Mục lục
“ISO 9001 là gì?” Bạn đang tìm kiếm một câu trả lời đơn giản cho câu hỏi này?
Vâng, bạn không cô đơn. Hướng dẫn tổng quan này có thể giúp bạn tìm hiểu lý do tại sao ISO 9001 tạo ra các lợi ích trong tổ chức của bạn, giúp bạn khám phá những yêu cầu của ISO 9001 và đưa ra các bước thực tiễn cần thiết để được chứng nhận.
Giới thiệu cơ bản về ISO 9001
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) do ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế) xuất bản. Tiêu chuẩn được cập nhật gần đây nhất vào năm 2015 và được gọi là ISO 9001: 2015. Để được công bố và cập nhật, ISO 9001 phải được sự đồng ý của đa số các quốc gia thành viên để nó trở thành một tiêu chuẩn được quốc tế công nhận, nghĩa là nó được chấp nhận bởi đa số các quốc gia trên thế giới.
Một cuộc khảo sát chứng nhận ISO 9001 vào cuối năm 2012 cho thấy mặc dù suy thoái kinh tế toàn cầu nhưng số lượng các công ty đã thực hiện tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 và cho thấy một xu hướng phát triển tích cực trên toàn thế giới.
Dữ liệu lấy từ Cuộc khảo sát ISO năm 2012
Ngoài ra còn có các tài liệu khác trong bộ ISO 9000 hỗ trợ các yêu cầu về ISO 9001 đó là: ISO 9000 định nghĩa các điều khoản và nguyên tắc khi áp dụng ISO 9001 và ISO 9004 cung cấp hướng dẫn để tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thành công hơn.
Hệ thống Quản lý Chất lượng là gì?
Hệ thống Quản lý Chất lượng, thường được gọi là QMS, là một tập hợp các chính sách, quy trình, các thủ tục và hồ sơ đã được ghi chép. Bộ sưu tập tài liệu này xác định tập hợp các quy tắc nội bộ sẽ điều chỉnh cách công ty của bạn tạo ra và phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn tới khách hàng của bạn. Hệ thống Quản lý Chất lượng phải được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của công ty bạn và sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp, nhưng tiêu chuẩn ISO 9001 cung cấp một bộ hướng dẫn để giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ yếu tố quan trọng nào mà QMS cần phải thành công.
Bắt đầu với lý do tại sao ISO 9001 là điều quan trọng
Như đã nêu ở trên, ISO 9001: 2008 là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận để tạo, triển khai và duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng cho bất kỳ công ty nào. Nó được dự định sử dụng bởi các tổ chức thuộc mọi quy mô hoặc ngành công nghiệp và có thể được sử dụng bởi bất kỳ công ty nào. Là một tiêu chuẩn quốc tế, nó được công nhận là cơ sở cho bất kỳ công ty nào tạo ra một hệ thống để đảm bảo sự hài lòng và cải tiến của khách hàng, và do đó, nhiều công ty yêu cầu điều này là yêu cầu tối thiểu để một tổ chức trở thành nhà cung cấp.
Bởi vì bạn đang kiểm tra quy trình của mình, cũng như có cơ quan đánh giá chứng nhận chúng, bản thân khách hàng của bạn không cần phải đánh giá công ty của bạn. Vì điều này mà ISO 9001 đã trở thành một điều cần thiết cho nhiều công ty để cạnh tranh trên thị trường.
Ngoài ra, khách hàng của bạn sẽ được đảm bảo rằng bạn đã thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên bảy nguyên tắc quản lý chất lượng của ISO 9001.
Trên thực tế, tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn cơ bản và có ảnh hưởng mà nó được sử dụng làm cơ sở khi các nhóm ngành công nghiệp muốn bổ sung các yêu cầu ngành cụ thể, do đó tạo ra tiêu chuẩn ngành của riêng mình; bao gồm AS 9100 cho ngành công nghiệp hàng không vũ trụ, ISO 13485 cho ngành công nghiệp thiết bị y tế và ISO / TS 16949 cho ngành công nghiệp ô tô.
ISO 9001 thực sự trông như thế nào?
Cấu trúc ISO 9001 được chia thành 10 phần. Ba điều đầu tiên là giới thiệu, với bảy điều cuối cùng có chứa các yêu cầu cho Hệ thống Quản lý Chất lượng. Dưới đây là bảy phần chính:
Phần 4: Hệ thống Quản lý Chất lượng – Phần này nói về bối cảnh của tổ chức, các bên liên quan và xác định phạm vi của hệ thống quản lý QMS
Phần 5: Trách nhiệm quản lý – Các yêu cầu về trách nhiệm quản lý bao gồm nhu cầu quản lý cấp cao là công cụ để thực hiện và duy trì hệ thống QMS. Cùng với kế hoạch QMS, cần có sự quản lý của lãnh đạo cấp cao tham gia vào quá trình rà soát hệ thống để đảm bảo sự hài lòng và cải tiến của khách hàng.
Phần 6: Hoạch định hệ thống: phần này bao gồm các nội dụng về đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của hệ thống quản lý cảu bạn, rủi ro còn tính đến các yếu tố về bối cảnh của tổ chức, các bên liên quan. Và một phần liên quan đến kiểm soát sự thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng của bạn.
Phần 7: Quản lý nguồn lực – Phần quản lý nguồn lực là ngắn, nhưng bao gồm sự cần thiết phải kiểm soát tất cả các nguồn lực, bao gồm cả nhân lực, các tòa nhà và cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc.
Phần 8: Thực hiện sản phẩm – Các yêu cầu về sản phẩm giải quyết tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch và tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Phần này bao gồm các yêu cầu về lập kế hoạch, đánh giá yêu cầu sản phẩm, thiết kế, mua sắm, tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ và kiểm soát các thiết bị được sử dụng để giám sát và đo lường sản phẩm hoặc dịch vụ. ISO 9001 cho phép các yêu cầu trong phần này bị loại trừ nếu chúng không áp dụng được đối với công ty (chẳng hạn như công ty không thiết kế sản phẩm hoặc dịch vụ).
Phần 9 & 10: Đánh giá năng lực và Cải tiến – Phần cuối cùng này bao gồm các yêu cầu cần thiết để đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi xem QMS của bạn có hoạt động tốt hay không. Nó bao gồm việc đánh giá sự hài lòng của khách hàng, đánh giá nội bộ, giám sát sản phẩm và quy trình, xử lý sản phẩm không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa.
Các phần này được dựa trên chu trình Plan-Do-Check-Act, sử dụng các yếu tố này để thực hiện thay đổi trong các quy trình của tổ chức để thúc đẩy và duy trì các cải tiến các quá trình.
Lợi ích của ISO 9001 là gì?
Các bước thực hành để được chứng nhận ISO 9001 là gì?
Chứng nhận ISO 9001 là gì? Có hai loại chứng nhận: chứng nhận Hệ thống Quản lý Chất lượng của Công ty so với các yêu cầu của ISO 9001 và chứng nhận của các cá nhân để có thể kiểm tra theo các yêu cầu của ISO 9001. Phần này thảo luận các bước để một công ty thực hiện Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 và được chứng nhận.
Chứng nhận ISO 9001 cho công ty của bạn liên quan đến việc triển khai QMS dựa trên các yêu cầu của ISO 9001, sau đó thuê một tổ chức chứng nhận được công nhận để kiểm tra và phê duyệt QMS của bạn đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.
Bắt đầu với sự hỗ trợ quản lý và xác định các yêu cầu của khách hàng đối với hệ thống quản lý chất lượng, bạn sẽ cần bắt đầu bằng việc xác định chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và sổ tay chất lượng, cùng xác định phạm vi và việc thực hiện Hệ thống Quản lý Chất lượng. Cùng với những điều này, bạn cần phải tạo ra các quy trình và thủ tục bắt buộc và bổ sung cần thiết cho tổ chức của mình để tạo và phân phối đúng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Xem thêm các tài liệu bắt buộc cần được đưa vào, và những tài liệu khác cần bổ sung khi công ty thấy cần thiết.
Việc tạo ra các tài liệu này có thể được thực hiện nội bộ bởi công ty của bạn, hoặc bạn có thể nhận được trợ giúp thông qua việc thuê tư vấn hoặc mua tài liệu chuẩn.
Một khi tất cả các quy trình và thủ tục được đưa ra, bạn sẽ cần phải vận hành Hệ thống Quản lý Chất lượng trong một khoảng thời gian. Bằng cách này, bạn sẽ có thể thu thập các hồ sơ cần thiết để thực hiện các bước tiếp theo: kiểm tra và xem lại hệ thống của bạn và được chứng nhận.
Các bước bắt buộc để hoàn thành việc thực hiện và để công ty của bạn được chứng nhận
Sau khi hoàn thành tất cả tài liệu của bạn và triển khai nó, tổ chức của bạn cũng cần phải thực hiện các bước sau để đảm bảo chứng nhận thành công:
Đánh giá nội bộ – Đánh giá nội bộ để kiểm tra QMS của bạn. Mục đích là để đảm bảo rằng các hồ sơ được đưa ra để xác nhận sự tuân thủ của các quy trình và để tìm ra những vấn đề và điểm yếu của hệ thống cần cải thiện.
Xem xét của lãnh đạo – Là đánh giá chính thức của ban giám đốc để đánh giá các sự kiện có liên quan về các quá trình của hệ thống quản lý để đưa ra quyết định và phân bổ các nguồn lực phù hợp.
Hành động khắc phục – Sau khi kiểm tra nội bộ và xem xétcủa lãnh đạo, bạn cần phải sửa lại nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào được xác định và lưu hồ sơ về cách chúng được giải quyết.
Quá trình chứng nhận công ty được chia thành hai giai đoạn:
Giai đoạn Một (xem xét tài liệu) – Đánh giá viên từ cơ quan chứng nhận đã chọn sẽ kiểm tra để đảm bảo tài liệu của bạn đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001.
Giai đoạn Hai (đánh giá chính) – Tại đây, đánh giá viên cơ quan chứng nhận sẽ kiểm tra xem các hoạt động thực tế của bạn có tuân thủ cả ISO 9001 và tài liệu của bạn bằng cách xem xét các tài liệu, hồ sơ và thực tiễn của công ty.
Các khóa đào tạo và chứng nhận nào cho cá nhân về ISO 9001 ?
Đào tạo các khái niệm về ISO 9001 có sẵn, và có một loạt các khóa học cho các cá nhân để lựa chọn. Đầu tiên là để chứng nhận cho cá nhân có thể đánh giá cho một tổ chức chứng nhận, và hơn nữa lại rất hữu ích cho những người sẽ sử dụng những kỹ năng này trong công ty riêng của họ:
Khóa học Đánh giá viên trưởng về ISO 9001 – Khoá đào tạo từ 4 đến 5 ngày tập trung vào việc hiểu được tiêu chuẩn ISO 9001 và có thể sử dụng nó để kiểm tra các hệ thống quản lý đối với những yêu cầu này. Khóa học bao gồm một bài kiểm tra ở cuối khóa để xác minh kiến thức và năng lực, và chỉ với một khóa học được công nhận mà một cá nhân có thể được chấp thuận để đánh giá cho một cơ quan chứng nhận.
Khóa học Đánh giá viên nội bộ ISO 9001 – Đây thường là một khóa học hai hoặc ba ngày dựa trên khóa học Đánh giá viên trưởng ở trên, nhưng không bao gồm bài kiểm tra năng lực, do đó điều này hữu ích nhất cho người bắt đầu đánh giá nội bộ trong Công ty.
Khóa đào tạo về Nhận thức và Thực hiện ISO 9001 – Một số khóa học cung cấp kiến thức về ISO 9001 và cách thực hiện nó. Đây có thể là các khoá học một hoặc hai ngày và thậm chí có thể bao gồm các buổi học trực tuyến như một phương pháp giảng dạy các tài liệu. Các khóa học này là tốt cho những ai cần tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc những người sẽ tham gia thực hiện trong công ty, và nhiều người tiết kiệm hơn so với đầu tư vào khóa học Đánh giá viên trưởng cho những người có liên quan ở cấp độ này.
Có một số tổ chức đào tạo được công nhận trên khắp thế giới, nơi bạn có thể đạt được trình độ cá nhân theo tiêu chuẩn ISO 9001.
