao dịch với nhà cung cấp dịch vụ đã được phê duyệt có liên quan, khi giám đốc mua hàng phải duy trì lựa chọn và đánh giá với sự giúp đỡ của các trưởng bộ phận liên quan để lựa chọn và đánh giá dịch vụ của họ.

Kiểm tra các nhà cung cấp

Loại mức độ kiểm soát sẽ phụ thuộc vào loại sản phẩm hoặc nguyên liệu thô được mua. Việc nhà cung cấp thực hiện các lần giao hàng trước, tác động của các sản phẩm / nguyên liệu được mua vào chất lượng của sản phẩm cuối cùng, hồ sơ tuân thủ chất lượng và an toàn thực phẩm được cung cấp cùng với việc giao hàng.

Các biện pháp kiểm soát phải được quy định trong đơn đặt hàng hoặc trong hợp đồng.

Tất cả các nguyên liệu / sản phẩm / thành phần phải được kiểm tra tại nhà máy sau khi giao hàng theo hình minh họa được đưa ra. Nếu bất kỳ vật liệu nào bị từ chối do không tuân thủ các thông số kỹ thuật nhất định, sản phẩm sẽ được giao cho nhà cung cấp thông qua chi phí vận chuyển của chính họ.

Việc kiểm tra bên ngoài hoặc bên trong phòng thí nghiệm sẽ được công ty tiến hành như một biện pháp kiểm soát chính đối với tất cả các hóa chất, nguyên liệu, thành phần, v.v.

Tất cả các hồ sơ cần thiết liên quan đến việc mua hàng và các nhà cung cấp riêng lẻ cũng như các nhà cung cấp dịch vụ phải được chuẩn bị và duy trì cập nhật.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THỰC HIỆN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG?

Quy trình thực hiện mua hàng gồm:

Nghiên cứu tiến hành và phát triển tài liệu

Nhân viên điều hành mua hàng phải xem xét thị trường trong nước cũng như quốc tế để tìm kiếm vật liệu mới nhất và hiệu quả về chi phí được sử dụng trong xây dựng thông qua các nguồn như tài liệu tham khảo từ các tài liệu nhà cung cấp hiện có, nhân viên nội bộ, cơ sở dữ liệu đối thủ cạnh tranh, giới thiệu trong ngành và tạp chí công nghiệp

Đăng ký nhà cung cấp

Các nhà cung cấp sẽ được tiếp cận và yêu cầu gửi hồ sơ và chi tiết sản phẩm của họ. Bộ phận mua hàng sẽ sàng lọc các nhà cung cấp trên cơ sở dữ liệu sau:

· Sản phẩm- loại, cấp, kỹ thuật đặc điểm,

· Năng lực sản xuất hiện tại và chức năng,

· Uy tín trên trường thị,

· Nhiệm vụ cấp độ,

· Chính nền tảng,

· Nhân pháp tình trạng,

· Kinh nghiệm trong ngành

Lập kế hoạch mua sắm

Lên kế hoạch mua sắm toàn doanh nghiệp

Lập kế hoạch yêu cầu năm hàng nguyên

Phân loại hàng tháng và quyết định mua hàng chế độ

Xác định và chọn nhà cung cấp của bạn

Chi tiết về vật liệu yêu cầu được nhận từ bộ phận dự toán sẽ được nhân viên điều hành mua hàng xác định và nghiên cứu. Các nhà cung cấp sẽ được xác định cho chiến lược liên minh và các yêu cầu sẽ được đưa ra. Các nhà cung cấp sẽ được xác định dựa trên nghiên cứu thị trường và các chi tiết khác có sẵn với bộ phận mua hàng. Dựa trên

các đề xuất được nhận từ các nhà cung cấp, niêm yết giá sẽ được so sánh với ngân sách chi phí

Hợp đồng

Xác định vật liệu và hợp đồng ký kết. Dựa trên kế hoạch nhận vật liệu yêu cầu từ bộ phận dự toán, bộ phận mua hàng sẽ xác định số lượng vật liệu nguyên liệu cho hợp đồng tỷ lệ

Chọn nhà cung cấp

Dựa trên sự nhận dạng phần được từ trang web, Giám đốc điều hành mua hàng sẽ xác định xem tài liệu được nhập vào có được bảo đảm theo hợp đồng bảo hiểm hoặc liên minh chiến lược hay khôn

Các nhà cung cấp sẽ được yêu cầu gửi báo giá của họ cho bộ phận mua hàng. Tương tự sẽ được mở bởi người quản lý mua hàng. Giám đốc điều hành thu mua sẽ được chuẩn bị một tỷ giá hối đoái biểu hiện để so sánh các nhà cung cấp đưa ra mức báo giá thấp nhất và thấp nhất thứ hai.Sau đó, Người quản lý mua hàng sẽ thương lượng lại với cả hai nhà cung cấp này để đi đến mức báo giá cạnh tranh nhất.

Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp

Các nhà cung cấp sẽ được đánh giá dựa trên bốn thông số chính trên thang điểm trung bình có trọng số (tổng cộng đến 100 điểm)

· Giá – ưu đãi giá trị,

· Hiệu quả trong phân phối – khả năng cung cấp trong vòng một ngắn thông báo bên ngoài giao hàng thời gian thường,

· Dễ dàng trong giao dịch – Đáp ứng với các vấn đề , khiếu nại, chủ động trong giao dịch, thanh toán lỗi

· Phù hợp chất lượng

Cải tiến liên tục

Những cải tiến như vậy yêu cầu phản hồi liên tục về những khiếm khuyết để khắc phục các vấn đề về thủ tục và xác minh. Báo cáo về các hạng mục không phù hợp không chỉ phải đưa ra giải pháp cho các thiếu sót trọng yếu mà còn phải sửa chữa các hoạt động đã dẫn đến sai sót.

TRÁCH NHIỆM SOẠN THẢO PHÊ DUYỆT QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 22000

Tổng Giám đốc – Hướng dẫn và tuân theo các yêu cầu

Giám đốc mua hàng – Lựa chọn và đánh giá các nhà cung cấp mới

– Đánh giá các nhà cung cấp hiện có

– Kiểm soát hàng tồn kho, lập kế hoạch mua sắm & theo dõi

Máy chủ quản lý – Xác định vật liệu và yêu cầu dịch vụ

Nhà tư vấn – Tuân thủ FSMS

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG ĐƯỢC ÁP DỤNG NHƯ THẾ NÀO

Quy trình này áp dụng cho tất cả các giao dịch mua nguyên vật liệu và dịch vụ bao gồm tìm nguồn cung ứng, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, duy trì việc mua hàng

cập nhật, phát triển các nguồn mua hàng thay thế trong khi thiết lập, duy trì và nâng cấp hệ thống mua hàng.

TÓM LƯỢC KHẲNG ĐỊNH YÊU CẦU CỦA QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THEO ISO 22000

Bước đầu tiên cho bất kỳ quy trình đảm bảo chất lượng nào là sử dụng sơ đồ tổ chức của công ty để phân công nhiệm vụ và trách nhiệm thông qua bản mô tả công việc. Tiêu chuẩn ISO 22000 đặc biệt yêu cầu các công ty phải chỉ định một người chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng, người có con đường báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành công ty hàng đầu. Nhân viên này chịu trách nhiệm về các vấn đề chất lượng và điều phối các chức năng khác mà họ tác động đến chất lượng. Thủ tục mua hàng nêu chi tiết người chịu trách nhiệm về các thông số kỹ thuật, ủy quyền chi phí, phát hành đơn đặt hàng và xác minh vật liệu đã nhận.

ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918 991 146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. Nhất Duy: 0932 321 236

Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518

Ms. Thu Thúy: 0774 416 158

Email: info@isosig.com; Website: www.isosig.com

Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm. Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh). Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất

Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada…